Klemruggen

Handleiding voor klemruggen – bundel documenten snel en netjes

Op het eerste gezicht zou je niet denken dat dit een must-have is voor dagelijks kantoorgebruik. De lange, smalle klemrail, die op het eerste gezicht een beetje op een rietje lijkt, is een uiterst praktisch organisatiesysteem om losse papieren snel, eenvoudig en netjes te verzamelen.

Wat is een klemrail, hoe werkt deze, waarvoor wordt deze gebruikt en op welke gebieden? Deze gids geeft een overzicht van de praktische documentenstroken en geeft gedetailleerde informatie over waar u op moet letten bij de aanschaf van de verschillende varianten en uitvoeringen.

Wat zijn klemrails?

Een klemrail, ook wel klemlijst of documentenklem genoemd, valt onder het algemene begrip organisatie- en nietsysteem en vertegenwoordigt een afgeslankte versie van de klemmappen, maar kan ook gezien worden als alternatief voor nietjesstroken Plastic spiralen, archiefbeugels, nietjes en paperclips worden dat wel. Al deze systemen kunnen worden gebruikt om losse platen te verzamelen en vast te zetten. Het grote voordeel van de klemrail is dat de papieren onbeschadigd blijven omdat ze niet geperforeerd of geniet hoeven te worden.

Zoals de naam al doet vermoeden is een klemrail een smalle, lange rail, meestal gemaakt van stevig plastic, waarin je meerdere stukjes papier kunt steken en deze vervolgens stevig vast kunt klemmen. Indien nodig kunnen de klemmen eenvoudig worden verwijderd en de platen worden verwijderd.

Naast de kleine kantoorversie zijn klemrails ook verkrijgbaar als grotere en stabielere producten voor bevestiging aan de muur of andere ondergrond. Vervolgens kunnen er diverse grotere papierformaten in worden geklemd, voor bijvoorbeeld presentatiedoeleinden. Denk hierbij aan foto's, posters, flip-overs, maar ook brochures en brochures.

Hoe werkt een klemrail en hoe gebruik ik deze?

Het werkingsprincipe van de klemrails is heel eenvoudig: meerdere platen stapelen, vastklemmen, klaar. Zo gaat u te werk: Eerst worden de afzonderlijke pagina's in de gewenste volgorde geplaatst en op minimaal één pagina overzichtelijk samengevat. Voor meer stabiliteit en een hoogwaardige uitstraling plaats je een afdekfolie bovenop en een afdekvel onder de stapel.

Een klem in de juiste DIN A-vorm wordt dan meestal voorzichtig zijwaarts langs de hoge kant van het papier getrokken (beginnend bij de hoek) over de gehele lange rand van het papier. De afzonderlijke papieren blijven nu veilig bij elkaar en zijn beschermd tegen knikken (althans aan deze kant). Om hem los te maken, schuift u eenvoudig de klem omhoog of omlaag over het papier.

Bij de muurklemrails ziet het er iets anders uit: Nadat ze aan de muur zijn bevestigd, kun je de plaat of platen er eenvoudig in vastklemmen (zonder ze zijdelings te trekken). Afhankelijk van het model kunnen de twee strips iets uit elkaar getrokken worden. Dankzij een geïntegreerde veer vouwen de twee rails bij het loslaten weer strak in elkaar en houden ze foto's etc. vast zolang ze daar nodig zijn.

Welke varianten klemrails zijn er?

Ook al zijn klemrails niet noodzakelijkerwijs de meest complexe constructie en lijken de afzonderlijke producten visueel allemaal erg op elkaar, er zijn toch belangrijke onderscheidende kenmerken. Om het model te vinden dat bij uw behoeften past, is het de moeite waard wat meer aandacht te besteden aan de volgende aspecten:

• Formaat
• Materiaal
• Vulhoogte
• Kleur
• Bevestigingsmiddelen

De klemrails passen zich qua formaat uiteraard aan aan de documenten die ze bij elkaar houden. Daarom vertrouwen de fabrikanten van klemrails vooral op het DIN A4-formaat. Hun lengte bedraagt dan ook vaak net geen 30 cm. Om kleinere of grotere papieren te ordenen, zijn de klemrails ook verkrijgbaar voor de formaten DIN A5 en DIN A3.

Bij papierklemrails voor aan de muur speelt het papierformaat minder een rol. Je kunt ook meerdere papieren naast elkaar bevestigen, maar ook grotere posters en plakkaten. Je kunt kiezen uit lengtes tussen circa 50 cm en maximaal 120 cm.

De standaard klemrails voor de plank zijn gemaakt van kunststof (meestal PP of PET) en kenmerken zich enerzijds door hun hoge stabiliteit en anderzijds door hun flexibiliteit en elasticiteit. Het materiaal is bovendien licht en goedkoop in aanschaf.

Bij de muurklemrails is de situatie anders: deze zijn gemaakt van hard plastic of metaal, vaak aluminium, en zijn daardoor stabiel en robuust.

Het aantal papieren dat tegelijkertijd in een rail kan worden geschoven, wordt bepaald door de vulhoogte. Hoe hoger dit is, hoe meer platen de klemrail kan bevatten. Er zijn meestal minimaal 25 vellen papier. De capaciteit kan echter ook aanzienlijk hoger, zodat er tot wel 100 pagina’s in een klemrail gebundeld kunnen worden. De capaciteiten van de klemrails voor aan de muur zijn aanzienlijk hoger. Deze bevatten maximaal 500 pagina's. Ook is het mogelijk om hier dikke posters en hele brochures op te klemmen.

Blauw, blauw, groen, rood – de klemmenstroken zijn verkrijgbaar in alle standaardkleuren en uiteraard in het klassieke wit en zwart. Houd je van kleurrijk, kies dan voor een pakket met verschillende gekleurde modellen. Als je wilt dat het bijzonder onopvallend is, zijn transparante opbergstrips een goede keuze.

Als het om wandklemrails gaat, is er wat meer visuele terughoudendheid nodig, althans qua kleur. Ze zijn meestal verkrijgbaar in zilver, grijs of wit.

Naast de verplichte klemfunctie beschikken sommige rails over extra bevestigingsmiddelen. Dit zijn:

• Archiefbalk: Deze klemrails zijn iets breder en voorzien van een geperforeerde archiefbalk. Hierdoor kunnen de ingezamelde papieren worden gearchiveerd in ringbanden, dossiermappen en snelwisselmappen, zonder dat er vooraf gaten in de afzonderlijke vellen hoeven te worden geponst.
• Magneet: Enkele van de grotere klemrails zijn voorzien van een sterke magneet. Hierdoor kan de klemrail eenvoudig worden bevestigd en verwijderd van magnetische oppervlakken, zoals een whiteboard.
• Montage: Wandklemrails zijn voorzien van speciale voorzieningen voor permanente bevestiging aan de muur, zodat ze met schroeven kunnen worden gemonteerd. Als alternatief zijn er ook lijmvarianten verkrijgbaar.

Wat zijn de voordelen van klemrails

Iedereen die kiest voor klemrails heeft om verschillende redenen baat bij een praktisch systeem. Dit zijn de voordelen:

• Klemrails werken volgens een eenvoudig principe en bieden een ongecompliceerde en snelle bediening om afzonderlijke pagina's te combineren en snel weer te verwijderen.
• In tegenstelling tot andere archiefsystemen hoeven de documenten, maar ook foto's en posters niet geperforeerd, geniet of op een andere manier “beschadigd” te worden en blijven ze dus intact.
• Klemrails behoren tot de goedkoopste aankopen als het gaat om opslag- en organisatiesystemen.
• Als ze niet worden gebruikt, nemen de rails zeer weinig ruimte in beslag. Een groot aantal past bovendien in elke bureaulade en is altijd binnen handbereik.
• Dankzij de klemrails kan met relatief weinig inspanning een groot effect worden bereikt. Op deze manier samengevatte documenten maken onmiddellijk een hoogwaardige en serieuze indruk.
• Klemrails kunnen worden omschreven als een relatief duurzaam product: ze zijn duurzaam en kunnen worden hergebruikt. Daarnaast is het materiaalgebruik door de extreem smalle vormgeving zeer laag.
• Indien nodig kunnen opgeklemde platen flexibel beschermd of opgewaardeerd worden door een klemafdekking aan de rail toe te voegen. De afzonderlijke pagina's zijn beschermd tegen kreuken en andere beschadigingen.
• Klemrails kunnen op verschillende manieren worden gebruikt. Je vindt ze op kantoor, op school en in de particuliere sector. Bovendien zijn ze geschikt voor een grote verscheidenheid aan papiersoorten en documenten.

Waar worden klemrails voor gebruikt en in welke gebieden?

Als je regelmatig te maken hebt met bergen of stapels papier, of in ieder geval met diverse papieren en documenten, zijn klemrails een goede keuze. De praktijkhulpjes zijn geschikt voor het bundelen van los papier op de volgende gebieden:

• Kantoor

Klemrails vinden ruimte in elke bureaulade. Ze zijn snel bij de hand wanneer u bijvoorbeeld meerdere facturen, projectdocumenten, contracten, concepten of andere thematisch gerelateerde documenten moet combineren. Gebundeld met klemrails kunnen ze vervolgens in een opbergmand worden bewaard, aan collega's worden doorgegeven of per post worden verzonden.

• Presentaties, lezingen en trainingen

Als er iets voor andere mensen wordt gepresenteerd, worden de klemrails zowel in de kleine als de grote versie gebruikt. Aan de muur bevestigd, kunt u diverse presentatiematerialen, zoals posters, grafieken, plattegronden en afbeeldingen, opknippen en aan een publiek presenteren. Tegelijkertijd zijn de kleine rails ideaal voor het samenstellen van hand-outs die deelnemers mee kunnen nemen.

• Huishouden

De muurklemrails staan mooi in de keuken, in de gang, maar ook in de studeer- of woonkamer. Ze vervangen bijvoorbeeld een fotolijst of een prikbord en tonen foto's en afbeeldingen aan de muur - indien nodig kunnen deze snel weer worden vervangen. En het kan zeker geen kwaad om voor de zekerheid een kleine klemrail in de lade van de keuken of studeerkamer te hebben. Stuur je bijvoorbeeld toch analoog een sollicitatie, dan kun je met een klemhoesje en voorblad met de rail je motivatiebrief, CV etc. professioneel samen stellen.

• School

Vooral docenten gebruiken de klemrails graag als een kosteneffectieve manier om omvangrijke lesstof goed voorbereid aan hun leerlingen te overhandigen. Maar ook in een schooltas kan een klemrail ideaal zijn als meerdere papieren ongesorteerd en zonder gaten worden uitgedeeld.

• artistiek gebied

De klemrails voor aan de muur zijn ideaal in tentoonstellingsruimtes en ateliers. Tekeningen, schilderijen en foto's kunnen veilig worden bevestigd en aantrekkelijk worden gepresenteerd.

• andere gebieden

Bij zakelijke bijeenkomsten, congressen en beurzen gaat het vooral om reclame- en informatiemateriaal dat vaak netjes (maar kosteneffectief) in klemrails wordt verpakt en gepresenteerd aan klanten, zakenpartners en geïnteresseerden. In de financiële, verzekerings- en vastgoedsector kunnen verkoopdocumenten en uiteenzettingen worden samengevat voor potentiële klanten. De praktische rails worden ook in de horeca gebruikt voor het maken van menukaarten.

Praktische tips: Hoe krijg ik het papier knikvrij in de rail?

Ook als de toepassing niet tijdrovend of ingewikkeld is, kan het toch gebeuren dat er een of twee vouwen in het papier verschijnen bij het plaatsen of verwijderen ervan. Om dit te voorkomen, moet u voorzichtig te werk gaan en de volgende tips volgen:

• Klemrails hebben vaak een afgeronde rand. Gebruik dit als “start” voor een zuivere klemming.
• Als er geen “inbrenghulpmiddel” is, kan enig voorrekken nuttig zijn. Een pen of schroevendraaier kan hier van waardevol nut zijn door deze tussen de twee rails vóór het papier te klemmen.
• Een goed resultaat bereik je als je bij het inleggen het papier met de ene hand en de andere hand in de tegenovergestelde richting op de klemrail trekt.
• In principe is papier van hoge kwaliteit met een iets hoger gramsgewicht iets minder kreukgevoelig dan gewoon printer- en kopieerpapier.
• Laat u altijd leiden door het maximale aantal stukken dat een terminal kan bevatten. Omdat te veel bladeren snel tot een onrein resultaat leiden.
• Als u nog steeds niet zeker bent en geen vouwen in de documenten wilt veroorzaken, kunt u eerst “oefenen” met een stapel kladpapier, idealiter met hetzelfde aantal vellen.