Presentatiemappen

Advies over presentatiemappen – voor een goede eerste indruk

Op seminars en workshops, op beurzen en bij klantbezoeken, maar ook voor direct marketing per post bieden presentatiemappen een goede gelegenheid om u stijlvol en compact te presenteren. Belangrijke informatie, flyers en brochures vinden een overzichtelijke plek in een presentatiemap die interesse wekt en een goede eerste indruk geeft.

Wanneer loont het om presentatiemappen te gebruiken en wat zijn de voordelen? Wat kan ik in de mappen bewaren en welke variant is voor mij de juiste? Deze handleiding biedt basisinformatie over presentatiemappen en hun verschillende toepassingen. Ook krijg je praktische tips waar je op moet letten bij het kopen en hoe je de folders het beste kunt vullen met leven zodat de inhoud gegarandeerd onthouden wordt.

Wat zijn presentatiemappen?

Presentatiemappen zijn een geschikt medium om documenten compact samen te vatten, veilig op te bergen en op een aansprekende manier te presenteren. Het is een speciale vorm van een map die voornamelijk voor representatieve doeleinden wordt gebruikt en heeft daarom altijd een bepaalde waarde.

Hoe een presentatiemap er precies uit moet zien, is niet duidelijk gedefinieerd. De verschillen met andere maptypen, zoals applicatie- en aanbiedingsmappen, zijn dan ook marginaal. Zo zijn de presentatiemappen verkrijgbaar in verschillende formaten, kleuren, dessins en met verschillende kenmerken en variabele indelingen. Maatwerk is meestal op aanvraag mogelijk.

Waarom en wanneer worden presentatiemappen gebruikt?

Wat een verpakking met inpakpapier en strik is voor een cadeau, zijn presentatiemappen voor promotiemateriaal. Ze vervullen daarom naast informatieve doeleinden ook altijd representatieve doeleinden en helpen een professioneel statement te maken.

Mogelijke toepassingsgebieden zijn:

• Een bedrijf wil zijn eigen producten en/of diensten presenteren aan potentiële klanten en rechtstreeks namens zichzelf adverteren. De folders kunnen bijvoorbeeld worden uitgestald op beurzen, tentoonstellingen en evenementen, worden overhandigd bij een persoonlijke afspraak of per post naar geïnteresseerden worden verzonden.
• Na een presentatie of een projectpresentatie ontvangen collega's en leidinggevenden de presentatiemap met alle relevante informatie kort en aansprekend samengevat.
• Na een workshop, cursus en seminar kijken deelnemers uit naar een presentatiemap met alle relevante documenten die ervoor zorgen dat de inhoud onthouden wordt.
• Zelfstandigen en freelancers vullen de mappen bijvoorbeeld met werkvoorbeelden en trekken zo de aandacht om nieuwe opdrachten binnen te halen.
• Natuurlijk is het niet absoluut noodzakelijk om de hoogwaardige mappen alleen voor presentatiedoeleinden te gebruiken. Ook kun je er gemakkelijk documenten in opslaan, offertes samenstellen en gebruiken voor de aanvraag.

Wat hoort er in een presentatiemap?

Afbeeldingen, afbeeldingen, visitekaartjes of flyers - in een presentatiemap passen alle soorten documenten. Welke documenten erin worden geplaatst, hangt af van het betreffende toepassingsgebied en het beoogde gebruik, evenals van individuele behoeften en persoonlijke smaak. Ook de grootte, het formaat en de kenmerken van de mappen en de bijbehorende algemene voorwaarden voor een representatieve plaatsing van de documenten spelen een rol.

Een presentatiemap is in principe bedoeld om documenten op papier te bewaren: dit kunnen algemene folders, foto's en brochures zijn, maar ook productinformatiebladen, catalogi, jaarverslagen en visitekaartjes. Er is ook individueel geschreven papier, bijvoorbeeld een persoonlijke begeleidende brief op briefpapier, evenals afbeeldingen, schetsen, tabellen en andere informatie.

Bovendien kan een presentatiemap worden uitgerust met andere items, mits deze voldoende plat en klein genoeg zijn om in de zakken te passen. Zo kunnen opslagmedia als een USB-stick of een cd worden opgeborgen, maar ook promotionele artikelen als snoepjes, stickers en pennen komen goed tot hun recht in de mappen.

Wat zijn de voordelen van presentatiemappen?

Wie documenten op papier wil samenstellen, vindt in de presentatiemappen een geschikt analoog medium en profiteert van de volgende voordelen:

• Hoge kwaliteit: edel, mooi en stabiel - de presentatiemappen scoren met hun hoogwaardige design en laten een goede eerste indruk achter bij prospects, klanten, gasten en zakenpartners.
• Duidelijkheid: De belangrijkste documenten kunnen compact en overzichtelijk worden opgeborgen in een afbeeldingenmap. De platte map neemt bovendien weinig ruimte in beslag en past in elke aktetas.
• Besparingspotentieel Wilt u zelf gericht adverteren, investeer dan in de presentatiemappen, een relatief goedkope reclamemaatregel die slechts een paar euro kost. Heeft u meerdere mappen tegelijk nodig, dan profiteert u bij Otto Office van een aantrekkelijke staffelkorting.
• Flexibiliteit De presentatiemappen bieden alleen een mooi kader, hoe je de mappen vervolgens vult is aan jou. Met verschillende vakken, folies en opbergmogelijkheden bieden ze een hoge mate van variabiliteit voor flexibel gebruik.
• Bescherming: Brochures, flyers en dergelijke vinden een veilige plek in de mappen met de stabiele kaft, zodat kreuken absoluut niet ontstaan. Als de documenten ook achter of in folie verdwijnen, zijn ze ook beschermd tegen vuil en vocht.
• Maatwerk: Afhankelijk van de fabrikant kunnen de afbeeldingsmappen individueel worden bedrukt en worden ontworpen met uw eigen logo, de naam van het bedrijf, een afbeelding of een slogan.
• Keuze: De keuze qua vormgeving, kleur, formaat, formaat en uitrusting maakt de presentatiemappen tot een gevarieerd product voor verschillende ideeën, wensen en voorkeuren.

Welke soorten presentatiemappen zijn er?

Bij presentatiemappen heeft u de keuze tussen modellen van stevig karton met een papierdikte tussen 200 en 350 g/m² en die van stevig kunststof. Het duurzamere product is gemaakt van papier en scoort met een elegante uitstraling. Folders van karton met reliëf zijn van bijzonder hoge kwaliteit. De kunststof versies daarentegen zijn beduidend minder gevoelig: ze buigen niet zo gemakkelijk en vocht kan ze niet beschadigen. Met de juiste zorg kunt u de plastic mappen zelfs een tweede of derde keer gebruiken. Modellen van imitatieleer of leer zijn ongebruikelijk en bijzonder elegant.

Zoals gebruikelijk bij mappen en ordners, kunt u de presentatiemappen ook in verschillende formaten krijgen. Standaard zijn de mappen groot genoeg dat documenten in het standaard DIN A4 papierformaat er perfect in passen. Maar u kunt ook grotere modellen krijgen in DIN A3 en soms zelfs DIN A2 of DIN A1 formaat. Deze laatste worden bijvoorbeeld gebruikt voor kunstwerken of tekeningen en grafiek door architecten, ingenieurs en ontwerpers. Kleinere presentatiemappen in DIN A5-formaat zijn onder andere geschikt voor foto's en flyers en als de map ook in een handtas moet passen.

Als het om omvang gaat, speelt ook de breedte van de portefeuille een rol. Dit is relevant met betrekking tot het vulniveau. In bijzonder platte mappen met een vulhoogte van 1 mm passen maximaal vijf vellen. Moeten er nog meer documenten of bijvoorbeeld een dikkere brochure in worden opgeborgen, dan is een vulhoogte van 5 tot 10 mm ideaal. Bijzonder dikke presentatiemappen hebben een rugbreedte van 20 mm. Je kunt dan tot wel 160 vellen papier kwijt en dus zelfs een dun boek of een proefschrift in deze mappen.

Als het op kleur aankomt, is de keuze aan jou. En ook als een bepaalde kleurtoon niet beschikbaar is, is het mogelijk om deze individueel als custom made product te laten bedrukken. Welke kleur u kiest voor de presentatiemappen is vooral een kwestie van persoonlijke smaak en stijl. Ook is het optimaal als de bedrijfskleuren terugkomen in de folders. En als u een perfecte kleurharmonie wilt, kunt u uw outfit zelfs afstemmen op uw werkmateriaal.

Daarnaast hebben de verschillende kleuren ook een symbolisch karakter. Raadpleeg bij twijfel de volgende "eigenschappen":

• Wit: Witte mappen zien er netjes uit en maken een opgeruimde, gesorteerde en duidelijke indruk. Omdat wit ook neutraal is, past de kleur bij alle thema's en producten, maar het kan ook letterlijk een "kleurloze" indruk achterlaten.
• Zwart:
Zwarte presentatiemappen zien er krachtig en elegant uit en bieden een chique contrast met de ingestoken documenten, die hier het beste tot hun recht komen. Laag risico: zwart kan soms somber overkomen en de ondervloer een licht negatief tintje geven.
• Grijs: Grijze presentatiemappen, die door veel bedrijven worden gekozen, bijvoorbeeld in de verzekerings- en financiële sector, zien er professioneel, elegant en neutraal uit.
• Rood: Deze signaalkleur staat voor aandacht. U wilt iets duidelijk aangeven en aandacht krijgen. "Gevoelige" onderwerpen zijn hier niet op hun plaats.
• Geel: Gele mappen stralen geluk en optimisme uit en springen in het oog met hun glans. Een klein nadeel: de opvallende kleur kan voor conservatieve bedrijven en "serieuze" producten iets te fel overkomen.
• Groen: De kleur van hoop zorgt voor een frisse en natuurlijke uitstraling. Als u duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan, kunt u dit al overbrengen met de kleur. Aangezien groen ook staat voor groei, is de tint ideaal om te wijzen op kansen voor uitbreiding en hoge winsten.
• Blauw: Competentie, ernst en loyaliteit worden gesignaleerd wanneer u uw belangrijke documenten in een blauwe map stopt en deze overhandigt aan potentiële klanten.
• Bruin: bruine mappen zijn een beetje uit de mode. Maar dat kan een goede reden zijn om voor deze kleur te kiezen - folders in bruin zijn zeldzaam en springen daarom zeker weer in het oog.
• Transparant: als je kiest voor een transparante map, heb je niets te verbergen. Aan de buitenkant kun je immers zien wat erin zit. Het risico bestaat echter dat er een rommelige en ongeorganiseerde indruk ontstaat.

Naast kleur, formaat en materiaal verschillen de mappen ook qua uitrusting: of een clipstrip ideaal is, een vak voor visitekaartjes vereist is of dat de papieren in een folie moeten worden geschoven, hangt in wezen af van behoeften en smaak . Hoe een presentatiemap is uitgerust verschilt per model. Dit zijn de belangrijkste kenmerken:

• Documentenhouder: Om ervoor te zorgen dat de documenten niet los in de map liggen en er eventueel uit glijden, zijn er verschillende manieren om ze op hun plaats te houden. Een populaire en eenvoudige oplossing zijn de flappen. Als alternatief zijn klemrails mogelijk, terwijl een vast bevestigingsmechanisme of ordnerkleppen minder gebruikelijk zijn.
• Sluiten: Veel presentatiemappen zijn gewoon gesloten. Maar er zijn ook modellen die afgesloten kunnen worden met een elastiekje, een bandje of een magneet.
• Sleuven voor visitekaartjes: Visitekaartjes kunnen meestal op een prominente plaats via sleuven worden vastgeklemd en indien nodig snel worden verwijderd. Geïnteresseerden en klanten hebben de contactgegevens direct bij de hand.
• Inzetvak: Sommige mappen hebben een speciaal vak voor smalle voorwerpen zoals cd's of sticks. Deze bestaat vaak uit transparante folie, maar er zijn ook zakjes van karton. Op de voorkant zijn soms ook zichtbare zakken te vinden.
• Formaat: Naast de gebruikelijke 2-delige mappen krijg je ook 3-delige modellen die aan drie zijden dubbel vouwbaar zijn en meer ruimte bieden voor een overzichtelijke presentatie.
>
• Maatwerk: Als u specifieke ideeën heeft over de vormgeving en kenmerken van een presentatiemap, kunt u deze laten personaliseren zodat deze bedrukt wordt met bijvoorbeeld een bedrijfslogo. Als je inspiratie nodig hebt, heb je vaak de mogelijkheid om sjablonen als richtlijn te gebruiken en deze vervolgens aan te passen.

Hoe richt ik een presentatiemap op de juiste manier in?

Een presentatiemap vullen met leven is altijd een heel individuele zaak, afhankelijk van wat je wilt presenteren, wie je wilt bereiken en wat je intentie is. Toch zijn er enkele algemene tips waar u op moet letten bij het vullen van de mappen, zodat ze goed worden ontvangen en onthouden.

• Om de aandacht van de lezer te trekken, moet de titelpagina een blikvanger zijn en hen aanmoedigen om de pagina om te slaan.
• De informatie is goed gedoseerd en overdondert de kijker niet. In plaats van lange tekstblokken wordt de informatie weergegeven in opsommingstekens en gevisualiseerd met afbeeldingen, schetsen, tabellen en foto's.
• Alle documenten hebben een uniforme vormgeving, bijvoorbeeld met het bedrijfslogo, hetzelfde lettertype en dezelfde grootte en kleur om een samenhangende totaalindruk te creëren.
• Als de presentatiemap meerdere pagina's bevat, is een korte samenvatting op de eerste pagina de moeite waard.
• In elke goede presentatiemap vinden geïnteresseerden snel en in één oogopslag de belangrijke contactgegevens met contactpersoon, e-mail en telefoonnummer. Een visitekaartje plaatsen is nu een goede optie.
• Een presentatiemap wordt alleen in perfecte staat overhandigd. Kreukels, vetvlekken en een onvolledige map zijn dus een absolute no-go.

Bestelmap & aanbiedingsmap: Wat zijn de verschillen?

Naast de presentatiemappen zijn er diverse andere soorten mappen - deze verschillen minder qua uiterlijk dan qua gebruik. Zo koopt u bijvoorbeeld gemakkelijk een presentatiemap en gebruikt u deze vervolgens als aanbiedings- of sollicitatiemap. Dit zijn de meest voorkomende mappen:

• Aanbiedingsmappen: Waar het bij de presentatiemappen om de eerste indruk gaat, gaan de aanbiedingsmappen een stap verder. Geïnteresseerden ontvangen voor bepaalde producten en diensten een concreet aanbod inclusief de prijzen.
• Beursmappen: Beursmappen bevatten algemene gegevens en informatie over een bedrijf dat zich presenteert op een beurs of tentoonstelling en de folders hier uitdeelt aan geïnteresseerden.
• Perskits: Deze kits bevatten relevante informatie over een bedrijf en/of actuele aankondigingen en ideeën. Deze worden meestal tijdens een persconferentie exclusief aan journalisten uitgedeeld voor hun berichtgeving.
• Applicatiemappen: In tegenstelling tot presentatie- en aanbiedingsmappen worden applicatiemappen meestal niet in grote aantallen besteld. Ze worden gebruikt door mensen die solliciteren naar een baan in een bedrijf - elke map moet daarom uniek zijn.
• Verzamelmappen: Deze mappen zijn voor interne en minder representatieve doeleinden en hebben een relatief grote vulhoogte, zodat meerdere documenten kunnen er netjes in worden opgeborgen en collectief worden neergezet.

Welke andere mappen zijn er?

Naast de mappen, die vooral verschillen van de presentatiemappen in het gebruik, zijn er ook mappen die op het eerste gezicht duidelijke verschillen vertonen. Deze omvatten:

• Hoekmappen: Deze eenvoudige vorm van map is te herkennen aan de elastische band waarmee hij gesloten kan worden.
• Mappen: Visueel doen deze mappen een beetje denken aan een aktetas: wanneer je ze opent, gaan verschillende compartimenten open als een waaier.
• Signature-mappen: Deze signatuur- en circulatiemappen met de bredere rug kenmerken zich door meerdere pagina's die afzonderlijk kunnen worden omgeslagen.< /li>
• Certificaatmappen: Dit zijn documentmappen met een bijzonder dikke en stabiele omslag.
• Mappen: Mappen waarin de afzonderlijke pagina's een register hebben, zijn geschikt voor gesorteerde archivering en opslag. Dankzij de opvallende tabbladen, die individueel kunnen worden gelabeld, kunt u snel de documenten vinden die u hebt opgeslagen.