Ordnen
Vielseitige und umfassende Ordnung
Zweifelsohne hat trotz der fortschreitenden Technisierung des Büroalltags das nicht elektronische Material in vielen Fällen eher zugenommen. Büroorganisation ist daher nicht nur eine Frage der Ästhetik, sondern notwendig, damit betriebliche Abläufe optimal funktionieren. Die Büroorganisation muss somit zwangsläufig vielfältig sein, will sie Strukturen in das gesamte System bringen. Zum Glück stehen mit
- Heftern,
- Hängeregistern,
- Karteien,
- Klebern
- Klarsichthüllen,
- Lochern und Tackern,
- Mappen,
- Ordnern,
- Registern,
- Ringbüchern und Ringmappen sowie
- Schreibtischzubehör
jede Menge Artikel zur Verfügung, um die Büroorganisation in den Griff zu bekommen. Natürlich ist auch die Technik nicht ganz unbeteiligt, wie das Thema Medienaufbewahrung belegt.
Um den Geheimnissen der Ordnungspsychologie auf die Spur zu kommen, erscheint es durchaus hilfreich, das Thema Ordnen auch durch die wissenschaftliche Brille zu betrachten. Zu trennen ist dabei die Büroorganisation im Sinne der allgemeinen Verwaltung von jenen Bereichen, die zentral mit der eigentlichen Tätigkeit in Verbindung stehen. Dabei können und werden sich viele Bereiche überlappen. Einfach kann dies am Beispiel eines kleinen Kunsthandwerk-Betriebes verdeutlicht werden. Ordnen geschieht im administrativen Bereich, wo Bestellungen, Belege, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen verkehren. Ordnen dient aber auch dem Handwerker, an seinem Arbeitsplatz die höchstmögliche Effektivität zu erhalten. Für gezeichnete Vorlagen können dann ebenso DIN A4 Ordner verwendet werden wie für die Zwischenlagerung von Rechnungsvorgängen oder die Archivierung von Geschäftspapieren. Grundsätzlich besteht in diesem Sinne ein Produkt oder eine Dienstleistung zum einen sowie zum anderen der Verwaltungsbereich um dieses Produkt herum. Darin enthalten sind auch Stundenzettel, Einkommenssteuerbelege, Kfz-Briefe, Mietverträge usw. Auch wer im praktischen Handwerk ein geringfügiges Maß an Verwaltungsarbeit zu leisten hat, gewinnt kaum einen Eindruck von der Vielseitigkeit und Vielschichtigkeit in der Administration. Ein besonderer Aspekt ist dabei auch noch darin zu sehen, dass viele Teilbereiche der Büroorganisation miteinander verwoben sind. Ordnen verlangt dann nicht selten kreative Höchstleistungen bei der Bewältigung der Aufgaben.
Praktisch und ansprechend
In erster Linie widmet sich die Büroorganisation natürlich den ordnenden Betriebsabläufen. Sie ist also unbedingt praktisch orientiert. Es gibt letztlich keinen Grund, die Büroorganisation vorrangig optischen Aspekten unterzuordnen. Sofern aber die Betriebsabläufe durch das entsprechende Equipment, von der Halterung für Stempel bis zum Wandschrank, bereits im wahrsten Sinne des Wortes ordentlich gestaltet sind, hat die Ästhetik noch ein gehöriges Wörtchen mitzureden. Dies gilt nicht nur, wenn auch Kundschaft die Büroräume frequentiert und damit einen Blick auf die angewandte Büroorganisation erheischen kann. Sicherlich birgt dies immer die Gefahr einer vorschnellen Bewertung.
Aber auch das Auge des Werkenden isst sozusagen mit. Eine optisch ansprechende Ordnung gibt der Büroorganisation den letzten Schliff. Da kann auch die Haptik von Bedeutung sein. Ordner mit einer hochwertigen Aufmachung und einer soliden Mechanik werden nicht selten mit erheblich mehr Respekt behandelt. Wirkt alles nur billig, so ist oft auch der Umgang mit den ordnenden Systemen unerfreulich. Klapprige Karteikästchen aus der Grabbelkiste sind wenig förderlich.
Was mit der Akte geschieht
Schon erwähnt wurde die Psychologie. Betriebspsychologie ist noch eine relativ junge Disziplin, leistet aber wesentliche Beiträge zur Verbesserung des Betriebsklimas sowie zur Optimierung betrieblicher Abläufe. Akten, also Vorgänge wie Bestellungen, Rechnungen usw. durchlaufen diverse Filter, die immer wieder für neue Einstufungen im Sinne des Ordnens sorgen. Mancher Vorgang kommt erst in der Archivieren, ein anderer erst im Mülleimer zur Ruhe. Ein gut durchdachtes und bewährtes System sichert den zu jeder Zeit ordnungsgemäßen Umgang mit den Akten. Wo dagegen die Administration als notwendiges Übel betrieben wird, schleichen sich Lustlosigkeit und letztlich Fehler ein.