Sorteermap

Sorteermap – het vervolg met structuur en systeem

Het feit dat orde en structuur het dagelijkse werkleven veel gemakkelijker maken, is geen nieuwe bevinding. En toch zijn er altijd bureaus die regelmatig in chaos verzinken. Als het gaat om het snel en eenvoudig ordenen van losse documenten en papieren documenten, zijn bureaumappen een praktische hulp in het dagelijkse kantoorleven. De dikke mappen met individuele indexvakken maken het mogelijk om documenten op te slaan voor herindiening en creëren een duidelijke structuur.

Wat is een bureaumap, wat onderscheidt hem en wat betekent de naam eigenlijk? Deze gids geeft informatie over praktische archiefmappen voor op kantoor en andere ruimtes en laat aan de hand van de verschillende designs zien waar u op moet letten bij de aanschaf. Tegelijkertijd hebben we tips en inspiratie over mogelijke toepassingsgebieden en hoe u het maximale uit de bureaumappen kunt halen.

Wat is een bureaumap?

Een bureaumap, ook wel organizermap genoemd, is een uitvouwbare, stevige map die is ontworpen voor het organiseren, sorteren en archiveren van losse documenten, vooral op kantoor en in het dagelijkse werk. . Vergeleken met andere mappen is een bureaumap doorgaans breder of dikker; Met zijn vele pagina's doet het visueel denken aan een groter boek. Documenten - van losse vellen tot geniete documenten tot flyers en brochures - kunnen los in de afzonderlijke vakken of tussen de verdelers worden opgeborgen. Zogenaamde tabbladen of registertabbladen zorgen met hun numerieke of alfabetische aanduiding voor structuur en categorisering en maken het gemakkelijker om de documenten snel te vinden.

Bureaumap: Waar gaat de naam over?

Allereerst: de term bureaumap is feitelijk onjuist. Strikt genomen is dit geen map, maar eerder een map. Terwijl documenten in een map eerst geperforeerd moeten worden om vervolgens gearchiveerd te worden (meestal via een ringmechanisme), vinden de vellen in een map los en dus ongeperforeerd en niet geniet. De term organisatormap of vervolgmap lijkt daarom passender.

Het is niet meer duidelijk hoe de naam van het bureau tot stand is gekomen. De aanname is echter dat het bureau bedoeld is in zijn functie als bureau. Bureaumappen zijn praktische kantoorbenodigdheden die u hier op de werkplek kunt vinden om orde en structuur in de documenten te brengen.

Waar moet ik op letten bij het kopen van bureaumappen?

Het uiterlijk en de structuur van bureaumappen verschillen niet significant tussen de afzonderlijke producten. Om echter de map te vinden die bij uw behoeften past, is het de moeite waard om bij de aankoop goed te kijken en meer te weten te komen over de verschillende ontwerpen en functies. Dit zijn de essentiële criteria of onderscheidende kenmerken:

• het materiaal
• de kleur
• de grootte/indeling
• het aantal compartimenten
• speciale kenmerken

In tegenstelling tot ordners en andere mappen hebben bureaumappen een duidelijke favoriet als het om materiaal gaat. De omslag is doorgaans gemaakt van robuust en flexibel hardkarton, iets dunnere versies zijn van (speciaal) karton. Puur plastic mappen daarentegen vormen de uitzondering. Vaak zijn de lipjes echter van plastic. Zowel het stevige karton als het plastic voorkomen dat er lelijke vouwen of zelfs scheuren ontstaan tijdens het gebruik en bij het omslaan van pagina's.

De klassieke mappen zijn verkrijgbaar in de gangbare kleuren grijs en zwart. Sommige van de afzonderlijke tabbladen zijn gekleurd. Als je een kleurrijk product wilt, mis je het niet. De mappen zijn onder andere ook verkrijgbaar in het blauw, groen, rood, roze en paars. Een ander alternatief zijn natuurlijk gekleurde milieuvarianten van kraftpapier.

Als het om de grootte van de mappen gaat, is de selectie duidelijk. Vrijwel zonder uitzondering worden alle bureaumappen aangeboden in het standaard DIN A4-formaat, zodat papieren, documenten en dossiers in het gangbare papierformaat er een plaats in kunnen vinden. Een gebruikelijk formaat is 26,5 x 34 cm. Grotere mappen in DIN A3 of kleinere versies in DIN A5-formaat zijn veel zeldzamer.

Wat de dikte of hoogte betreft, deze is afhankelijk van het aantal vakken en de dikte van het karton. Ongevuld zijn bureaumappen meestal minder dan een centimeter groot, maar soms iets meer. Met een rekbare rug en een overeenkomstige vulling met veel vellen kan het volume aanzienlijk toenemen.

Er is veel speelruimte als het gaat om het aantal afzonderlijke vakken: afhankelijk van uw behoeften en gebruik kunt u mappen krijgen met slechts zeven of twaalf afdelingen, maar ook mappen met 24, 32 of zelfs meer dan 40 pagina's. Hoeveel vakken een bureaumap heeft, hangt ook af van het type indeling. Naast neutrale, ongelabelde tabbladen zijn er ook tabbladen die al een structuur bieden (bijvoorbeeld een alfabetische of numerieke).

De volgende kenmerken zijn typisch voor bureaumappen:

• Scheidingsgaten: het feit dat de afzonderlijke pagina's of verdelers twee tot vier ronde gaten in het midden van het karton hebben, is geen toeval. Uiteraard zijn ze ook niet bedoeld als geïntegreerd ventilatiesysteem. Het zijn eerder kijkgaten. Zo kunt u tijdens het browsen direct en snel zien of de volgende pagina's al bezet zijn door documenten.
• Achterkant: De achterkant van bureaumappen bestaat vaak uit een rekbare, stevige stof. Dit garandeert enerzijds stabiliteit en anderzijds flexibiliteit bij aanpassing aan het vulvolume. Indien nodig is er in de afzonderlijke vakken ook ruimte voor dikkere contracten of brochures.
• Labelveld:Afhankelijk van het model kunnen de mappen meestal aan de buitenkant individueel worden geëtiketteerd. In sommige gevallen is er één enkel etiketveld op het deksel, en in sommige gevallen zijn er zelfs meerdere vrije velden voor het etiketteren van de compartimenten.
• Vergrendeling: Niet elke map heeft een vergrendelingsoptie. Als er echter wel een sluiting aanwezig is, is dit meestal een elastische band die met één hand over de lange zijde ter hoogte van de opening aan de rechterkant kan worden gespannen.

Hoe organiseer je een bureaumap?

Als u niet kiest voor een blanco versie met lege tabbladen, kunt u een bestaande structuur gebruiken en profiteren van een eenvoudige organisatie en duidelijke archivering. De structuur is alfabetisch of numeriek. De volgende etiketteringsvarianten zijn bijvoorbeeld beschikbaar:

• Weekdagen met tabbladen van 1 tot en met 7, soms ook van maandag tot en met zondag
• Maanden met tabbladen van 1 t/m 12, soms ook januari t/m december
• Dagen van de maand met tabbladen van 1 tot 31
• Weken van het jaar met tabbladen van 1 tot 52
• Brieven van A tot Z
• Rijen met letters, bijvoorbeeld A tot D, E tot H etc.

Welke toepassingsgebieden zijn er voor bureaumappen?

Bureaumappen zijn op veel gebieden populair: ze zijn een belangrijk archiverings- en organisatiesysteem, vooral in het dagelijkse werk. Je vindt ze op het bureau of in de bureaula in veel kantoren in bedrijven, advocatenkantoren en praktijken, maar ook thuis in het thuiskantoor. Maar ook op scholen en universiteiten, bij kunstenaars en creatievelingen, voor seminars, congressen en beurzen zijn de flexibele mappen met grote capaciteit gewild. Hier vindt u enkele inspiraties en tips voor mogelijke toepassingsgebieden:

• Bestand/voormap:

Bureaumappen zijn een ideaal klembord of een geschikt pre-organisatiesysteem. Documenten kunnen in een specifiek systeem worden opgeslagen voordat ze verder worden verwerkt, uiteindelijk worden gearchiveerd of zelfs worden verwijderd. Op kantoor is er bijvoorbeeld ruimte voor contracten, facturen, dossiers en algemene correspondentie. Deze vorm van snelle en gesorteerde opslag zorgt bovendien voor een opgeruimde werkplek.

Hoewel het steeds minder vaak voorkomt, blijven privédocumenten van tijd tot tijd per post aankomen. Als u niet veel tijd wilt besteden aan het direct archiveren van elk afzonderlijk document in de juiste map, kunt u eerst kiezen voor het snelklembord in een bureaumap. Er is natuurlijk niets mis mee om bank- en belastingdocumenten, verzekeringsbewijzen en andere belangrijke papieren daar permanent op te slaan.

• Opnieuw indienen

Als analoog vervolgsysteem zijn bureaumappen onverslaanbaar. De mappen zijn een goede aanvulling op afsprakenkalenders en to-do-lijsten en bieden ruimte voor alle “bijlagen” en bijlagen. Met een numerieke structuur kunnen de documenten bijvoorbeeld worden gesorteerd op de dag, week of maand waarop ze verwerkt moeten worden. Een blik op de map laat dan direct zien welke taken wanneer of momenteel moeten worden voltooid. Bij alfabetische registers kan het echter raadzaam zijn om bij de bureaumappen de personeels- of klantengidsen bij te houden.

• Organisatie:

Bureaumappen maken de organisatie op veel gebieden eenvoudiger. In plaats van de afzonderlijke werkbladen op school bijvoorbeeld in losbladige mappen te ordenen, is het bijvoorbeeld veel logischer dat leerlingen eenvoudigweg een bureaumap meenemen en de documenten daarin eerst sorteren, gesorteerd op onderwerp. Dit bespaart ruimte en moeite.

De bureaumappen zijn ook praktisch in het kader van projectmanagement en presentatievoorbereiding. Alle documenten met concepten, schema's, protocollen en andere belangrijke documenten kunt u in een individueel gedefinieerde structuur opslaan, zodat u altijd het overzicht kunt bewaren en alle documenten snel en zonder lang zoeken kunt terugvinden. Als meerdere mensen aan een project werken, heeft iedereen er toegang toe.

• Distributie:

De mappen werken ook goed als handtekeningmappen. Een bureaumap kan een goede keuze zijn, vooral als er meerdere documenten moeten worden ondertekend. Het zorgt niet alleen voor overzicht, maar zorgt er ook voor dat de belangrijkste documenten netjes en zonder knikken worden doorgegeven. Uiteraard hoeft het niet per se een handtekening te zijn, de mappen kunnen ook gebruikt worden om documenten aan andere kantoren of afdelingen te overhandigen. En waarom niet gewoon alle relevante informatie samen in de map voor de vakantievervanger of een opvolger zetten en deze vervolgens samen met alle belangrijke informatie overhandigen?

• Transport:

Het komt vaak voor dat u papieren documenten mee moet nemen. Als u bijvoorbeeld een presentatie geeft, wilt u graag alle relevante informatie op orde hebben. Ook voor klant- en externe afspraken heeft u bepaalde apparatuur nodig, bijvoorbeeld in de vorm van reclameflyers, brochures en bestelformulieren. Misschien heeft u binnenkort een beursbezoek of is het gewoon een teamvergadering die een paar kantoren verderop plaatsvindt? Als de documenten in een bureaumap worden bewaard, hoeft u zich niet door een wirwar aan papieren te worstelen. De documenten komen zonder knikken aan. De gesorteerde opslag zorgt bovendien voor een professionele en goede indruk.

• Optica:

Voor kunstenaars, ontwerpers en fotografen, maar ook voor ingenieurs en architecten kan een bureaumap ook dienen als een soort map voor het huisvesten, bewaren en niet in de laatste plaats presenteren van schetsen, ontwerpen, schetsen, bouwtekeningen en kleine kunstwerken op een visueel aantrekkelijke manier.< /p>

Welke tips zijn er voor een succesvolle organisatie met bureau-inrichtingen?

Om effectief met de mappen te kunnen werken en meerwaarde uit dit archiverings- of herindieningssysteem te halen, is het raadzaam om bij het gebruik ervan rekening te houden met een aantal aspecten. Wij hebben belangrijke praktische tips voor een succesvolle organisatie op een rij gezet:

• Ook al is de map nuttig, je moet hem niet te vol stoppen met papieren. Anders wordt het snel verwarrend, vooral als er verschillende documenten in de afzonderlijke compartimenten zitten.
• Als de mappen als vervolgsysteem moeten worden gebruikt, is discipline vereist. Sterker nog, ze bieden alleen meerwaarde als je elke dag gewetensvol controleert welke taken er nog gedaan moeten worden. Ook het regelmatig sorteren van documenten is essentieel.
• Om te voorkomen dat de documenten snel verloren gaan – omdat u ze bijvoorbeeld eerder of op een ander tijdstip nodig heeft dan oorspronkelijk de bedoeling was – kunt u het beste een overzicht creëren en dit regelmatig bijwerken. Deze lijst kunt u bijvoorbeeld opslaan in het eerste compartiment van de map.
• Kleine briefjes vinden uiteraard ook een plekje in de bureaumappen. Om te voorkomen dat het per ongeluk eruit glijdt, wordt echter groter papier in minimaal DIN A5-formaat aanbevolen.

Welke voordelen bieden bureaumappen?

Als u voor een bureaumap kiest, profiteert u van de volgende voordelen:

• Losse documenten kunnen gesorteerd en georganiseerd worden bewaard - bureaumappen zorgen voor orde op het werk, op school en in privéruimtes.
• Er zijn veel toepassingsgebieden voor de bureaumappen: ze kunnen worden gebruikt voor voorsortering, maar ook voor definitieve archivering, herinzending en als organisatiesysteem.
• De bediening is eenvoudig en spreekt voor zich, documenten worden snel gesorteerd zonder dat u ze eerst hoeft te perforeren en nieten.
• Dankzij de bestaande of individuele structuur heeft u altijd het overzicht en kunt u bestanden en documenten direct terugvinden.
• De documenten zitten veilig en goed beschermd in de map tegen kreuken en andere beschadigingen. Bureaumappen zijn daarom ook ideaal voor transport.
• Het stevige harde karton is robuust en duurzaam. Tegelijkertijd is het een milieuvriendelijk materiaal.
• Dankzij het rekbare ruggedeelte en dus het grote volume kan een bureaumap een verscheidenheid aan losse vellen en geniete documenten bevatten.
• Bureaumappen vormen een kosteneffectieve opslagoptie vergeleken met andere organisatiesystemen.
• Er is een grote keuze aan verschillende structuren, registers en kleuren voor de bureaumappen.

Het juiste product vinden: welke alternatieven zijn er voor bureaumappen?

De wereld van mappen en mappen is groot. Als u het optimale product niet in een bureaumap kunt vinden, heeft u een aantal alternatieven. Er zijn de volgende “gerelateerde” varianten, waarbij het papier niet hoeft te worden gearchiveerd of geponst:

• Signature map: Op het eerste gezicht lijken deze mappen erg op een bureaumap. Het verschil is dat er individuele pagina's/onderwerpen zijn, maar geen index en dus geen gelabelde tabbladen.
• Fächermappe: Zoals de naam al doet vermoeden, heeft dit type map ook individuele compartimenten. Deze zijn echter aan drie zijden gesloten, waardoor bij het openen een accordeoneffect ontstaat. Het is praktisch onmogelijk dat de afzonderlijke pagina's eruit glippen.
• Circulerende map: Circulerende mappen worden voornamelijk gebruikt om informatie en documenten door te sturen. De voorkant is bedrukt met een raster. De naam en afdeling van de volgende ontvanger moeten in de individuele vakjes worden ingevuld. In de regel is dit een eenvoudige map zonder meerdere vakken.
• Presentatiemap: Deze mappen dienen vooral representatieve doeleinden, waardoor ze altijd een bepaalde waarde hebben met stevig karton van hoge kwaliteit en een aantrekkelijke Have-optiek. Presentatiemappen hebben geen uniform uiterlijk.
• Applicatie- en certificaatmap: Deze mapvorm richt zich ook op waarde. Het is opgebouwd uit 2 of 3 delen, kan worden geopend en is ontworpen voor de aantrekkelijke presentatie van aanvraagdocumenten. Documenten worden op hun plaats gehouden door middel van klemrails of uitsparingen.
• Eckspannermappe: Trouw aan zijn naam, heeft deze map een elastische band die hem aan twee hoeken gesloten houdt. Documenten worden losjes in deze map opgeslagen; er is slechts één “compartiment” en niet meerdere pagina’s.
• Klemmmappe: Deze speciale map heeft meestal een robuuste plastic hoes met een metalen clip aan de binnenkant voor het vastklemmen van papieren.