Verzamel- & documentenmappen

Verzamelen, sorteren en vervoeren

Bij het horen van de woordbestanden denken veel mensen aan een nogal statische opslag van documenten. In het huidige kantoorleven is een groot aantal documenten van verschillende aard vaak onderweg. Sommigen verlaten zelfs het kantoor, sommigen verlaten zelfs het bedrijf en soms vinden sommige dossiers pas na vele mobiele handelingen hun plaats in het archief. Aktetassen en -mappen zijn hiervoor het ideale transportmiddel. Vergeleken met een hoekband of archiefmap kan zo'n collectebus dezelfde hoeveelheid documenten bevatten en is hij inherent stabieler. Zo is er de verzamel- & documentenmappen 3924 van leitz met verschillende vouwen. Het vulniveau kan individueel worden aangepast voor deze aktetas & map. Het enorm stabiele Colorspan-karton met een papiergewicht van 300 g/m² wordt gebruikt als basismateriaal. De Leitz-archiefbak Bebop daarentegen is stevig ontworpen voor maximaal 300 vellen, waardoor de capaciteit superieur is aan de meeste andere losbladige verzamelmappen. Polypropyleen wordt hier gebruikt; het nettogewicht van de aktetas & map blijft op een lage 170 g. De ruggengraat is breed genoeg voor een fatsoenlijk rugetiket. Vergeet dus niet om het te gebruiken op openbare plaatsen, aktetassen & mappen worden ook gebruikt in seminars, op tentoonstellingen en beurzen, maar ook voor presentaties, enz. Men wil goed voorbereid zijn op dergelijke gebeurtenissen. Maar de aktetas wordt daar niet alleen gebruikt, hij dient ook goed bij klantenvergaderingen, teamvergaderingen en conferenties. Sommige aktetassen brengen een klein kantoor naar buiten als ze geopend worden. Voor langere, meer uitgebreide vergaderingen is alles wat mogelijk nodig is dan aanwezig. Zelfs elektronische helpers zoals calculators, afspraakplanners, mobiele telefoons of i-Phone hebben hier een eigen plekje. Een mobiele telefoon kan bijvoorbeeld worden ingesteld op slechts een visueel alarm. Men stoort de sessie niet en is toch bereikbaar.

Mobiliteit is gebaseerd op bekende transportmiddelen

De Velobag verzamel- & documentenmappen van veloflex is speciaal ontworpen voor transport in rugzakken. Onder andere het portretformaat is van groot nut. Rugzakken zijn op school en op het werk algemeen geaccepteerd. Het gebruik van polypropyleen is ook te zien in de Veloflex Crystal collectiebox. Het zeer duurzame materiaal houdt vocht en vooral acute nattigheid (bijv. van een gekanteld glas water) grotendeels op afstand.

Al met al wordt de categorie aktetas & map gekenmerkt door een veelvoud aan varianten. Dit geldt zowel met betrekking tot

• de kappen
• het basismateriaal
• de grootte en
• de kleur.

Aankoopbeslissingen voor aktetas & map

De verschillende aspecten van de apparatuur laten zien dat de aktetas & de map over het hele pakket gaat. De individuele aankoopargumenten moeten zorgvuldig worden onderzocht. Immers, de aktetas of de map zal waarschijnlijk nog vele jaren een belangrijke metgezel zijn.

• De sluitingen zijn niet alleen een kwestie van praktische afhandeling, maar hebben ook te maken met de beveiliging en bescherming van dossiers.
• Zelf dus het basismateriaal is van belang. Hier worden bijvoorbeeld kunstleer en leer, microvezel en nylon, polyester en polypropyleen aangeboden. In de regel zijn kunststoffen beter bestand tegen weersinvloeden. Aan de andere kant kan leer ook patina verdragen zonder er armoedig uit te zien.
• De maat wil goed gekozen worden. Een tip die vaak goed blijkt te zijn: De capaciteit zou 10 tot 30 procent boven de beoogde vraag moeten liggen. Op die manier is er ruimte om naar boven te manoeuvreren, maar je hoeft ook geen onnodige lege ruimte rond te slepen.
• De kleur is natuurlijk uiteindelijk een kwestie van persoonlijke smaak. Een hoge herkenningswaarde is praktisch, maar ook niet ieders kopje thee. Het uiterlijk van het werkmateriaal is ook een onderdeel van de presentatie.