Briefumschläge

Normgröße für individuelle Korrespondenz

Über die Jahrzehnte hinweg haben sich für Briefumschläge Normgrößen herauskristallisiert. Dazu gehören etwa die Briefumschläge vom Format DL. Die Abkürzung steht für DIN lang. DL – Briefumschläge gibt es mit und ohne Sichtfenster. Sind sie mit Sichtfenster ausgerüstet, so wird der innenliegende Brief in der Regel so geknickt (DIN 676 / 5008, zweimalige Faltung), dass im Sichtfenster die Adresse des Empfängers deutlich zu sehen ist. Gegebenenfalls kann zusätzlich, in deutlich kleinerer Schrift auch die Anschrift des Absenders vermerkt sein. Für DL Briefumschläge ohne Sichtfinster gilt üblicherweise, dass die Adresse des Empfängers vornehmlich mit dem Kugelschreiber etwa mittig und parallel zu den langen Seiten aufgetragen wird. So bleibt Platz für die Briefmarke und die Stempel (oben rechts über der Adresse des Empfängers) und die Anschrift des Absenders (oben links; alternativ auch auf der Rückseite, wie oft bei privaten Briefen). Solche Vereinheitlichungen optimieren nicht nur die Arbeitsabläufe bei der Post, sondern auch im innerbetrieblichen Bereich. Zudem sind diese Regeln wie eine Art Knigge der Korrespondenz. Daran können sich auch Jungunternehmer orientieren. Bei Briefumschlägen des Formats DL mit Sichtfenster ist dies meist linksseitig. So bleibt rechts viel Platz für notwendige postalische Dinge. Die Spielregeln bei den Briefumschlägen sollte man schon einhalten. Witzige Zeitgenossen ändern es mal, aber im Geschäftswesen ergibt das in der Regel keinen Sinn. Man muss da gar nicht unbedingt an überforderte Sortierer denken. Briefumschläge landen häufig bei der Poststelle eines Unternehmens. Das mag eine Abteilung sein oder der Chef vom Ein-Mann-Unternehmen. Der Brief landet zwischen anderen Briefen und wenn er bei der Aussortierung von Werbung nicht verloren gehen soll, ist ein gewisses Maß an Seriosität empfehlenswert.

Der Aufwand, Briefumschläge mit dem Drucker zu beschriften, lohnt sich in der Regel auch aus ökologischer Sicht nicht. Natürlich könnte man auf Sichtfenster aus dünner Papier- oder Kunststofffolie verzichten. Doch man muss hier auch den Aufwand des Druckers berechnen, der Anschrift und Adresse doppelt schreiben muss. Und nicht jeder einfache Bürodrucker will diese Arbeit bequem verrichten. Da muss das Papier noch eine Idee präziser eingezogen werden als beim Briefbogen.

Die kleinen Unterschiede

Die Unterschiede, die Briefumschläge vorweisen können, sind manchmal nur minimal und dennoch im betrieblichen Ablauf bedeutend. Dass das Angebot kaum weniger flexibel ist als die Rubrik Blöcke & Hefte wird schon anhand solcher Kleinigkeiten wie

• Haftklebung bzw. selbstklebend,
• Adressfenster oder kein Adressfenster,
• Papiergewicht 80, 90 oder 100 g/m² und
• natürlich den vielen Formaten wie DL, C4, C5 oder B4 deutlich.

Ergänzt wird das Angebot der Briefumschläge fast schon traditionell um das Formularbuch Postkarte: 100 Blatt im Format DIN A6. Dessen Anwendungshäufigkeit hat tatsächlich unter der Entwicklung von Internet & Co. gelitten. Denn gerade weniger offizielle Kurznachrichten lassen sich über das WWW besser verschicken.

Kultur eines Unternehmens

Ein Unternehmen zeichnet sich letztlich durch alles aus, was in ihm geschieht. Oft sind es aber gar nicht einmal die offensichtlichen Selbstdarstellungen wie etwa Werbung oder andere Formen der Präsentation, die penibel vom Kunden beäugt werden. Zuverlässigkeit ist da ein wichtiges Thema und dazu gehört eine professionelle Poststelle. Wer an Briefumschlägen spart, spart am falschen Ende und muss sich nicht wundern, wenn Kunden stillschweigend davonlaufen. Die Poststelle ist in der Regel Teil der Verwaltung und diese Teil des Unternehmens. Aber betriebliche Abläufe können empfindlich gestört werden, wenn hier nicht sorgfältig gearbeitet wird.