Een eeuwig probleem bij het archief is het optimale plaatsgebruik. Hoe meer een archief zich ontwikkeld, hoe verschillend de plaatsbehoefte wordt van de werkprocessen. Oudere dossiers kan men nauwelijks nog in een hangtas archiveren. jongere dossiers raakt men in een verzamelhangmap bijna kwijt. De stevige bodem van een verzamelhangmap neemt afhankelijk van uitvoering, tot wel 6 cm ruimte in. Deze ruimte moet men benutten om te voorkomen dat in het kantoor uiteindelijk geen aanbouwkastensystemen, kasten en hangmappensystemen staan die alleen maar uit lucht bestaan. Hier komen inlegmappen goed van pas om de enkele dossiers in de verzamelhangmappen overzichtelijk onder te brengen. De inlegmappen zijn betrouwbaar en hebben praktisch dezelfde klasseer- en markeermogelijkheden als de verzamelhangmappen, - tassen en - mappen. Zo kan een verzamelhangmap één dossier of gelijk meerdere aktes opnemen. Soms is het ook zinvol om een map naar verschillende thema´s op te splitsen om de administratieve voorgang te optimaliseren. Wanneer slechts een deel van de stukken nodig is, hoeft men slechts de betreffende inlegmap uit de map te halen. Men hoeft niet gelijk de gehele voortgang erbij te pakken. Dat belast het lichaam minder en bespaart ook plaats op uw bureau.
De inlegmappen van Leitz volgen het principe van andere kantoorartikelen dat eventueel een eigen oplossing kan bieden. Dat ziet men bijvoorbeeld in de categorie bedrijfsformulieren. Zo zijn er insteekmappen met een uitstekende rugzijde, met uitstekende tabs of met perforatie. Inlegmappen van kraftkarton worden aangeboden met een papierdikte van 180 tot 200 g/m² terwijl natronkarton met 250 g/m² nog duidelijk stabieler is.
