Dringend! Kopie! Bezahlt! Es sind kurze Wörter wie diese, die ein Textstempel mit einem kräftigen Aufdruck schnell und sauber aufs Papier bringt und so verschiedene Dokumente kennzeichnet. Für die tägliche Büroorganisation erweisen sich die kleinen Stempel im Business als wichtige handliche Helfer.
Was ist ein Textstempel und welchen Text enthält er? In welchen Bereichen wird er eingesetzt und welche Vorteile bietet er eigentlich? Wer zudem wissen möchte, welche verschiedenen Ausführungen es bei den Textstempeln gibt und worauf bei der Auswahl zu achten ist, der findet in diesem Ratgeber die passenden Antworten. Wir haben zudem Tipps, worauf beim Stempeln für ein sauberes Ergebnis zu achten ist und welche verwandten Alternativen es für die Textstempel gibt.
Ein Textstempel fällt unter die Kategorie Bürostempel und findet dementsprechend vorzugsweise im beruflichen Kontext seine Bestimmung. Die Stempelplatte des Textstempels ist dabei mit einem festen, standardisierten Text versehen. Meist handelt es sich um ein einzelnes Wort. Dieses hebt sich allein durch seine Größe vom restlichen Text ab und fällt direkt ins Auge. Dokumente lassen sich so für wiederkehrende Geschäftsabläufe mit wichtigen Informationen kennzeichnen. Zur Rubrik Textstempel gehören auch die Namenstempel, die mit individuellen Texten im eigenen Design selbst gestaltet werden können.
Textstempel sind in diversen Ausführungen erhältlich – vom klassischen Holzstempel bis zum selbstfärbenden Stempel aus Metall oder Kunststoff jeweils in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Stempelfarben.
Zum Textstempel greift man heute vorzugsweise im beruflichen Alltag. Vor allem auf den Schreibtischen in den Büros von Verwaltungen, Behörden und Unternehmen aller Branchen haben die kleinen manuellen Drucker einen festen Platz. Verwendung finden sie dabei neben dem individuellen Adressaufdruck zudem für die Büroorganisation und -verwaltung sowie speziell für die Buchhaltung , um sich wiederholende Informationen schnell aufs Papier zu bringen. Dies sind klassische Anwendungsbeispiele:
Für den analogen Print werden Textstempel eingesetzt, um
In allen Bereichen, in denen die Arbeit mit Papier und ausgedruckten Dokumenten gefragt ist, können Textstempel ein nützliches Werkzeug und Büromaterial sein. Das sind die Pluspunkte:
Unter die Rubrik „Textstempel“ fallen der Bezeichnung entsprechend sämtliche Stempel, die einen bestimmten, meist kurzen Text ausschließlich mit Buchstaben enthalten. Motive (zum Beispiel Logos), Zahlen (zum Beispiel das Datum) und andere Details sind dagegen zumindest nicht Hauptbestandteil der Textstempel.
In Bezug auf den Inhalt unterscheidet man dabei zwischen Stempeln mit
Ein klassischer Textstempel enthält eine oder mehrere der folgenden Aufdrucke – häufig in Versalien, zumindest aber in Fettdruck:
Weitere Varianten sind erhältlich. Ist nicht der passende Text dabei, können Sie einen Firmenstempel mit einem individuellen Aufdruck bestellen. Häufig gewählt sind hierbei Namen und/oder Firmenbezeichnungen mit und ohne Adressen. Die Druckdaten sowie auf Wunsch auch Veredelungen lassen sich dabei einfach online an die Hersteller übermitteln und in Auftrag geben.
Soll das Stempeln möglichst unkompliziert und so schnell wie möglich erledigt sein? Habe ich mehrere Firmenstempel im Einsatz? Wie viel Wert lege ich auf Faktoren wie Qualität und Langlebigkeit? Fragen wie diese sollte man sich vor dem Kauf eines Textstempels stellen, um am Ende das für den eigenen Bedarf passende Modell zu finden. Zur besseren Orientierung über das Angebot lohnt ein Blick auf die jeweiligen Ausstattungsmerkmale. Das sind:
Eine wichtige Überlegung beim Stempelkauf ist, ob es lieber
sein soll. Bei der ersten Variante ist das Stempelkissen für die unkomplizierte und schnelle Nutzung bereits in das kompakte Gerät integriert. Um die Farbe aufzunehmen, wird die Textplatte im Inneren des Stempels über eine durch manuellen Druck ausgeübte Drehbewegung über das Farbkissen geführt. Teilweise lassen sich die integrierten Stempelkissen austauschen, aber nicht bei allen Modellen ist das möglich. Bekannte Vertreter dieser Variante sind die Stempel des Herstellers Trodat der Reihe „Office Printy“; aus dem Hause „Colop“ kommen die „Colop Printer“-Textstempel.
Die klassische Variante sind dagegen die sogenannten Handstempel. Um die Stempelfarbe aufnehmen zu können, benötigt man ein separates Stempelkissen. Der Stempelaufwand ist hierbei entsprechend etwas größer. Als vorteilhaft erweist sich jedoch die höhere Flexibilität im Hinblick auf die Wahl der Stempelfarbe. Auch wenn mehrere Stempel im Einsatz sind, kann sich diese Variante als praktisch erweisen, schließlich wird nur ein zusätzliches Stempelkissen benötigt.
Eine besondere Form der Textstempel stellen die sogenannten Taschenstempel dar. Sie sind klein, handlich und zusammenklappbar, sodass man sie in jede Tasche stecken kann. Dank des integrierten Stempelkissens sind sie unterwegs direkt einsatzbereit.
In welchen Farben kann ich meine Texte stempeln?Während Sie bei den nicht-selbstfärbenden Handstempeln die freie Farbauswahl haben – die Stempelfarbe wird schließlich separat mit einem Ersatzstempelkissen gekauft – ist bei den selbstfärbenden Stempeln bereits beim Kauf eine Wahl zu treffen. Angeboten werden diese Modelle vorzugsweise mit schwarzen Stempelkissen. Erhältlich sind aber auch andere Farben, darunter Rot, Grün, Blau, Grau und Gelb.
Aus welchem Material bestehen die Stempel?Klassische Handstempel kennen wir aus Holz mit einer Stempelfläche aus Gummi. Diese Holzstempel zeichnen sich einerseits durch ihre Stabilität und Wertigkeit aus und liegen andererseits gut in der Hand. Die selbstfärbenden Stempel sind dagegen regelhaft aus stabilem und unempfindlichem Kunststoff hergestellt. Alternativ gibt es die Stempel auch aus Metall: Diese Modelle erweisen sich als besonders robust und langlebig.
Wie groß ist die Stempelfläche?Die Größe der Stempelfläche hängt zum einen von der Länge beziehungsweise dem Umfang des Textes und zum anderen von der Schriftgröße ab. Die Abmessung der Stempelfläche bei Textstempeln mit einem einzelnen Wort beträgt zwischen 1 und 1,5 cm in der Breite und 3,5 bis 4,5 cm in der Länge. Abweichungen sind möglich. Bei individuellen Textstempeln gibt es zudem mehrzeilige Aufdrucke und entsprechend größere Stempelflächen.
Vor allem im beruflichen Kontext kann es sinnvoll sein, auf die Eigenschaft „dokumentenecht“ zu achten. Dabei ist nicht der Stempel selbst dokumentenecht, sondern vielmehr die enthaltende oder verwendete Tinte.
Dokumentenechte Stempelfarben erfüllen dabei gleich mehrere Kriterien. Sie ist gemäß der Norm ISO 14145-2
Dokumentenechte Stempelfarbe macht immer dann Sinn, wenn es sich um offizielle Dokumente handelt, wie beispielsweise Urkunden, Zeugnisse oder Wertpapiere, die viele Jahre aufbewahrt werden. Auch für die Buchhaltung ist es im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen, Bilanzen und Buchungsabschlüssen sinnvoll, auf dokumentenechte Stempelfarbe zu setzen.
Ausrichten, aufsetzen, drücken – fertig. Im Grunde ist das Stempeln genauso einfach, wie es klingt. Damit ein sauberes und gleichmäßiges Ergebnis an genau der gewünschten Stelle gelingt, lohnt es sich als kurze Vorbereitung, einige Aspekte im Blick zu haben. Folgende Tipps sind vor allem bei den Handstempeln hilfreich:
Auch wenn ein Stempel grundsätzlich gefragt sein sollte, muss nicht immer ein Textstempel die richtige Wahl sein. Vielleicht passt eine der folgenden Alternativen besser zum eigenen Bedarf?
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