Verallgemeinert ausgedrückt ähnelt die Aufgabe des Scanners der einer Kamera. Scanner dienen aber speziell der Datenerfassung und der Digitalisierung von Daten. So können mit Scannern beispielsweise Bücher eingescannt und die Texte (und sonstigen Inhalte) der digitalen Bearbeitung zugeführt werden. Ein typischer Einsatz wäre es etwa, wenn ein Unternehmen alte Geschäftsunterlagen digital archiviert, damit die Information der Ordner ebenso wie aktuelle Geschäftsvorgänge dem Zugriff zur Verfügung stellen. So können Scanner beispielsweise helfen, frühere Kundenadressen ins System einzuspeichern. Eine vergleichbare Vorgehensweise wäre das Digitalisieren von analogen Fotos oder Dias. Spezielle Scanner arbeiten sich wie ein Diaprojektor durch die Diamagazine und erzeugen elektronische Bilddateien, die im PC auf der Festplatte oder auf anderen Speichersystemen abgelegt werden. Hier zeigt sich ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung. Wenn Kollegen von der Weihnachtsfeier 1977 noch Fotos haben möchten, können sie im digitalen Archiv aufgerufen und ausgedruckt werden.
Wie so viele andere technische Geräte zeigen sich auch Scanner in sehr unterschiedlicher Form:
Darüber hinaus gibt es natürlich noch zahlreiche Scanner, die für bestimmte Aufgaben entwickelt wurden. Dazu könnte man etwa die bereits aufgelisteten Funkscanner oder Körperscanner zählen. So gibt es beispielsweise Geräte, die den Straßenverkehr scannen. Demnach kann man grob sagen, sind Scanner alle Geräte, die irgendetwas erfassen und dies in digitale Daten übertragen können. Meist muss der Scanner mit einer bestimmten Software und (darstellenden) Hardware kombiniert werden, damit die Messdaten auswertbar sind.
Die Schwierigkeit für den Scanner besteht darin, wenn er nicht nur ein Bild komplett aufnehmen soll, sondern konkrete Teile des Bildes zu digitalisieren sind. Das ist etwa beim Einscannen von Text der Fall. Denn beim Scannen des Textes bereitet schon die Schriftart ein Problem. Spezialisierte Scanner sind hier im Vorteil und können die Aufgaben schneller und zuverlässiger verrichten. Dazu zählen etwa Dokumentenscanner und Visitenkartenscanner. Gute Visitenkartenscanner lesen tatsächlich den Content der Visitenkarten ein, während einfache Billigscanner schon an den Spiegelungen der Ausweishüllen scheitern können. Normale DIN A4 Scanner wurden ein wenig von den Multifunktionsgeräten zurückgedrängt. Wo aber nicht pausenlos kopiert wird, sondern wirklich eingescannt werden soll, sind Scanner meist leistungsfähiger und belastbarer.
Manchmal sagt jemand, der etwa in einer unbekannten Fußgängerzone nach einer Eisdiele sucht, er müsse mal eben die Gegend scannen und meint damit, sich umzuschauen. Im Grundprinzip ist hier das Scannen durchaus beschrieben. Ebenso könnte jemand bei Arbeitsbeginn zunächst die Lage der Ablage "scannen", um festzustellen, ob er sich sogleich der Aufarbeitung der Aufträge in der Ablageboxen widmet oder ob noch ein wenig Small-Talk mit der netten Kollegin möglich ist.
Vom Prinzip her könnte man einen Scanner sehr einfach produzieren. Man stelle sich eine Hofzufahrt vor, auf der nachts Katzen herumlaufen. Man kann die Masse der Bewegung dadurch erfassen, dass man einen Bewegungsmelder mit einem Aufzeichnungsgerät verbindet. Dafür reicht ein Drucker, der derart von einer Software geschaltet wird, dass er bei jeder erfassten Katze ein Zeichen druckt. Dadurch könnte man erfahren, wie stark die Hofeinfahrt des Nachts frequentiert wird.
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