Haben Sie sich auch schon mal gefragt, ob Sie ein Schriftstück, zum Beispiel einen Vertrag, eine Rechnung oder einen Kontoauszug, einfach bedenkenlos in den Mülleimer werfen sollten? Vielleicht haben Sie das Papier vorher in Schnipsel zerrissen oder sogar geschreddert, damit Ihre persönlichen Daten nicht mehr lesbar sind. Zum Schutz vor Datendiebstahl ist dieses Vorgehen auf jeden Fall sinnvoll, es geht aber auch einfacher: Mit einem Datenschutzstempel überstempeln sie einfach alle sensiblen Daten. Praktisch ist dieses kleine Gerät für den tägliche Bürobedarf aber nicht nur für Dokumente, die weggeworfen werden, sondern auch für jene, die Sie aufbewahren.
Bei einem Datenschutzstempel, auch als Textschwärzer, Incognito-Stempel oder Camouflage-Stempel bezeichnet, handelt es sich um ein kleinen Stempel meist aus Kunststoff, der bestimmte Textpassagen schwärzt. Sensible Daten werden zum Schutz der Identität und zum Kaschieren von persönlichen Informationen dabei einfach mit einem speziellen Stempelmuster – in Form einer zufälligen Aneinanderreihung von Ziffern und Buchstaben – auf die betreffende Stelle auf dem Papier gestempelt. Die Stempelfläche variiert dabei von Modell zu Modell, in der Regel beträgt sie aber nur wenige Zentimeter.
Welche Anforderungen der Datenschutzstempel erfüllen muss, ist in der DIN-Norm 14145-2 festgehalten: Diese besagt, dass die Stempelfarbe dokumentenecht sein muss und sich die Abdruckfläche weder wegradieren noch abwaschen lässt.
Ein Datenschutzstempel kann sowohl im beruflichen Alltag als auch im privaten Bereich eingesetzt werden. Besonders häufig findet man die Stempel in Behörden, Schulen, in Gerichten, in Anwaltskanzleien und Notariaten, in Verlagen und Redaktionen sowie natürlich auch in vielen anderen Büros. Sinnvoll sind sie dabei für Dokumente mit persönlichen oder anderen sensiblen Daten
Landet ein nicht mehr benötigtes Dokument im Abfall, haben Unbefugte Zugriff auf diese Daten. Es gibt sogar Kriminelle, die sich genau darauf spezialisiert haben und den Müll nach Adressen, Kontoverbindungen oder Ähnlichem durchforsten. Natürlich können die Papiere auch geschreddert werden, mit einem Sicherheitsstempel geht es jedoch deutlich schneller.
Manchmal möchte man auch wichtige Informationen auf Briefen, Rechnungen oder Verträgen anderen Menschen zur Verfügung stellen – nicht alle Daten sind jedoch für fremde Augen bestimmt. Um diese unkenntlich zu machen, gleichzeitig aber das Dokument weiter nutzen zu können, ist ebenfalls ein Datenschutzstempel gefragt. Zwar können Sie die einzelnen Passagen auch mit einem Permanent-Marker schwärzen, einen 100-prozentigen Schutz bieten diese jedoch nicht. Meist scheint vom ursprünglichen Druck immer noch etwas durch.
Sinnvoll ist der Datenschutzstempel auch zum Schutz von Dritten. Stellen Sie beispielsweise anderen Muster oder Beispieltexte zur Verfügung, obwohl darauf noch Daten von anderen Personen zu erkennen sind, verstoßen Sie gegen den Datenschutz. Im schlimmsten Fall könnten die Betroffenen sogar rechtlich gegen Sie vorgehen – mit einem Sicherheitsstempel lassen sich diese unangenehmen und vielleicht sogar teuren Konsequenzen vermeiden, da die vertraulichen Daten geschützt bleiben. Gleichzeitig wird so ein zusätzlicher Arbeitsaufwand vermieden, da ein Formular weiterverwendet werden kann und nicht komplett neu erstellt werden muss.
Ein weiteres Beispiel: Als Nachweis müssen manchmal Kontoauszüge eingereicht werden. Wenn der Empfänger aber nicht alle für den jeweiligen Vorgang relevanten Informationen sehen soll, besteht die Möglichkeit, diese mit dem Sicherheitsstempel zu schwärzen.
Da es sich bei dem Datenschutzstempel um einen sogenannten Selbstfärbestempel handelt, ist das Stempelkissen mit wasser- und lichtfester Stempelfarbe bereits in den Stempel integriert. Etwa 700- bis 800-Mal können Sie damit stempeln, bevor Sie die schwarze Stempelfarbe nachfüllen beziehungsweise ein Ersatzkissen einlegen müssen.
Zum Stempeln wird das kleine Gerät einfach genau über der Stelle platziert, wo eine Schwärzung nötig ist. Teils verfügen die Stempel über eine transparente Basis, sodass der betreffende zu stempelnde Bereich exakt ausgemacht werden kann. Durch eine Drucktaste gestaltet sich der Stempelvorgang dann besonders einfach und bequem.
Mit dem Kauf eines Datenschutzstempels sind einige Vorteile verbunden. Sie profitieren dabei
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