Wir kennen sie in Naturbraun und in Weiß. Typisch ist zudem ihre rechteckige Form, ihre Öffnung auf der schmalen Seite sowie ihr flaches Erscheinungsbild. Fast immer bestehen sie aus Papier oder Karton, manchmal haben sie aber auch einen Anteil aus Kunststoff. Nehmen wir sie in die Hand, erweisen sie sich als wahre Leichtgewichte. Die Rede ist von Versandtaschen. Um Dokumente und Co. auf dem Postwege zu verschicken, geht es im Büro und Alltag nicht ohne die großen Umschläge.
Was sind Versandtaschen und wie unterscheiden sie sich von Briefumschlägen? In welchen Formaten erhalte ich die Umschläge und was sollte ich über die Verschlussvarianten wissen? Alles Wichtige sowie ausführliche Informationen zu dieser Versandverpackung liefert dieser Ratgeber. Die übersichtliche Auflistung der verschiedenen Ausführungen und Varianten hilft dabei, das richtige Produkt für den eigenen Bedarf zu finden. Zusätzlich erhalten Sie praktische und nützliche Tipps rund um den Versand.
Um (größere) Dokumente knick- und faltenfrei sowie flache Gegenstände zu versenden, ist eine Versandtasche eine beliebte Versandverpackung. Es handelt sich dabei um einen rechteckigen Umschlag meist aus Papier oder Karton, der sich an der kurzen Seite öffnen und hier fest verschließen lässt. Das Versandgut ist in der Versandtasche vor Beschädigungen und unberechtigten Zugriffen (vor allem während des Transports und Postversands) geschützt. Versandtaschen sind generell etwas größer und fester als Briefumschläge, jedoch deutlich flacher und kleiner als Pakete und stellen damit den „goldenen Mittelweg“ zwischen den beiden anderen Versandmaterial-Optionen dar.
Versandtaschen unterscheiden sich im Hinblick auf ihr Format, das Material, den Verschluss und die Farbe. Es gibt zudem spezielle Ausführungen (als Faltentasche, Luftpolstertasche oder Papprückwandtasche).
Eine Versandtasche von einem Briefumschlag zu unterscheiden, ist nicht weiter schwierig. Dafür reicht bereits ein Blick auf die Öffnung:
Intuitiv unterscheiden wir die beiden Versandumschläge zudem aufgrund ihrer Größe: Während die Briefhüllen meist ein kleineres Format aufweisen (Papier im Format DIN A4 muss mindestens einmal, meist sogar zweimal gefaltet werden), finden in den Versandtaschen auch größere Dokumente Platz, ohne dass man sie vorher falten muss. Die Füllmenge ist bei den Versandtaschen zudem häufig größer.
Der Vertrag ist ausgehandelt, bereits ausgedruckt und liegt frisch unterschrieben parat. Nun muss nur noch der Vertragspartner seine Unterschrift daruntersetzen. Um ihm das wichtige Dokument unbeschädigt und frei von Knickfalten zukommen zu lassen, steckt man es in die Versandtasche und ab geht es auf dem Postwege zum Empfänger … Dies ist nur eins von vielen Beispielen für die Verwendung der Versandtaschen.
Versandtaschen sind ihrem Namen entsprechend für die Adressierung und Frankierung des Transportguts für den Versand auf dem Postwege konzipiert. Gleichzeitig dienen sie zum Schutz der Dokumente und sorgen dafür, dass Datenschutz und Briefgeheimnis gewahrt werden. Zum Einsatz kommen die Versandtaschen aber auch bei der persönlichen Übergabe von Unterlagen. Und natürlich können Sie die Taschen auch einfach für die Aufbewahrung diverser Dokumente verwenden.
Im Büro und geschäftlichen Alltag gehören Versandtaschen genauso wie Briefumschläge zur wichtigen Standard-Büromaterialausstattung. Auch in Privathaushalten greift man gerne auf sie zurück. Gefragt sind die Versandtaschen dabei vor allem für Dokumente aus Papier, die man nicht falten möchte, damit sie in den Umschlag passen. In Versandtaschen werden daher zum Beispiel wichtige Unterlagen, wie Verträge, Zeugnisse, Urkunden, Bewerbungen und wichtige Korrespondenz, verschickt. Ideal sind sie zudem für Broschüren, Magazine, Hefter und Bücher. Auch für verschiedene Gegenstände, wie Werbeartikel, Elektronik oder Kosmetikprodukte, können die Versandtaschen die richtige Wahl sein.
Versandtaschen erhalten Sie in verschiedenen Größen und Formaten, die meist den gängigen DIN-Formaten B und C entsprechen und damit vorzugsweise für das Papierformat DIN A ausgelegt sind. Das sind die gängigen Formate der Versandtaschen:
| Format | Größe (Breite x Länge) | geeignet für | passende Papierformate |
|---|---|---|---|
| DIN C5 | 16,2 x 22,9 cm | große Karten, Rechnungen, Angebote | A5, A4 (einmal mittig gefaltet) |
| DIN B5 | 17,6 x 25 cm | große Karten, Rechnungen, Angebote | A5, A4 (einmal mittig gefaltet) |
| DIN C4 | 22,9 x 32,4 cm | Akten, Zeugnisse, Urkunden, Verträge | A4 (keine Faltung notwendig) |
| DIN B4 | 23,5 x 35,3 cm | Bewerbungsmappen, Mappen, Akten | A4 (keine Faltung notwendig) |
| DIN E4 | 28 x 40 cm | übergroße Dokumente, Broschüren, Fotoalben | A4, fast so groß wie A3 |
Neben dem klassischen Versandtaschen-Modell als größerer Briefumschlag bekommen Sie die XL-Kuverts für besondere Bedarfe auch in folgenden Varianten:
Wer wichtige Dokumente, Urkunden, Akten und Zeugnisse verschickt und sicherstellen möchte, dass die Papiere im Umschlag während des Transport nicht knicken und „Eselsohren“ bekommen, ist mit einer Papprückwandtasche gut beraten. Die Versandtasche verfügt über einen verstärkten Rücken aus dickem Karton oder aus Vollpappe und sorgt für Festigkeit und Stabilität.
Sollen mehrere Seiten Papier oder sogar ein ganzer Stapel in einem Kuvert untergebracht werden, sind Faltentaschen eine ideale Lösung. Dank ihrer Boden- und/oder Seitenfalten haben sie im ausgeklappten Zustand ein größeres Volumen und lassen sich zudem weiter öffnen. Ideal sind Faltentaschen für den Versand von Broschüren, Büchern, Mappen und Heftern.
Versandtaschen mit einem kleinen Sichtfenster (im oberen linken Bereich) sind vor allem dann praktisch, wenn es ein Anschreiben und Verträge inklusive Adresse gibt. Richtig auf dem Briefpapier platziert ist der Empfänger dann auch von außen durch das Sichtfenster zu erkennen, sodass eine zusätzliche Beschriftung auf der Versandtasche entfällt. Da das Fenster ausschließlich der Adressierung dient, sollte jedoch darauf geachtet werden, dass keine anderen Daten dadurch zu sehen sind.
Möchte man (stoß-)empfindliche Gegenstände versenden, dann sind die Luftpolster-Versandtaschen ideal: Dank ihrer innenliegenden weichen Luftpolsterfolie werden CDs, Schmuck und andere Sachen beim Transport gut geschützt transportiert.
Die „Hauptzutat“ von Versandtaschen ist fast immer Papier. Qualitätsunterschiede gibt es dabei im Hinblick auf die Papierstärke (Grammatur). Standard-Umschläge haben eine Grammatur von 90 g/m² oder 100 g/m². Sie sind für den Versand von der üblichen Korrespondenz, losen Seiten und Dokumenten in aller Regel ausreichend. Zum Vergleich: Übliches Druckerpapier weist eine Papierstärke von 80 g/m² auf. Wer sich mehr Stabilität wünscht, der entscheidet sich für mittelschweres Papier bis zu 130 g/m². Eine Alternative kann Kraftpapier sein: Dieses praktische Verpackungsmaterial ist zwar relativ leicht und dünn, es punktet jedoch mit einer besonders hohen Reiß- und Stoßfestigkeit.
Ist ein hoher Kanten- und Knickschutz notwendig, dann sollte man auf Umschläge aus Karton (ab 150 g/m²) oder sogar Vollpappe (ab 600 g/m²) zurückgreifen. Teilweise besteht auch nur der Rücken der Versandtasche aus dem stabilen Papierprodukt.
Kunststoff kommt vor allem bei den Luftpolsterumschlägen ins Spiel, sofern diese nicht aus mehrlagigen Schichten Recyclingpapier bestehen. Hergestellt wird die Folie mit ihren kleinen Luftkammern meist aus PE (Polyethylen). Auch bei den Umschlägen mit Sichtfenster geht es nicht ohne Kunststoff.
Hinweis: Je fester und stabiler das Material ist, desto schwerer wird die Versandverpackung. Ein höheres Gewicht spielt dann beim Postversand eine Rolle und kann höhere Kosten bei der Frankierung verursachen.
Muss es besonders schnell gehen? Soll die Klebewirkung möglichst lange bestehen bleiben oder ist es mir wichtig, dass der Umschlag wirklich bombenfest verschlossen ist? Auf der Suche nach der passenden Versandtasche spielt auch die Verschlusstechnik eine wichtige Rolle. Man unterscheidet zwischen:
Der Name weist bereits klar darauf hin: Selbstklebende Versandtaschen kleben von selbst und stellen damit die unkomplizierteste Variante dar. Hierbei weisen sowohl die Lasche als auch der Umschlag eine Klebeschicht auf. Durch das einfache Aneinanderpressen der beiden Streifen entfaltet sich die volle Klebewirkung. Selbstklebende Umschläge verzeihen sogar mehrmaliges Öffnen und Schließen und sind daher wiederverwendbar. Kleines Manko: Die Haltbarkeit ist mit circa einem Jahr deutlich begrenzt.
Die dünne Schutzfolie auf der Lasche ist charakteristisch für haftklebende Versandtaschen. Diese lässt sich einfach abziehen. Der darunterliegende Klebestreifen aus stark haftendem Kalt- oder Warmleim verschließt den Umschlag dann durch einfaches Zuklappen. Dass es haftklebende Umschläge besonders häufig gibt, hat gute Gründe: Die Handhabung ist sehr einfach. Gleichzeitig erweist sich die Klebewirkung als sehr stark. Und da der Kleber unter der Folie geschützt ist, profitiert man zudem von einer langen Haltbarkeit bis zu fünf Jahre.
Deutlich seltener findet man heute die nassklebenden Versandtaschen. Zur Aktivierung der Klebehaftung ist es zunächst nötig, die Gummierung der Lasche manuell zu befeuchten. Dies ist entweder mit einem Schwämmchen, mit Speichel oder mit einer Kuvertiermaschine möglich. Bei einem vergleichsweise hohen Aufwand ist die Klebehaftung jedoch sehr stark. Nassklebende Umschläge punkten zudem mit ihrer langen Haltbarkeit von ebenfalls bis zu fünf Jahren.
Revelope-Umschläge stellen eine Kombilösung aus haft- und selbstklebenden Umschlägen dar, bei der sich eine zusätzliche Lasche unter der Öffnung mit einem weiteren Klebestreifen befindet. Zum Verschließen der Versandtasche wird erst die untere und dann die obere Lasche umgeklappt. Revelope-Umschläge haben eine lange Klebedauer und sind unkompliziert in der Handhabung.
Die klassischen Produkte sind naturbraun. Diese Variante ist nach wie vor verbreitet. Das weiße Erscheinungsbild, wie wir es von den Briefumschlägen kennen, setzt sich aber mehr und mehr auch bei den Versandtaschen durch. Vor allem bei der geschäftlichen Korrespondenz vermittelt Weiß wichtige Attribute, wie Seriosität, Professionalität und nicht zuletzt Neutralität.
Seltener sind dagegen farbige Versandtaschen. Um besondere Aufmerksamkeit auf den Umschlag zu richten (zum Beispiel als Werbemaßnahme) oder zu besonderen Anlässen können aber gerne auch rote, grüne, pinke und sogar gemusterte Umschläge die passende Wahl sein.
Damit eine Versandtasche samt Inhalt den Empfänger erreicht, muss sie korrekt beschriftet werden. Doch wo genau stehen eigentlich die Adressen von Absender und Empfänger auf dem Umschlag? Wir haben die wichtigsten Tipps zusammengefasst:
Sofern die Versandtasche mit einem Sichtfenster ausgestattet ist, entfällt die manuelle Beschriftung beziehungsweise das Bedrucken des Umschlags. Die wichtigen Informationen zum Empfänger und Absender stehen bereits auf dem Briefpapier und sind durch die transparente Folie hindurch gut zu lesen.
Damit das funktioniert und die Angaben auf dem Briefpapier an der richtigen Stelle platziert sind, gibt die Norm DIN 5008 zur Gestaltung von Briefpapier eine gute Orientierung. Für das Adressfeld beim Briefpapier gelten dabei folgende Vorgaben für das Papierformat DIN A4.
Grundsätzlich können und dürfen Sie eine Versandtasche so befüllen, wie in sie hineinpasst. Für den Versand ist es jedoch notwendig, etwas genauer hinzuschauen. Schließlich sind es die Maße sowie das Gewicht der Versandtaschen, die den jeweiligen Tarif und damit verbunden das Porto bestimmen. Folgende Versandoptionen bietet die Deutsche Post für die Versandtaschen:
| Format Deutsche Post | Maße (Länge x Breite x Höhe) | Gewicht | Kosten (Stand: 2023) | als Bücher- und Warensendung (Stand: 2023) |
|---|---|---|---|---|
| Großbrief | bis 35,3 x 25 x 2 cm | bis 0,5 kg | 1,60 Euro | 1,95 Euro (Höhe 5 cm) |
| Maxibrief | bis 35,3 x 25 x 5 cm | bis 1 kg | 2,75 Euro | 2,20 Euro |
| Päckchen S | bis 35 x 25 x 10 cm | bis 2 kg | 3,99 Euro | nicht möglich |
| Päckchen M | bis 120 x 60 x 60 cm | bis 5 kg | 6,99 Euro | nicht möglich |
Soll die Versandtasche über die deutschen Grenzen hinaus versandt werden, gelten andere Tarife: So kostet der Auslandstarif für einen Großbrief 3,70 Euro. Für den Maxibrief zahlt man 7 Euro.
Was passiert, wenn die Versandtasche falsch oder unzureichend frankiert ist?Reicht das Porto nicht aus oder fehlt es gar komplett, geht der Brief mit einem Vermerk zurück an den Empfänger. Das bereits gezahlte Porto muss dann jedoch nicht nochmal gezahlt werden, sondern es wird angerechnet. Steht jedoch kein Absender auf dem Umschlag oder gibt es andere Gründe, die ein „Return to Sender“ unmöglich machen, stellt die Post dem Empfänger den Brief zu. Dieser muss neben dem ausstehenden Porto zusätzlich eine Bearbeitungsgebühr („Einziehungsentgelt“) zahlen. Dieses beträgt bei Groß- und Maxibriefen jeweils 2 Euro.
Genauso wie bei Briefumschlägen kann eine Versandtasche natürlich auch in einen öffentlichen Briefkasten der Deutschen Post geworfen werden. Wichtige Voraussetzungen dafür sind, dass die Versandtaschen
Entscheidend bei letzterer Prämisse ist vor allem die Höhe des Schlitzes, die abhängig vom Postkasten zwischen 3 und rund 5 cm variiert. Bedeutet: Nicht in jeden Briefkasten passt daher das Format Maxibrief.
Wenn es um den privaten Briefkasten geht, bietet die Norm DIN EN 13724 Orientierung im Hinblick auf die Maße. Gemäß der Norm ist der Schlitz zwischen 23 und 32,5 cm breit und 3 bis 3,5 cm hoch, sodass ein C4-Umschlag sowohl in der Länge als auch in der Breite noch hindurchpasst. Eng wird es jedoch auch hier beim Maxibrief.
Wer Dokumente, Briefe und Akten per Post in Versandtaschen verschickt, der wünscht sich zum einen, dass diese unbeschadet beim Empfänger ankommen. Zum anderen sollen die Informationen auf dem Weg auch nicht von Dritten gelesen und weitergegeben werden. Das gilt sowohl für streng vertrauliche Dokumente als auch bereits für einfache personenbezogene Daten. Dementsprechend spielt bei den Versandtaschen das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle. In diesem Zusammenhang sind folgende Faktoren relevant:
Briefgeheimnis: Der Datenschutz ist beim Postversand eng mit dem Briefgeheimnis als ein im Grundgesetz verankertes Grundrecht für alle Bürger verbunden. Dieses schützt alle schriftlichen Mitteilungen, deren Inhalt ein Geheimnis zwischen Absender und Empfänger darstellt. Ein Verstoß kann hart mit einer hohen Geldstrafe und sogar mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.
Die Lagerung der Versandtaschen spielt vor allem im Hinblick auf die Klebewirkung eine Rolle. Für eine möglichst lange Haftkraft ist ein kühler, trockener und möglichst dunkler Ort ideal. Eine Raumtemperatur von 18 bis 20 Grad und eine Luftfeuchtigkeit von 40 bis 70 Prozent stellen dabei ideale Lagerbedingungen dar, um ein vorzeitiges Austrocknen des Klebers zu verhindern. Demnach müssen die Umschläge nicht zwingend im Keller oder in einem abgeschotteten Lagerraum untergebracht sein; sie sind auch in einem geschlossenen Schrank im Büro oder in der Schreibtischschublade gut aufgehoben – und damit bei Bedarf direkt griffbereit.
Versandtaschen aus Papier, Karton und Pappe dürfen als umweltfreundliches und recyclingfähiges Verpackungsmaterial im Altpapier (blaue Tonne) entsorgt werden. Das ist sogar bei die Versandtaschen mit einem Sichtfenster erlaubt. Anders sieht es bei Luftpolsterversandtaschen aus. Hier besteht die Möglichkeit, Plastik von Pappe sauber zu trennen und entsprechend sortiert in die gelbe und blaue Tonne zu werfen. Sollte das nicht möglich sein, dann sind die Luftpolstertaschen ein Fall für den Restmüll.
Um Dokumente in Versandtaschen zu verschicken, benötigen Sie außer der notwendigen Frankierung grundsätzlich keine weitere Ausstattung. Aus praktischen Gründen kann sich folgendes Versandzubehör unter Umständen jedoch lohnen:
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