Zonder twijfel behoort kopieerpapier in de meeste kantoren tot de massa-artikelen. Daarom is ook de stuksprijs niet uit te vlakken, omdat hier de kosten snel oplopen. Eenvoudig geformuleerd moet het te gebruiken kopieerpapier zo goed als nodig en zo voordelig als mogelijk zijn. Dat komt individueel aan op waarvoor men het gebruikt. Wordt bijvoorbeeld voor interne bedrijfsinformatie geprint, dan zijn de eisen aan de papierkwaliteit meestal anders dan wanneer het om offertelijsten gaat, die aan de klanten worden toegestuurd of uitgereikt. Reeds een kleine verbetering van de oppervlakkwaliteit kan mogelijk positief werken op de beslissing van de klant. Voor kleurenprints is het kopieerpapier traditioneel minder geschikt; gekleurd briefpapier of multifunctioneel papier zijn alternatieven. Uiteindelijk representeren niet alleen reclamepapieren, maar ook facturen en kostenvoorstellen de verzender. Bespaar niet op de verkeerde zaken maar presenteer u aan uw klanten.
Het is daarom zinvol, af en toe de papier- en printkwaliteit te testen. Ook het kopieerpapier is verder ontwikkeld en inmiddels behoort kopieerpapier, dat zowel voor laserprinters als ook voor inkjet-printers geschikt is, tot de standaard en wordt bijgevolg voordelig aangeboden.
Anders is het voor interne prints. Optische details zijn daar vaak minder een vereiste. Belangrijk is vooral de lage prijs van het kopieerpapier. De papierkosten zijn logischerwijze een onderdeel van de printkosten, waarvoor ook de printer & multifunctionele apparaat verantwoordelijk is. Niet zelden is het samenspel van printer, inkt (in het bijzonder inktpatroon) en papier resp. kopieerpapier daarvoor verantwoordelijk, voordelig goede prints mogelijk te maken. De geoptimaliseerde samenwerking kan er vaak voor zorgen, dat een normale print voldoende is, waar anders een hogere printinstelling nodig zou zijn. De mogelijkheden tot besparen kunnen daarbij enorm zijn, vooral wanneer men het over meerdere duizenden bladen kopieerpapier per maand berekent.
In veel huishoudens en ook talrijke kantoren was in de 70’er en 80’er jaren dat, wat heden ten dage kopieerpapier genoemd werd, het schrijfmachinepapier. Het ging om papier in format A4 met 80 g/m² en was niet gelinieerd. Niet gelinieerd papier werd toen nog slechts weinig gebruikt. Typisch was het dubbel-laags gebruik bij de schrijfmachine. Daarmee reduceerde men bij de apparaten met hogere aanslagkracht de indruk van de letters op de wals. Moest er meteen een kopie gemaakt worden, dan werd tussen de beide bladen carbonpapier gelegd. De heden amper nog bekende handbeweging van het exact op elkaar leggen van twee of drie bladen heeft destijds nog voor het tv-programma “Was bin ich” van de onvergetelijke Robert Lemke („Ich hoffe, Sie laden uns wieder zu sich ein.“) volstaan toen het beroep van secretaresse gezocht werd.
Met de invoering van de printer, die ook toenemend de pc’s thuis uitbreidde, werd het niet gelinieerde papier vanzelfsprekender. Toch werden al langere tijd aan kopieerpapier eisen gesteld, die het toenmalige schrijfmachinepapier niet per se kon vervullen. Belangrijk zijn vooral de volgende aspecten:
