Klasseren

Multi-faceted en uitgebreide volgorde

Er bestaat geen twijfel over dat ondanks de toenemende mechanisatie van het dagelijkse kantoorleven, niet-elektronisch materiaal in veel gevallen de neiging heeft om toe te nemen. De organisatie van een kantoor is dus niet alleen een kwestie van esthetiek, maar ook noodzakelijk om de operationele processen optimaal te laten functioneren. De organisatie van een kantoor moet dus onvermijdelijk veelzijdig zijn om structuren in het hele systeem te brengen. Gelukkig, met:

• binders,
• hangende bestanden,
• kaarten,
• glue
• transparante dekkingen,
• punch en nieten,
• binders
• mappen,
• registreer,
• ringbanden en,
• baliesaccessoires.

alle artikelen die beschikbaar zijn om de kantoororganisatie onder controle te krijgen. Natuurlijk is de technologie ook niet geheel vrijblijvend, zoals het onderwerp media opbergsystemen bewijst.

Om de geheimen van de psychologie van de orde tot op de bodem uit te zoeken, lijkt het heel nuttig om door een wetenschappelijke bril naar het onderwerp orde te kijken. In dit verband moet de kantoororganisatie in de zin van de algemene administratie worden gescheiden van de gebieden die centraal verbonden zijn met de eigenlijke activiteit. Veel gebieden kunnen en zullen elkaar overlappen. Dit kan eenvoudig worden geïllustreerd aan de hand van het voorbeeld van een klein ambachtelijk bedrijf. De sortering gebeurt in het administratieve gedeelte, waar de bestellingen, de ontvangstbewijzen, de leveringsbonnen, de facturen en de aanmaningen worden behandeld. Maar ook het sorteren helpt de vakman om de hoogst mogelijke efficiëntie op zijn werkplek te bereiken. DIN A4-mappen kunnen worden gebruikt voor getekende sjablonen, maar ook voor de tijdelijke opslag van factuurtransacties of de archivering van bedrijfspapieren. In principe bestaat er in die zin enerzijds een product of een dienst en anderzijds de administratieve ruimte rond dit product. Dit omvat ook urenstaten, inkomstenbelastingbonnen, autobrieven, huurcontracten, enz. Zelfs degenen die een kleine hoeveelheid administratief werk te doen hebben in de praktijk zullen nauwelijks een indruk krijgen van de veelzijdigheid en complexiteit van de administratie. Een bijzonder aspect is ook dat veel onderdelen van de kantoororganisatie met elkaar verweven zijn. Het organiseren vereist vaak creatieve topprestaties bij het uitvoeren van taken.

Praktisch en aantrekkelijk

Op de eerste plaats staat de organisatie van het kantoor natuurlijk in het teken van de organisatie van de bedrijfsprocessen. Het is daarom noodzakelijkerwijs praktisch georiënteerd. Uiteindelijk is er geen reden om de kantoororganisatie in de eerste plaats ondergeschikt te maken aan de visuele aspecten. Als de bedieningsprocedures echter al netjes in de ware zin van het woord zijn gerangschikt door de bijbehorende apparatuur, van de houder voor stempels tot aan de wandkast, heeft de esthetiek nog steeds inspraak. Dit geldt niet alleen als klanten ook de kantoorruimtes bezoeken en zo een kijkje kunnen nemen in de toegepaste kantoororganisatie. Zeker, dit brengt altijd het gevaar met zich mee van een overhaaste evaluatie.

Maar het oog van de arbeider eet als het ware ook. Een visueel aantrekkelijke opdracht geeft de kantoororganisatie de laatste hand. Haptiek kan hier ook belangrijk zijn. Mappen met een hoogwaardige presentatie en solide mechaniek worden vaak met aanzienlijk meer respect behandeld. Als alles alleen maar goedkoop lijkt, is de afhandeling van de archiefsystemen vaak onaangenaam. Gammele kaart index dozen van de grijpdoos zijn niet erg behulpzaam.

Wat gebeurt er met het bestand?

Psychologie werd genoemd. De industriële psychologie is nog een relatief jonge discipline, maar levert een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van de werksfeer en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Bestanden, d.w.z. processen zoals bestellingen, facturen, etc., passeren verschillende filters, die voortdurend nieuwe classificaties in de zin van bestellen opleveren. Sommige processen komen alleen tot rust in de archiveren, andere alleen in de vuilnisbak. Een goed doordacht en bewezen systeem zorgt ervoor dat de dossiers te allen tijde goed worden behandeld. Waar, aan de andere kant, administratie een noodzakelijk kwaad is, sluipen lusteloosheid en uiteindelijk fouten binnen.