Briefablagen

Ratgeber Briefablagen – das Ablage- und Ordnungssystem für den Schreibtisch

Zur Aufbewahrung von Briefen, Dokumenten und anderen Schriftstücken sind Briefablagen im wahren Wortsinn offen. Das praktische Ablage- und Organisationssystem für den Schreibtisch bietet einen ordentlichen und sortierten Platz für Unterlagen aller Art in griffbereiter Nähe.

Wann lohnen sich Briefablagen und welche Vorteile bieten sie? Welche Varianten gibt es, wie kann ich die Ablagefächer beschriften und für welches Material sollte ich mich entscheiden? In diesem Ratgeber haben wir alle wichtigen Informationen sowie praktische Tipps rund um die Briefablagen zusammengestellt, um Ihnen die Kaufentscheidung etwas zu erleichtern.

Was ist eine Briefablage?

Briefablagen bieten eine praktische Ablagemöglichkeit für Unterlagen und Dokumente. Man findet sie vorzugsweise auf dem Schreibtisch, um Briefe, Rechnungen und Co. schnell abzulegen und bei Bedarf direkt wieder griffbereit zu haben. Die Ablageboxen haben ein geringes Eigengewicht und sind daher gut zu transportieren. Gleichzeitig erweisen sie sich als sehr robust und stabil.

Das Design der Briefablagen ist schlicht, funktional und einheitlich mit einer flachen, rechteckigen Form und mit drei erhöhten Seiten. Diese halten die Papiere an Ort und Stelle und bieten die Möglichkeit, eine weitere Ablage obenauf zu platzieren. Briefablagen sind nämlich (in beinahe beliebiger Anzahl) stapelbar, sodass sie nicht nur einer strukturierte, sondern auch eine platzsparende Lösung für die Organisation auf dem Schreibtisch bieten.

Dank eines integrierten Greifausschnitts können Dokumente auch in die unteren Ablageboxen unkompliziert hineingelegt und wieder entnommen werden, ohne die anderen Fächer erst anheben zu müssen. Um den Überblick zu behalten, gibt es eine kleine Fläche im vorderen Bereich, auf der sie die Box entsprechend beschriften können.

Wann sind Briefablagen sinnvoll?

Viele Menschen kennen diese Situation aus dem stressigen Büroalltag: Bei einem Haufen Arbeit schaffen wir es nicht, alle Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und alles zum Ende zu bringen. Dementsprechend werden die relevanten Unterlagen zwar ausgedruckt, sie bleiben jedoch erst einmal auf dem Schreibtisch liegen. Hinzu kommen Briefe, die zwar gelesen, aber noch nicht beantwortet wurden und Rechnungen, die ebenfalls erst zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt werden sollen. Damit die Unterlagen nun nicht kreuz und quer verteilt auf dem Schreibtisch liegenbleiben und Sie den Überblick verlieren, sind Briefablagen jetzt eine praktische Sache.

Diese Situation ist nur ein Beispiel dafür, wofür und wann die Briefablagen sinnvoll sind. Grundsätzlich finden die Ablagefächer überall dort einen praktischen und nützlichen Verwendungszweck, wo regelmäßig Briefe, Belege, Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen in Papierform anfallen. Die Ablagen sorgen dabei für Ordnung und schaffen einen aufgeräumten Eindruck. Sie verbessern zudem den Workflow und erhöhen die Konzentration, da keine Unterlagen lose verteilt herumliegen und von der Arbeit ablenken. Dokumentenablagen findet man besonders häufig in Büros im gewerblichen Bereich. Aber auch im privaten Arbeitszimmer können sie ein hilfreiches Ordnungssystem darstellen, im Kinder- und Jugendzimmer die Organisation der Hausaufgaben erleichtern.

Die Briefablagen bieten sich dabei vorzugsweise als Zwischenablage an. Einen Platz darin finden die Papierdokumente vor allem dann, wenn sie noch den Status unerledigt haben oder auf ihre finale Ablage warten. Spätestens dann, wenn der Ablagekorb (fast) voll ist oder schon überquillt, ist es Zeit, die Papiere zu bearbeiten oder in Aktenordnern oder Archivboxen in Schränken oder Regalen zu verstauen. Oder Sie entsorgen das eine oder andere Dokument einfach in der „Ablage P“?

Welche Vorteile hat eine Briefablage?

Es gibt viele gute Gründe, warum es eine gute Idee ist, den Schreibtisch mit einer Briefablage auszustatten. Das sind die Vorteile im Überblick:

• Funktionalität: In die Ablageboxen passen Papier-Unterlagen aller Art auch in größerer Anzahl. Sie sind schnell abgelegt und mit einem Handgriff wieder entnommen.
• Struktur: Dank der Briefablagen wirkt der Schreibtisch direkt aufgeräumt. Wer mehrere Fächer nutzt, schafft zudem Struktur in der Ablage. Sind die Boxen mit Etiketten beschriftet, behalten Sie garantiert den Überblick.
• platzsparende Ablage: Da sich die Fächer beinahe unbegrenzt nach oben stapeln lassen, nehmen sie auf dem Schreibtisch nicht viel Platz ein und passen zudem gut in eine Ecke des Tisches.
• Stabilität: Briefablagen sind meist aus Kunststoff oder Metall – Materialien, die sich als stabil und robust erweisen. Sie erhalten dementsprechend ein langlebiges Produkt, dass auch mal einen raueren Umgang verzeiht.
• schneller Zugriff: Wer Briefablagen nutzt, findet ohne lange Sucherei schnell die Unterlagen, die er benötigt.
• Schutz: Wichtige Briefe und Dokumente finden in den Ablagefächern einen sicheren Platz. Das Risiko vor Beschädigungen ist hier ungleich geringer, als wenn die Papiere einfach auf dem Schreibtisch herumliegen.
• schlichtes Design: In ihrem unauffälligen Look passen sich die Briefablagen dem Stil des Büros und Schreibtisches an und sind daher eigentlich immer eine gute Wahl.
• geringes Gewicht: Die einzelnen Boxen wiegen nicht viel. Selbst im beladenen Zustand lassen sie sich daher bei Bedarf ohne große Anstrengung von A nach B transportieren.
• Pflegeleichtigkeit: Dank ihrer glatten Oberfläche aus Kunststoff oder Metall sind kleinere und größere Verschmutzungen schnell entfernt. In der Regel reicht dafür bereits ein feuchtes Tuch, aber auch Reinigungsmittel können den Briefablagen nichts anhaben.
• geringer Preis: Die praktischen Boxen sind im Vergleich zu anderen Ablagesystemen sehr günstig. Wer gleich mehrere Briefablagen kauft, erhält sogar häufig noch einen Mengenrabatt.

Aus welchem Material sind die Briefablagen?

Die Ablageboxen erhalten Sie in verschiedenen Materialien. Zur Auswahl stehen:

• Kunststoff: Die beliebten und am häufigsten nachgefragten Standardmodelle der Briefablagen sind zu 100 Prozent aus Kunststoff und in verschiedenen Farben erhältlich. Sie punkten mit einem günstigen Preis sowie einer stabilen und gleichzeitig robusten Verarbeitung. Eine Sonderform sind die glasähnlichen, transparenten Kunststoff-Ablagen aus Acryl.
• Metall: Ablagen aus Metall haben häufig eine Gitter-Optik. Die Drahtkörbe sehen optisch ansprechend aus und punkten mit ähnlichen Eigenschaften wie die Kunststoff-Modelle, sind meist aber sogar noch stabiler.
• Holz: Besonders wertig wirken Briefablagen aus Holz, die gut zu einer klassischen Büroeinrichtung passen. Die Holzvarianten gibt es naturbelassen, gebeizt oder lackiert. Sie wiegen etwas mehr als die Ablagekörbe aus Kunststoff.
• weitere Materialien: Wer ein besonderes Produkt sucht, das sich auch optisch abhebt, der kann auf Briefablagen aus Hartpappe, Bambus, Stahl oder Recycling-Materialien zurückgreifen.

Welche Varianten gibt es bei den Briefablagen?

Die Briefablagen unterscheiden sich (neben dem Material) zudem im Hinblick auf die Stapelbarkeit, die Größe, die Farben und das Beschriftungsfeld. Im Folgenden geht der Ratgeber auf die jeweiligen Varianten näher ein:

Briefablagen können Sie problemlos jeweils an den beiden Seitenwänden übereinanderstapeln, sodass der Platz auf dem Schreibtisch sinnvoll in die Höhe (und nicht horizontal) genutzt wird. Ob Sie dabei drei, vier, sechs oder noch mehr Boxen stapeln wollen, hängt vor allem davon ab, was Sie darin alles unterbringen möchten. Damit die einzelnen Boxen wirklich genau aufeinanderpassen, wählt man bestenfalls Modelle von einem Hersteller der gleichen Serie.

Dank des sogenannten Greifausschnitts ist ein Zugriff auf die unteren Fächer und deren Inhalt problemlos möglich. Alternativ oder ergänzend werden die Kästen versetzt so gestapelt, dass jeweils nach oben noch ein Teil offen bleibt, was die Entnahme der Papiere erleichtert.

Neben den stapelbaren Modellen gibt es auch fixe Ablageboxen, die als Mehrkorb-Gestell über einen Rahmen bereits fest miteinanderverbunden sind. Teilweise lassen sich die Fächer hierbei einzeln herausziehen. Varianten sind zudem sogenannte Schwenkflügler-Ablagen sowie Boxen, in denen die Unterlagen stehend einsortiert werden.

Briefablagen sind in verschiedenen Größen erhältlich. Die meisten haben ein Flächenmaß passend zum Standard-Papierformat DIN A4. Damit die Dokumente locker hineinpassen und es keine Knicke gibt, sind die Innenmaße in der Regel wenige Zentimeter größer als 30 x 21 cm. Es gibt zudem Boxen für größere Papierformate sowie kleinere Modelle, in die zum Beispiel Umschläge und Notizzettel passen und die entsprechend nur wenig Platz am Arbeitsplatz einnehmen. In der Regel werden die Fächer im Hochformat mit der Öffnung auf der kurzen Seite angeboten, seltener ist das Querformat.

Im Hinblick auf die Größe spielt zudem die Höhe der Briefablagen eine wichtige Rolle: Diese entscheidet schließlich, wie viele Papiere hineinpassen. Standardmäßig ist ein Ablagefach zwischen circa 5,5 und 6,5 cm hoch. Bei Bedarf können Sie auf schmalere Modelle zurückgreifen: Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn man für eine strukturierte Sortierung besonders viele Boxen übereinanderstapeln möchte und in den einzelnen Fächern nur wenige Zettel abgelegt werden sollen. In besonders hohe Modelle mit bis zu 10 cm Höhe passen sogar dickere, zusammengeheftete Dokumentenstapel. Auch Hefter und Mappen sind darin gut aufgehoben.

Ob grün, gelb, blau oder rot – Briefablagen gibt es in verschiedenen Farben. Nachgefragt sind dabei vor allem die dezenten Modelle in Schwarz, Weiß oder Grau. Einige Hersteller bieten eine große Auswahl an Farben an, während andere nur ein begrenztes Farbangebot haben. Die Metallboxen sind in der Regel silberfarben, die Ablagen aus Acryl dagegen transparent. Auf welche Farbe die Wahl fällt, hängt natürlich auch vom Einrichtungsstil und vom persönlichen Geschmack ab.

Zusätzlich können unterschiedliche Farben einen wichtigen optischen Teil zur Strukturierung der Ablage und damit verbunden zur Übersicht beitragen. So lassen sich beispielsweise verschieden farbige Boxen unterschiedlichen Themen zuordnen.

Zur Beschriftung der Fächer gibt es an der Frontseite auf einer Seite ein kleines Beschriftungsfeld. Hier ist Platz für Ihre individuellen Beschriftungen, damit bereits von außen auf den ersten Blick deutlich zu erkennen ist, ob sich darin „Rechnungen“ oder der „Posteingang“ befindet. Besonders schnell geht es mit einem Textmarker. Dieser schreibt aber entweder permanent, sodass eine nachträgliche Änderung nicht mehr möglich ist oder aber die Schrift verschmiert, sobald man mit den Händen daran gelangt. Ein selbstklebendes Etikett ist hier wahrscheinlich die sauberere Lösung.

Wer sich nicht dauerhaft festlegen will, welche Unterlagen einen Platz in der Briefablage finden, und gleichzeitig nach einer ordentlichen Lösung sucht, der findet mit Beschriftungsschildern eine gute Möglichkeit zur Kennzeichnung. Diese lassen sich mit kleinen Clips oder mit einer anderen Halterung am Beschriftungsfeld befestigen und bei Bedarf einfach neu beschriften beziehungsweise austauschen.

Können Briefablagen auch für andere Dinge als Papier verwendet werden?

In erster Linie dienen Briefablagen ihrer Bezeichnung entsprechend zur Ablage und Organisation von Dokumenten aus Papier. In Stein gemeißelt ist das aber nicht. Natürlich können Sie die Ablagekörbe auch für andere Gegenstände verwenden. Größenmäßig ideal sind sie zum Beispiel für Folien oder Kunststoff-Schnellhefter, aber auch andere Dinge, wie Stifte, Büroklammern, Klebestifte, Scheren und andere Büroutensilien, passen hinein. Alternativ sind die Boxen zur Aufbewahrung von Werkzeugen sowie Schrauben, Dübeln und Co. in der Werkstatt geeignet. Im Kinderzimmer finden darin kleinere Spielzeuge einen geordneten Platz, sogar Kosmetikartikel lassen sich in den flachen Boxen unterbringen. Grundsätzlich sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt, sofern die Gegenstände nicht zu groß und sperrig für die Briefablagen sind.

Wann ist die Verwendung von Briefablagen nicht empfehlenswert?

Für die schnelle und unkomplizierte Ablage sind Briefablagen mit ihrem schlichten Design ideal. Unter bestimmten Voraussetzungen stellen sie jedoch nicht die perfekte Lösung dar. Das sind die Nachteile:

• Unordnung: Briefablagen sind nur dann sinnvoll, wenn die Unterlagen darin nicht dauerhaft untergebracht werden sollen. Räumt man die Fächer nicht regelmäßig auf, wirkt die Ablage schnell unordentlich.
• Zeitaufwand: Liegen die einzelnen Papiere und Zettel unsortiert in den Briefablagen, kann man schnell den Überblick verlieren. Es kostet jetzt zudem Zeit, ein bestimmtes Dokument wiederzufinden.
• Verschmutzung: Die Briefe liegen offen in den Briefablagen, sodass sich hier mit der Zeit eine dickere Staubschicht bilden kann – und das sieht wenig ansehnlich aus.
• Verlustrisiko: Die Dokumente liegen in der Regel lose in den Ablageboxen und können demnach schneller verlorengehen, als wenn man sie in einem Ordner abheftet.

Wie wähle ich die richtige Briefablage für meine Bedürfnisse aus?

Um die passenden Briefablagen für den jeweiligen Bedarf zu finden, lohnt es sich, folgende Überlegungen anstellen:

• Größe: Ist der Ablagebereich groß genug, damit das gewünschte Papierformat darin problemlos einen Platz findet?
• Höhe: Möchte ich komplette Mappen in den Boxen unterbringen oder ist es wichtiger, möglichst wenig Platz nach oben zu beanspruchen?
• Material: Sollen es Kunststoffboxen zu einem günstigen Preis und hoher Funktionalität sein? Oder sind mir Briefablagen mit längerer Lebensdauer und wertigerer Optik aus Acryl oder Metall lieber?
• Stapelbarkeit: Möchte ich flexibel sein und meine Briefablage bei Bedarf ergänzen, ohne dabei zusätzlichen Platz zu benötigen?
• Anzahl: Wie viele Fächer brauche ich, um den Überblick bei meiner Ablage zu behalten? Kann ich Kosten sparen, wenn ich mehrere in einem Pack und eventuell sogar zum Vorteilspreis bestelle?
• Stil und Farbe: Ist es mir wichtig, dass die Boxen zum Stil und zur Farbe der Einrichtung passen oder möchte ich verschiedene Farben nutzen, um meine Ablage zu organisieren?

Welche praktischen Tipps gibt es für die organisierte Ablage?

Damit die Ablage besonders übersichtlich wird und das Ordnungssystem die Arbeit erleichtert, können folgende Tipps (je nach Verwendungszweck) hilfreich sein.

• Postfach: Wer die Körbe tatsächlich als Ablage für Briefe nutzt, der kann sie nach „Posteingang“ und nach „Postausgang“ sortieren. In Letzterem befindet sich die Korrespondenz, die noch verschickt werden muss, der Posteingangskorb enthält die noch ungeöffnete Post.
• Ampel: Mit entsprechender farblicher Markierung gestaltet sich die Ablage besonders einfach: So befinden sich beispielsweise in dem roten Fach sämtliche Unterlagen, die dringend erledigt werden müssen. Das gelbe Fach weist auf Aufgaben hin, noch zu bearbeiten sind, die Zeit jedoch nicht drängt. Im grünen Fach finden sich sämtliche Unterlagen, die bereits erledigt sind.
• Themen: Rechnungen, Verträge, Bestätigungen, Bestellungen, Werbung – je nach Aufgabenbereich macht eine thematische Gliederung mit entsprechender Beschriftung bei den Ablageboxen Sinn.
• Aufräumen: Wer die Ablagefächern regelmäßig nutzt, der weiß, dass diese irgendwann ihre Aufnahmekapazität erreicht haben und schlicht und einfach voll sind. Sollen nun nicht alle Dokumente im Müll landen, dann muss die Briefablage irgendwann aufgeräumt, sortiert und bestenfalls final (zum Beispiel in Aktenordnern) abgelegt werden. Tipp: Spätestens dann, wenn die Körbe zu 80 Prozent gefüllt sind, ist es Zeit für die Büroablage.

Was ist der Unterschied zu einem Briefständer?

Für die Ablage können Sie alternativ einen Briefständer verwenden. Anders als bei den Briefablagen werden die Briefe hierbei jedoch nicht abgelegt, sondern man stellt sie aufrecht hin. Aufgrund ihrer kompakten Größe eignen sich die Briefständer weniger für ein größeres Papieraufkommen, sie sind zudem eher für kleinere Dokumente, zum Beispiele Briefe im Kuvert, geeignet. Briefständer erfüllen darüber hinaus auch einen dekorativen Zweck.