Archivieren

Archivieren: So kommt Ordnung in die Geschäftsunterlagen

Wer ein Unternehmen führt, muss sich früher oder später mit der Archivierung von Unterlagen und Dokumenten auseinandersetzen. Buchführungspflichtige Betriebe müssen ihre Aufzeichnungen und Geschäftsbücher gesetzeskonform aufbewahren. Das gilt nicht nur für Handelsgesellschaften, sondern für alle Gewerbetreibenden, sofern sie mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn pro Jahr erwirtschaften.

Für Land- und Forstwirte gelten die Aufbewahrungspflichten, wenn ihr Gewinn 60.000 Euro im Kalenderjahr übersteigt oder sie eine Nutzfläche mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro bewirtschaften. Auch Freiberufler, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, sollten sich frühzeitig Gedanken darüber machen, wie sie ihre Geschäftsunterlagen archivieren. Wichtige Akten und Dokumente nach einigen Jahren noch griffbereit zu haben, zahlt sich für jeden Selbstständigen aus.

Richtig archivieren: Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Unterlagen?

Die gesetzliche Grundlage für die Aufbewahrungspflichten von Büchern und Unterlagen bilden das Steuerrecht und das Handelsrecht. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht ist in der Abgabenordnung (AO) festgeschrieben. § 147 AO regelt, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Kaufleute müssen zudem die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach Handelsgesetzbuch (HGB) beachten. Gemäß § 238 HGB ist die Buchführung so zu gestalten, dass sich alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten lückenlos nachvollziehen lassen.

Bei der Archivierung sind weiterhin die steuerrelevanten Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für die folgenden Dokumente:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung)
• Buchungsbelege und Rechnungen
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz mit Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Fahrtenbücher
• Bankunterlagen und Kontoauszüge
• Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie alle sonstigen zur Besteuerung relevanten Unterlagen wie Angebote oder Auftragsbestätigungen müssen sechs Jahre lang archiviert werden:

Was ist beim Archivieren und bei der Dokumentation zu beachten?

Ablageboxen, Archivkartons, Ordner und weitere Ablagebehälter helfen dabei, Ordnung ins Archiv zu bringen. Eine ordentliche, einfach durchschaubare Archivierung ist nicht nur für steuerrechtlich relevante Dokumente wichtig. Wird die Korrespondenz mit Klienten, Lieferanten und Kunden sicher aufbewahrt, hilft dies, bei einem eventuellen Rechtsstreit schnell Beweise zur Hand zu haben. Aus demselben Grund sollten auch abgeschlossene Projekte sorgfältig dokumentiert und alle relevanten Unterlagen archiviert werden.

Längst werden nicht mehr alle Unterlagen ausgedruckt. Ein digitales Archiv lässt sich zum Beispiel lokal auf dem Computer, im Firmennetzwerk, auf einem externen Speichermedium oder online in einem Cloud-Speicher anlegen. Dabei empfiehlt es sich, immer eine Sicherheitskopie aller wichtigen Dokumente anzufertigen.

Ob digitales Dokument oder Ausdrucke auf Papier: Das Archivieren sollte einem klaren System folgen. Unterlagen können zum Beispiel nach Gruppen zusammengefasst abgelegt werden, etwa getrennt nach Personalunterlagen, Dokumenten zur Unternehmensentwicklung, zum Marketing und zur Produktion. Zur weiteren Systematisierung lassen sich die Dokumente alphabetisch, nach Jahr oder nach Kundennummer ordnen.

Welche Systematik man wählt, hängt von der jeweiligen Unternehmensstruktur ab. Idealerweise macht man sich bereits zum Start des Unternehmens Gedanken darüber, welches Ordnungssystem sich langfristig beibehalten lässt. Wichtig ist zudem, dass alle Mitarbeiter im Betrieb das Ablagesystem einheitlich nutzen.