Archivboxen

Die Maße der Aufbewahrungsboxen sind dabei in der Regel auf die Größe von Dokumenten, Unterlagen und Akten im Format DIN A4 abgestimmt – erhältlich sind aber auch größere und kleinere Modelle für die Formate DIN A3 und DIN A5. Konzipiert sind sie dabei vor allem für die Archivierung von Ordnern sowie für Hängemappen, Hängeregistern und kleineren Archivkästen im Büro. Auch für Broschüren, Hefter, Mappen und Bücher eignen sich die Ablageboxen.

Im privaten Bereich finden darin Fotoalben, persönliche Erinnerungen und private Unterlagen (zum Beispiel Kontoauszüge, Rechnungen oder Bescheinigungen) einen Platz. Und warum sie nicht auch einfach zur Aufbewahrung von Dekorationsartikeln, Spielzeug oder CDs und DVDs verwenden? In der Schulzeit oder während des Studiums fallen zudem eine Menge Papierdokumente an, die nicht sofort weggeworfen werden sollen – in den Archivboxen sind sie jetzt gut untergebracht. Und auch wenn die Bezeichnung auf eine langfristige Aufbewahrung hinweist, können sie natürlich auch für das alltägliche Ordnungssystem ein praktischer Alltagshelfer für einen aufgeräumten Schreibtisch sein. Neben ihrer Aufbewahrungsfunktion sind die Boxen darüber hinaus auch für den Transport geeignet und dabei eine Alternative beziehungsweise Ergänzung zu Umzugskartons.

Welche Rolle spielt die Aufbewahrungsfrist bei geschäftlichen Dokumenten?

Die organisierte Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen sorgt nicht nur für die saubere Ablage, Ordnung und den Überblick, sondern sie ist sogar gesetzlich vorgeschrieben. So sind Unternehmen und Kaufleute dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente mit verschiedenen Fristen aufzubewahren, um sie zum Beispiel bei einer Steuerprüfung parat zu haben. Diese Regelung gilt für alle Gesellschaften (darunter AG, GmbH und OHG) sowie für Land- und Forstwirte und Gewerbetreibende, sofern diese mehr als 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen. Es gelten dabei folgende Aufbewahrungsfristen:

• 6 Jahre Aufbewahrungsfrist

eingegangene und versandte Korrespondenz, zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Versicherungspolicen, Verträge und Mahnbescheide

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist

sämtliche Unterlagen, die für die Buchhaltung relevant sind: Dazu gehören Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Kontoauszüge, Bankunterlagen, Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Fahrtenbücher, Bewirtungsbelege, Lohnbelege, Abrechnungen, Sachkonten und weitere

Im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung bieten die Archivboxen eine optimale Aufbewahrungsmöglichkeit. Sämtliche Unterlagen in Papierform finden hier einen sicheren Platz – und das sogar über viele Jahre, bei Bedarf sogar Jahrzehnte. Gleichzeitig hat man die Dokumente dank der sauberen und übersichtlichen Ablage (falls es nötig ist) aber auch ganz schnell wieder zur Hand.

Was sind die Vorteile von Archivboxen?

Für die Ablage von Dokumenten aller Art sind Archivboxen eine sehr gute Lösung. Das sind die wesentlichen Pluspunkte der praktischen Aufbewahrungsschachteln:

• günstiger Preis: Für einen vergleichsweise geringen Kostenaufwand erhalten Sie ein praktisches Aufbewahrungssystem, in dem all Ihre wichtigen Unterlagen langfristig sicher verstaut sind.
• Schutz vor äußeren Einflüssen: Da die Boxen über einen Klappdeckel verfügen, sind sämtliche Dokumente vor Schmutz, Staub, UV-Strahlen sowie Schädlingen geschützt. Darüber hinaus besteht auch ein gewisser Schutz vor Feuchtigkeit.
• sortierte Ordnung: Verschwinden sämtliche, nicht mehr benötigte Unterlagen in den Boxen, dann sorgt das für Ordnung im Büro und Archiv. Werden darüber hinaus mehrere Schachteln verwendet, erzeugt dies zudem ein einheitliches Erscheinungsbild, das den aufgeräumten Eindruck noch verstärkt.
• hohe Stabilität Die robuste Verarbeitung garantiert eine hohe Stabilität und Tragfähigkeit für ein Gewicht von bis zu 30 Kilogramm. Auch mehrere, prall gefüllte Ordner finden darin Platz.
• platzsparende Aufbewahrung: Aufgrund ihrer rechteckigen Form lassen sich die Archivkartons ganz einfach stapeln, ohne viel Platz in Anspruch zu nehmen. Da sie exakt auf die Größe von Ordnern abgestimmt sind, nehmen sie im Regal zudem nicht mehr Platz weg als die Ordner. Auch die kleineren Archivschachteln passen genau in die größeren Archivboxen.
• einfache Handhabung: Die vorgestanzten und -gefalteten Kartons lassen sich unkompliziert mit wenigen Handgriffen zusammenfalten. Bei Nichtgebrauch faltet man sich einfach wieder auseinander und bewahrt sie platzsparend auf.
• verschiedene Ausführungen: Archivboxen gibt es in verschiedenen Ausführungen im Hinblick auf Größe, Material, Farbe und Design für die unterschiedlichen Ansprüche und Bedarfe.
• einfacher Transport: Auch für den Transport der Dokumente bieten sich die Ablagekästen dank der integrierten Griffe beziehungsweise Grifflöcher an. Als praktisch erweist sich jetzt zudem das geringe Eigengewicht der Transportboxen.
• diverse Verwendungsmöglichkeiten: Neben der (gesetzlich vorgeschriebenen) Archivierung von geschäftlichen Unterlagen können die Kartons auch für die Lagerung und Aufbewahrung von vielen anderen Dingen als alltägliches Ordnungssystem verwendet werden.
• übersichtliche Beschriftung: Schnell und einfach lassen sich die Boxen auf Feldern, den sogenannten Archivdrucken, beschriften. So behält man stets den Überblick, was sich in den Kartons befindet, ohne sie erst öffnen zu müssen. Bei Bedarf findet man die benötigten Dokumente dann schnell wieder.
• umweltfreundliche Archivierung: Da die Boxen standardmäßig aus Karton oder Wellpappe hergestellt sind, kann man sie als umweltfreundliche Ablagevariante bezeichnen. Das Material ist dabei einerseits langlebig und andererseits zu 100 Prozent recyclebar. Nicht mehr verwendete Kartons entsorgen Sie als Altpapier einfach über die blaue Tonne.

Welche Ausführungen von Archivboxen gibt es?

Archivboxen erhalten Sie in verschiedenen Ausführungen, die die richtige und optimale Aufbewahrung von Papieren, Ordnern und anderen Dokumenten in verschiedenen Ausmaßen ermöglichen. Zu den wesentlichen Unterscheidungsmerkmalen gehören:

• das Material
• die Größe
• das Design
• die Extras (Griffloch, Deckel)
• die Anzahl

Man unterscheidet beim Material der Ablagekisten zwischen

• Pappe

Diese Boxen bestehen zu 100 Prozent aus Papier: Sie haben ein geringes Eigengewicht, lassen sich einfach zusammenfalten und stapeln und sind zudem die umweltfreundliche Variante. Sofern sie nicht überbelastet werden, sind die Kartons sehr stabil und halten auch das Gewicht von mehreren Ordnern.

• Kunststoff

Diese Archivboxen beziehungsweise Ablageboxen sind etwas robuster als die Variante aus Pappe. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal ist vor allem die höhere Widerstandsfähigkeit gegenüber Feuchtigkeit und Beschädigungen von außen. Bei Kunststoffboxen ist das Angebot an verschiedenen Farben und Designs zudem etwas größer. Transparente Varianten bieten den Vorteil, dass der Inhalt bereits von außen klar erkennbar ist.

Die praktischen Boxen fürs Archiv gibt es in diversen Größen: Viele Modelle sind so konzipiert, dass zwischen fünf und acht DIN-A4-Ordner (mit einer Rückenbreite von 8 cm) genau nebeneinander hineinpassen. Die lange Seite der Boxen misst dabei etwa 40 bis 55 cm, die kurze Seite zwischen 30 und 40 cm. Neben den Standardvarianten sind auch größere und kleinere Ablageschachteln erhältlich.

Grundsätzlich erfüllen die Boxen vor allem einen praktischen Zweck. Die Optik spielt für die Aufbewahrung im Archiv dagegen eher eine untergeordnete Rolle. Dementsprechend setzen viele Hersteller auf ein schlichtes und zurückhaltendes Design in Weiß, Naturbraun oder Grau bei ihren Kartons. Teilweise gibt es aber auch farbige Akzente. Bei den Ablageboxen aus Kunststoff sieht es etwas anders aus: Hier kommt deutlich häufiger Farbe ins Spiel.

Archivboxen verfügen in aller Regel über einen (integrierten oder separaten) Klappdeckel, der ein einfaches und sicheres Verschließen garantiert. Für die schnelle Entnahme der Ordner gibt es bei einigen Modellen zudem eine abklappbare Frontseite. Als Alternative zum Deckel haben einige Boxen ähnlich wie ein Umzugskarton auch eine Verschlussklappe mit Lasche.

Sogenannte Grifflöcher an den kurzen Seiten sind Standard bei den Ablageschachteln. Sie sorgen für einen guten Griff und damit einen sicheren und komfortablen Transport. Darüber hinaus erlauben sie als Sichtklappen eine schnelle Überprüfung des Inhalts, ohne die Schachtel öffnen zu müssen. Besonders praktisch ist das dann, wenn die Box die unterste in einem Stapel ist.

Zu den Extras gehören auch die Archivdrucke als spezielle Felder (meist sowohl auf der Längs- als auch der Breitseite) für die individuelle Beschriftung der Kartons.

Selten wird nur eine Archivschachtel verwendet. Vor allem dann, wenn die Boxen für die Archivierung von sämtlichen Geschäftsvorgängen zum Einsatz kommen, ist eine größere Menge gefragt. Dementsprechend werden sie gerne auch in größeren Verpackungseinheiten angeboten. Üblich ist eine Verpackungsmenge von zehn Stück. Wer mehr oder weniger benötigt, wird aber auch das passende Angebot finden. Es lohnt sich zudem, immer ein paar Boxen auf Vorrat zu haben.

Worauf sollte ich beim Archivieren mit den Archivboxen achten?

Archivboxen sind natürlich kein Buch mit sieben Siegeln und in ihrer Handhabung deshalb auch sehr unkompliziert. Für die sichere und sachgemäße Lagerung der Unterlagen und Ordner lohnt es sich jedoch, einige wichtige Aspekte zu beachten:

Die maximale Tragkraft

Jede Archivbox kann nur ein bestimmtes Gewicht tragen. Diese maximale Traglast ist vom Hersteller vorgegeben und hängt von mehreren Faktoren, wie der Größe, der Dicke der Pappe und der Verarbeitung der Box, ab. Sie liegt im Schnitt bei 20 Kilogramm und im Maximum bei bis zu 30 Kilogramm. Sofern diese Tragkraft nicht überschritten wird, dann kann man den Karton auch mit vollem Inhalt transportieren. Eine höhere Beladung mag dagegen dazu führen, dass die Pappe reißt oder durchbricht. Steht die Archivbox ausschließlich in einem Schrank oder im Regal und wird nicht bewegt, spricht grundsätzlich aber nichts dagegen, das Maximalgewicht zu überschreiten.

Wenn Sie keine Tragkraft-Angabe auf der Box finden, kann können Sie davon ausgehen, dass diese mit so vielen vollen Ordnern gefüllt werden darf, wie entsprechend ihren Abmessungen hineinpassen.

Tipp für den Transport: Auch wenn man es auf den ersten Blick nicht vermuten mag, können die gefüllten Archivboxen ein hohes Gewicht auf die Waage bringen. Um den Rücken beim Transport zu schonen, ist es ratsam, beim Anheben immer zuerst in die Knie zu gehen und nicht aus dem vorgebeugten Rücken heraus zu arbeiten.

Die richtige Stapelhöhe

Ein großer Pluspunkt der Archivboxen ist ihre Stapelfähigkeit. Auf diese Weise lässt sich Platz sparen beziehungsweise der vorhandene Raum optimal ausnutzen. Damit dies gelingt, ist die maximale Stapelhöhe unbedingt einzuhalten: Teilweise geben die Hersteller vor, wie viele Archivboxen übereinander gestellt werden dürfen. Ist dies nicht der Fall, dann ist Augenmaß gefragt. Schauen Sie genau hin, ob die Kisten gleichmäßig und gerade stehen. Folgende Aspekte sind jetzt hilfreich:

• Je größer die Grundfläche der Kiste, desto stabiler ist sie im Hinblick auf ihre Stapelbarkeit und desto mehr Gewicht kann auf ihr abgelegt werden.
• Die unterste Box muss auf einer ebenen Fläche genau waagerecht stehen.
• Die Archivboxen werden in der Reihenfolge ihres Gewichts gestapelt – die schwerste steht dabei ganz unten.
• Es ist darauf zu achten, dass die Boxen komplett bis unter den Deckel gefüllt sind. Da bei halbvollen Kartons der Deckel schneller nachgibt, gehören diese oben auf den Stapel.
• Die Ablageboxen sind auch innen gleichmäßig zu beladen, um eine ungleiche Gewichtsverteilung und ein Umkippen des Stapels zu vermeiden.

Für die praktische Ablage gibt es zudem weitere Tipps beim Stapeln:

• Um sich eine Menge Arbeit zu ersparen, stapelt man die Kisten idealerweise nach Zugriffswahrscheinlichkeit. Hierbei lagert die Archivbox mit den ältesten Unterlagen beziehungsweise jenen, die wahrscheinlich nicht so schnell wieder benötigt werden, ganz unten.
• Handelt es sich um Kartons mit einem integrierten Klappdeckel haben Sie die Wahl, ob Sie die Boxen liegend oder stehend platzieren und die Öffnung dabei oben oder vielleicht auch lieber seitlich ist. Letztere Option bietet den Vorteil, dass die Kiste auch dann geöffnet werden kann, wenn mehrere Boxen darüber gestapelt sind.

Der optimale Aufbewahrungsort

Für die optimale Lagerung ist es wichtig, die Archivboxen an einem trockenen Ort aufzubewahren. Denn es sind vor allem Feuchtigkeit und Nässe, die die Pappe „angreifen“ und letztlich auch den Inhalt durchfeuchten, im gravierenden Fall sogar beschädigen und zerstören können. Es lohnt sich zudem auf eine gewisse Luftzirkulation zu achten, zum Beispiel indem Sie die Kisten nicht direkt an die Wand stellen, sondern circa einen Zentimeter Luft lassen. Auch zwischen zwei Boxen oder Stapeln ist es empfehlenswert, einen kleinen Zwischenraum zu lassen. Im Idealfall lagern die Boxen eher kühl und maximal bei Raumtemperatur. Zur Sicherheit empfiehlt es sich darüber hinaus, den Inhalt in bestimmten Zeitabständen zu kontrollieren.

Tipp: Verfügt die Box über Griffmulden, so sollten die Klappen der Löcher für die Lagerung am besten geschlossen werden, sodass hier weder Staub noch Schmutz eindringen können.

Die Größe des Schranks / des Regals

Auch das Regal beziehungsweise der Schrank, in dem die Ablageschachteln untergebracht werden sollen, spielt eine Rolle bei der optimalen Archivierung. Damit die Boxen dort auch gut hineinpassen, ist es empfehlenswert, den vorhandenen Platz vorab zu kennen und im Zweifel sogar auszumessen. Wer möglichst viele Archivboxen unterbringen will, der wählt bestenfalls Modelle, die passgenau in die Lücken hineinpassen. Sollen die Schachteln im Regal gestapelt werden, sind kleinere Boxen jetzt meist die beste Wahl.

Sind Archivboxen wiederverwendbar?

Archivboxen sind nicht nur für den einmaligen Gebrauch konzipiert: Bei sachgemäßer Handhabung können Sie entleerte Boxen auch ein zweites oder sogar drittes Mal verwenden – besonders dann, wenn Sie pfleglich mit den Archivboxen umgegangen sind und die Anwendungshinweise im Hinblick auf die maximale Traglast, Feuchtigkeit und Stapelung beachtet haben. Während die Ablageboxen aus Kunststoff besonders robust und unempfindlich sind, haben die Modelle aus Papier abhängig von der vorherigen Verwendung ihre „beste Zeit“ aber manchmal bereits hinter sich. Vorsicht ist vor allem dann geboten, wenn die Box

• bereits mit einem (zu) hohen Gewicht beladen war. In dem Fall lässt sich die maximale Tragkraft unter Umständen nicht mehr erreichen.
• deutliche Knicke, Risse oder sogar Löcher, vor allem im Bodenbereich, aufweist. Das Risiko ist jetzt groß, dass die Box das Gewicht von mehreren Ordnern nicht mehr tragen kann.
• schon mal feucht war und wellige Stellen oder Verfärbungen aufweist oder die Pappe bereits aufgequollen ist. Verwendbar ist dieser Karton nur noch, wenn er wieder komplett durchgetrocknet ist. Abzuraten ist jetzt jedoch von einem Transport eines gefüllten Kartons.
• bereits an einigen Stellen schimmelt oder es einen Schädlingsverbiss gab. In dem Fall ist ein Austausch die einzig richtige Lösung.

Wie kann man Archivboxen beschriften?

Bei den Standardboxen aus Pappe gibt es meistens sowohl auf der Längs- als auch auf der Breitseite einen sogenannten Archivdruck beziehungsweise Vordruck. Hier ist Platz für eine individuelle Beschriftung. Ein Permanent-Marker ist dafür besonders gut geeignet. Aber auch ein Filzstift, ein Kugelschreiber oder ein anderer Stift können zum Einsatz kommen. Soll die Archivbox mit einem anderen Inhalt wiederverwendet werden, dann lässt sich das Geschriebene am besten mit einem Aufkleber überkleben und dann neu beschreiben. Aufkleber, die sich rückstandslos wieder entfernen lassen, oder auch Haftnotizzettel lohnen sich immer dann, wenn man die Boxen nicht dauerhaft beschriften oder für andere Zwecke weiterverwenden möchte.

Für die Box-Variante aus Kunststoff lassen neben Aufklebern auch Non-Permanent-Marker verwenden, deren Tinte sich mit einem Tuch ganz einfach wieder abwischen lässt. Praktisch ist das vor allem dann, wenn der Inhalt ausgetauscht wird.

Weitere praktische Tipps für die Beschriftung:

• Die Beschriftung sollte am jeweiligen Ablageort gut lesbar sein. Zeigt die Längsseite nach vorn, dann befindet sich die Beschriftung natürlich an genau dieser Seite.
• Wählen Sie einen Stift, dessen Farbe möglichst wenig verblasst. Außerdem sollte die Schriftgröße und -dicke der Größe der Box entsprechend gewählt sein.
• Legen Sie sich bei mehreren Kästen auf eine einheitliche Sortierung fest. So können Sie die Unterlagen zum Beispiel chronologisch ablegen. Alternativ sortieren Sie nach Namen, Inhalten oder Projekten.
• Neben einem Oberbegriff können weitere präzisere Angaben zum Inhalt der Box (zum Beispiel die Anzahl der Ordner, das Datum und weitere Infos) den Arbeitsaufwand im Fall einer Recherche deutlich reduzieren.
• Neben der Beschriftung kann auch eine farbige Markierung hilfreich sein. Während man bei den Kunststoffboxen bereits eine farbige Auswahl hat, helfen bei den Kartons zum Beispiel bunte Aufkleber oder Haftstreifen, die man auf die Außenseite klebt. Dabei weisen grüne Aufkleber zum Beispiel auf Rechnungen hin, rote auf Bilanzen und blaue auf die geschäftliche Korrespondenz.