Insteekhoesjes

Gids voor insteekhoesjes – een duidelijk beeld van beschermde documenten

De omschrijvingen “onopvallend” en “kleurloos” passen zeker bij een brochureomslag en zijn zelfs heel positief bedoeld. Ten slotte zorgen de transparante films voor duidelijkheid doordat ze een duidelijk zicht op de documenten mogelijk maken. Tegelijkertijd beschermen ze de documenten en maken ze zelfs een goede indruk. Folderomslagen zijn op veel gebieden gewild voor archivering, organisatie en presentatie en zijn een onmisbaar kantoormateriaal.

Wat zijn brochureomslagen en waarin verschillen ze van displayomslagen? Waar kan ik transparante folies voor gebruiken en wat zijn de overtuigende argumenten? In deze gids geven we antwoorden op deze en andere vragen en presenteren we de verschillende varianten en eigenschappen duidelijk als een klein hulpmiddel bij het nemen van beslissingen.

Wat zijn brochureomslagen?

Een brochureomslag bestaat uit twee op elkaar liggende plastic films die aan minimaal twee, en vaak drie, zijranden stevig met elkaar verbonden zijn. Via een opening aan één of twee zijden kunnen zowel losse papieren als meerdere documenten worden ingestoken of ingeschoven. De transparante films bieden dan rondom bescherming tegen vuil, stof, vocht en knikken. Tegelijkertijd zorgen ze ervoor dat de inhoud zichtbaar en goed leesbaar blijft - zonder dat je eerst het papier hoeft te verwijderen.

Dankzij een geperforeerde rand kunnen de brochureomslagen in een map of een nietmachine worden gearchiveerd en indien nodig weer worden verwijderd. De documenten zelf zijn niet geperforeerd en dus niet beschadigd. Folderhoezen zijn verkrijgbaar in veel verschillende versies voor verschillende behoeften en toepassingsgebieden.

Wat zijn de verschillen tussen transparante en transparante cases?

Zijn transparant, transparant en brochureomslagen eigenlijk niet hetzelfde? Deze vraag is niet onterecht, aangezien de termen in het gewone taalgebruik vaak als synoniemen worden gebruikt. Volgens de definitie zijn er zeker verschillen.

De term transparante film of transparante hoes is de verzamelnaam voor alle transparante hoezen. Zowel de vitrines als de brochurehoezen vallen onder deze categorie. Hoewel brochureomslagen worden gekenmerkt door hun perforatie, is dit niet aanwezig in Visual Covers. Daarnaast zijn displayhoezen altijd aan minimaal twee zijden open, brochurehoezen hebben soms maar één opening aan één kant.

Er zijn ook speciale vormen van transparante films. Dit zijn:

• ID-kaarthouders
• Hoezen voor visitekaartjes
• CD-doosjes
• Fotohoesjes

Welke verschillende varianten zijn er voor brochureomslagen?

Heb ik alleen waarde aan functionaliteit of speelt uiterlijk ook een rol? Hoe stabiel en robuust moet mijn film zijn en hoeveel papieren moet er in passen? En op welke praktische functies en features moet ik letten? Met hoeveel verschillende aspecten u rekening kunt houden bij het kopen van brochureomslagen, kan op het eerste gezicht verrassend zijn. Bijna geen enkel ander kantoormateriaal heeft zoveel onderscheidende kenmerken.

De overvloed aan varianten van de transparante covers is het resultaat van de volgende eigenschappen:

• het formaat/grootte
• het materiaal
• de oppervlaktekwaliteit
• de filmdikte
• de kleur
• de opening
• de perforatie
• de authenticiteit van het document
• de functies
• de verpakkingseenheid

Standaard brochurehoezen zijn zo ontworpen dat het papierformaat DIN A4 precies kan worden verwerkt. De films zelf zijn meestal iets groter dan de A4-afmetingen van 21 x 29,7 cm - vooral in de breedte vanwege hun perforaties. Als alternatief zijn de transparante hoezen ook verkrijgbaar in de formaten DIN A3 en DIN A5.

In principe is flexibel en transparant plastic altijd het juiste antwoord op de vraag van welk materiaal de brochureomslagen zijn gemaakt. Maar het kan ook iets preciezer: als het om het gebruikte plastic gaat, wordt er onderscheid gemaakt tussen

• PP (polypropyleen)

De PP-brochurehoezen worden beschouwd als de meest milieuvriendelijke optie. Ze zijn stabiel en scheurvast en scoren ook punten voor hun documentauthenticiteit. Dit allroundmateriaal is geschikt voor dagelijks gebruik op kantoor en voor langdurige opslag.

• PVC (polyvinylchloride)

Als het om PVC gaat, wordt er onderscheid gemaakt tussen

Zachte PVC-film: Deze film valt op door zijn kristalheldere uiterlijk. Met de PVC-zachte folie krijg je een scheurvast en duurzaam product dat geschikt is voor dagelijks gebruik en als klembord. Omdat de zachte film echter niet documentbestendig is, mag het niet de voorkeursfilm zijn voor langdurige opslag en archivering van belangrijke documenten.

PVC-harde folie: Iedereen die de folies voor representatieve doeleinden gebruikt, doet er goed aan dit materiaal te gebruiken. Naast de hoogwaardige uitstraling kan de PVC-hardfolie zich ook profileren als het product met de hoogste scheurvastheid en robuustheid. Tegelijkertijd voldoet het aan alle vereisten voor documentauthenticiteit.

Wat het oppervlak van de plastic folie betreft, heb je de keuze tussen de volgende drie texturen en eigenschappen:

• Kristalhelder

De kristalheldere films zijn glad en volledig transparant. Visueel doen ze denken aan glas. Deze hoogwaardige folies zijn niet alleen praktisch voor representatieve doeleinden, maar ook wanneer u de inhoud van de daarin opgeslagen documenten door de folie en met een “helder” zicht duidelijk wilt zien.

• halfmat

Halfmatte films zijn ook glad. Hun oppervlak lijkt echter meer op matglas, wat betekent dat de daarin opgeslagen documenten slechts gedeeltelijk leesbaar zijn. Zijdematte oppervlakken zien er hoogwaardig uit en zijn ideaal voor het opbergen van documenten, maar de inhoud speelt hier minder een rol dan de presentatie en de beschermhoes als zodanig.

• korrelig

Voor dagelijks gebruik op kantoor zijn de relatief goedkope generfde brochureomslagen het ideale model. Ze hebben een nogal ruw oppervlak. Hun voordelen zijn dat ze antislip aanvoelen en bovendien zeer weinig reflectie hebben. De ingevoegde documenten zijn dus altijd gemakkelijk te zien en te lezen, zelfs bij slechte lichtomstandigheden.

Als je verschillende brochureomslagen in de hand en tussen je vingers neemt, merk je al snel verschillen qua dikte: de omslagen zijn verkrijgbaar in verschillende filmdiktes. Deze variëren tussen ongeveer 0,04 mm en maximaal 0,2 mm. Puur transparante hoesjes (zonder gaten) zijn meestal wat stijver en dikker en kunnen tot 0,3 mm dik zijn. Kortom, hoe groter de dikte van de folie, hoe duurzamer en robuuster de hoes is en hoe hoger de knikbescherming en waarde.

Als het om kleur gaat, kun je eigenlijk niet om de kleurloze, transparante modellen heen als het om transparante films gaat. Naast deze meest aangeboden hoesjes zijn er ook kleurvariaties (ook met een doorschijnende look). De hoesjes zijn daarom ook verkrijgbaar in blauw, rood, groen, geel en andere kleuren.

Om ervoor te zorgen dat een brochureomslag zijn doel kan vervullen en u er documenten in kunt bewaren, moet deze aan ten minste één zijde open zijn. De volgende varianten worden aangeboden:

• een opening bovenaan

Bij dit standaardmodel kunnen papieren alleen via de korte bovenzijde worden ingevoerd. Enerzijds vergt dit enige inspanning, maar anderzijds is de bescherming bijzonder groot. De losse papieren zitten veilig opgeborgen in de hoesjes en vallen er niet uit.

• twee openingen bovenaan en links

Deze koffervariant is open over de gehele boven- en linkerkant van het gat. Het invoegen van de documenten is kinderspel - zelfs als de brochureomslagen al zijn gearchiveerd. Met twee openingen kunnen in de meeste gevallen meer documenten worden opgeborgen dan in koffers met slechts één opening. Om te voorkomen dat de papieren eruit vallen, zijn sommige van deze modellen voorzien van zogenaamde bevestigingslipjes.

• twee openingen bovenaan en rechts

Zichtbare gevallen die aan de rechterkant open zijn, zijn veel zeldzamer. Om de documenten veilig op te bergen kan de rechterzijde worden afgesloten met bijvoorbeeld een flap, een ritssluiting of drukknopen.

Opmerking: De informatie heeft betrekking op het gebruikelijke portretformaat voor de brochureomslagen. Als alternatief kunt u de films met verschillende openingsmogelijkheden ook in liggend formaat verkrijgen.

In tegenstelling tot transparante hoezen zijn brochurehoezen standaard voorzien van een geperforeerde rand aan de linkerkant. De gaten kunnen worden gebruikt om de koffers in mappen en ordners op te bergen. Ook hier zijn er verschillen:

• Universele perforatie

De brochureomslagen hebben precies 11 gaten in verschillende maten met universele of standaard perforatie. Door deze perforatie passen de omslagen zich aan aan allerlei soorten mappen, ringbanden en registers, ook internationale mappen. Klein nadeel: Bij veelvuldig gebruik en zware belasting bestaat het risico dat de folie, die doorgaans wat dunner is, bij de gaten scheurt.

• Perforeren met 4 gaten

Deze doorgaans bijzonder stevige brochureomslagen hebben in totaal vier gaten. De plaatsing van de gaten komt overeen met de norm ISO 838, zodat koffers met 4 gaten in standaard DIN A4-mappen passen.

• 6-voudige perforatie

Hoezen met zes gaten vind je in koffers in DIN A5-formaat. Deze kunnen zowel in kleine als grotere mappen (DIN A4) worden bewaard.

Je moet altijd goed kijken naar de functie “document-proof” als je belangrijke documenten (bijvoorbeeld originele certificaten en certificaten) wilt opslaan of andere documenten permanent wilt archiveren. Met onuitwisbare omslagen kunt u ervoor zorgen dat de drukinkt niet op de folie afgeeft en dat de tekst na verloop van tijd niet vervaagt of onleesbaar wordt. Het materiaal dat in documentveilige films wordt gebruikt, is ook bestand tegen andere invloeden. Deze omvatten vocht, veroudering en UV-stralen. Als u aan de veilige kant wilt spelen, kies dan voor PP-folies en PVC-harde folies.

Naast alle genoemde kenmerken hebben sommige brochurehouders nog andere bijzondere kenmerken die interessant kunnen zijn, afhankelijk van uw wensen en het soort gebruik. Deze omvatten:

• Opvouwbare geperforeerde rand: Sommige brochurekaften hebben een opvouwbare geperforeerde rand, waardoor een brochureomslag met slechts één beweging kan worden omgetoverd tot een zichtbare omslag.
• Versterkte geperforeerde rand: Als meerdere papieren of een hele brochure in één hoes worden bewaard en/of de hoezen vaak uit de lade worden verwijderd, zijn versterkte geperforeerde randen zeker aan te raden voor extra stabiliteit.
li>
• Expansievouw: Een expansievouw is een flexibele verlenging van de hoes in hoogte. Deze variant is ideaal als er tien, twintig of zelfs meer vellen papier in één brochureomslag moeten passen.
• Opvouwen: Gevouwen brochureomslagen vind je vooral op de grotere modellen in DIN A3-formaat. Dankzij de dwarsvouw kan het in elke standaardmap (DIN A4) worden opgeborgen.
• Greepuitsparing: Voor eenvoudig en comfortabel openen zijn sommige hoesjes voorzien van kleine uitsparingen op een folie als zogenaamde greepuitsparing.
• Labelveld: Dit extraatje wordt zelden aangetroffen op de omslagen van brochures - de omslagen zijn immers transparant en de inhoud kan op elk moment worden bekeken. Sommige folies zijn voorzien van een wit veld in de vorm van een etiket of sticker voor losse etiketten. Als alternatief zijn de koffers uitgerust met een etiketvenster. Etiketten kunnen erachter worden geplaatst.

Tenzij het een speciale vorm betreft, bijvoorbeeld een zeer stabiele, gekleurde en/of afsluitbare uitvoering, worden brochurehoezen doorgaans altijd in een grotere verpakkingseenheid aangeboden. Het is vooral gebruikelijk om 100 stuks in een verpakking aan te treffen, maar er zijn ook verpakkingsformaten met een kleiner aantal stuks beschikbaar.

Eigenschappen Executies Formaat DIN A4, DIN A3 en DIN A5 Materiaal PP-film, stijve PVC-film, zachte PVC-film Oppervlaktetextuur kristalhelder, satijnmat, korrelig Filmdikte tussen 0,04 mm en maximaal 0,2 mm Kleur transparant, deels gekleurd Openen één opening bovenaan, twee openingen bovenaan en links, twee openingen bovenaan en rechts (sommige met sluiting) Perforeren Universele perforatie, 4-voudige perforatie, 6-voudige perforatie Authenticiteit van documenten PP-film, stijve PVC-film Functies opvouwbare en versterkte gatrand, uitzetvouw, vouw, grijpuitsparing, etiketveld Verpakkingseenheid tussen 1 en 1000, vaak 100 stuks

Welke voordelen hebben brochureomslagen?

Iedereen die met papieren, documenten en dossiers omgaat, doet er goed aan om altijd een voorraad brochureomslagen bij de hand te hebben. Er zijn goede redenen om dit praktische kantoormateriaal aan te schaffen:

• De hoezen beschermen de documenten tegen invloeden van buitenaf, zoals vuil en stof, maar ook tegen vocht en niet in de laatste plaats vingerafdrukken, en bieden daardoor veilige opslag . Dankzij de omslagen kunnen kreuken bovendien worden vermeden.
• Omdat de omslagen transparant zijn, blijven de documenten altijd zichtbaar. De leesbaarheid is gegarandeerd, zelfs zonder dat u het geschreven materiaal van de folie hoeft te halen. Zo kun je altijd alles in de gaten houden.
• Om de documenten in een map of nietmachine te bewaren, hoeft u ze niet vooraf te perforeren of nieten. Omdat de brochureomslagen gaten hebben, blijft het papier intact en onbeschadigd.
• Met de brochurehoezen kun je de opbergruimte organiseren, ordenen en structureren. Aan de andere kant kunt u de documenten op een visueel aantrekkelijke en representatieve manier presenteren.
• Thematisch bijpassende papieren kunnen in een hoes worden gegroepeerd en indien nodig met één hand snel en eenvoudig als geheel uit de map worden gehaald.
• Dankzij de duurzame plastic folie is langdurig gebruik mogelijk. Indien nodig zijn de hoesjes zelfs herbruikbaar.
• De keuze aan dekselvarianten qua materiaal, oppervlak, perforatie, opening, kleur en filmdikte is zeer groot. Tegelijkertijd zijn de kosten voor de brochureomslagen zeer laag.

Welke toepassingsgebieden zijn er?

De toepassingsmogelijkheden voor de brochureomslagen zijn divers. De volgende toepassingsgebieden spelen een bijzonder belangrijke rol:

• het opslaan en archiveren van documenten in mappen
• documenten sorteren en structureren
• de representatieve presentatie van documenten
• het transport van materialen

Om dit te illustreren hebben we enkele concrete gebruiksvoorbeelden samengesteld:

• Certificaten, arbeidsovereenkomsten, certificaten en andere belangrijke en officiële documenten hebben een plaats in de documentenmap in de privéstudie.
• In de dossiermappen op kantoor vindt u brochureomslagen voor allerlei soorten documenten - van facturen tot notities en dossiers. De dia's zijn bijzonder praktisch voor het sorteren van hele processen.
• In de detailhandel (bijvoorbeeld bij meubel- of autodealers) worden naast de goederen vaak productmappen geplaatst met alle relevante informatie. In de mappen staan dan bijvoorbeeld prijslijsten, catalogi en flyers, aantrekkelijk geplaatst in brochurehoezen.
• Om hun eigen creatieve en individuele werken te presenteren, stoppen kunstenaars ze graag in brochurehoezen en verzamelen ze vervolgens in mappen.
• Presentatiematerialen, bijvoorbeeld voor vergaderingen, congressen en congressen, vinden een geschikte plek in de vitrines.
• Leraren op scholen en universiteiten bewaren hun lesmateriaal graag in de dia's voordat ze er in de klas mee gaan werken of het aan leerlingen uitdelen.
• De brochureomslagen zijn ook ideaal voor het verzamelen van recepten. Ze zijn bijzonder praktisch als u het recept bij de hand heeft tijdens het koken of bakken. Hier beschermen de folies het papier tegen vetvlekken en vuil.
• In het advocatenkantoor of de artsenpraktijk worden daar de cliënten- en patiëntendossiers bewaard. Lopende dossiers kunnen voor verwerking worden verwijderd en doorgegeven.
• Voor privécollecties, wanneer de bescherming van de documenten bijzonder belangrijk is (bijvoorbeeld oude documenten, postzegels of badges), mogen de omslagen niet ontbreken.
• Op beurzen en tentoonstellingen kunnen verkoop- en marketingmateriaal veilig en op een aantrekkelijke manier voor kijkers worden opgeslagen.