Zonder twijfel behoort kopieerpapier in de meeste kantoren tot een massa-artikel. Daarom is de stukprijs ook niet van kleine betekenis want hier stapelen zich de kosten zich snel op. Eenvoudig gezegd dient het gebruikte kopieerpapier zo goed mogelijk en zo voordelig mogelijk zijn. Daarbij is ook het gebruiksdoel belangrijk. Bij bedrijfsinterne informatie dient de papierkwaliteit bijvoorbeeld anders te zijn dan wanneer het om offertes gaat die de klanten toegestuurd of overhandigd krijgen. Bij reeds een kleine verbetering van het oppervlak kan men op bijval van de klanten rekenen. Voor kleurprints is het kopieerpapier van oudsher minder geschikt: gekleurd briefpapier of multifunctioneel papier zijn alternatieven. Per slot van rekening vertegenwoordigen niet alleen flyers maar ook facturen en offertes de afzender. Bespaart u niet verkeerd maar overtuig uw klanten.
Met interne prints is het een andere zaak. Optische details zijn daar vaak minder gevraagd. Belangrijker is de prijs van het kopieerpapier. De papierkosten zijn logisch gezien een deel van de printkosten, waarvoor normaal de printer of het kopieerapparaat verantwoordelijk is. Niet zelden is het samenspel van printer, printkleur (vooral inktpatronen) en papier resp. kopieerpapier ervoor verantwoordeljk voordelige prints mogelijk te maken. De optimale samenwerking kan ervoor zorgen dat een hogere printinstelling noodzakelijk ist. De bespaarmogelijkheden kunnen daarbij enorm zijn, vooral wanneer het om meerdere duizend bladen kopieerpapier per maand gaat.
