Archiefdozen

Archiefdozen : Archiveer documenten netjes en veilig

Ondernemingen zijn verplicht bedrijfs- en belastinggerelateerde documenten te bewaren. De bewaartermijn is zes of tien jaar, afhankelijk van het soort document. De details zijn geregeld in het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) en het Duitse Belastingwetboek (AO).

Hoewel de digitalisering met sprongen vooruitgaat, blijven veel documenten nog op papier bestaan. Om ervoor te zorgen dat ze goed kunnen worden gearchiveerd en snel kunnen worden teruggevonden wanneer dat nodig is, hebben bedrijven geschikte archiveringshulpmiddelen nodig.

archiefkasten zijn de ideale oplossing.

Archiefdozen brengen orde in documenten, beschermen documenten tegen vuil en vocht, en kunnen ruimtebesparend in de archiefkast of archiefruimte worden opgeborgen.

Hoewel digitaal archiveren het werk op veel gebieden vergemakkelijkt, heeft analoog archiveren ook enkele voordelen:

• Er is geen elektronisch gereedschap nodig.
• Werknemers hoeven geen archiveringssoftware te leren.
• Analoge archivering bespaart herstructureringsprocessen in het bedrijf.
• Sommige documenten zijn alleen geldig in papieren vorm en kunnen niet in digitale vorm worden gearchiveerd.

Archiefboxen brengen orde in het analoge archief

Archiefboxen kunnen worden gebruikt om orde te scheppen in het analoge archief op een even eenvoudige als efficiënte manier. De dozen zijn hoofdzakelijk gemaakt van stevig golfkarton of karton. Meestal zijn zij ongekleurd of in het wit verkrijgbaar. Het karton kan in een paar eenvoudige stappen tot een vierkante doos worden samengevoegd.

Om ervoor te zorgen dat de documenten daadwerkelijk van alle kanten beschermd zijn, kunnen ze worden afgesloten met een scharnierend deksel. Het formaat is aangepast aan het DIN A4-formaat. Afhankelijk van het ontwerp kunnen archiefdozen enkele honderden vellen bevatten, en in sommige kunt u tot 1.000 vellen papier van 80 g/m² opbergen.

Er zitten vingergaten op de voorkant en vaak ook in de deksels van de archiefdozen. Hiermee kunnen de dozen snel en gemakkelijk uit de dossierkast worden getrokken.

Bovendien is er een etiketteringsveld op de voorkant. In de meeste gevallen kunnen de dozen ook op het deksel worden geëtiketteerd. Hierdoor is in één oogopslag te zien welke documenten erin zijn opgeborgen, ongeacht of ze rechtop of dwars op de plank staan.

Een bijzondere vorm van archiefkast.

Een speciale vorm van archiefdozen is geschikt voor het opbergen van hangmappen. In combinatie met bewaarboxen en archiefdozen zorgen de dozen ervoor dat belangrijke documenten niet zoekraken en kunnen worden getoond wanneer dat nodig is.

Basisprincipes van audit-proof archivering

Om een audit van bedrijfsdocumenten goed te laten verlopen, is het belangrijk om documenten op een audit-proof manier op te slaan. Dit betekent dat de documenten in het origineel beschikbaar moeten zijn en dat elke mogelijke manipulatie kan worden uitgesloten. De volgende beginselen moeten in acht worden genomen:

• Documenten die moeten worden bewaard, moeten juist en volledig zijn.
• Documenten moeten tijdig worden geregistreerd.
• Documenten moeten alle procedures en processen documenteren.
• Documenten moeten worden opgeslagen op een wijze die verliesbestendig is en beveiligd tegen mogelijke wijzigingen.
• Gearchiveerde documenten mogen alleen worden gebruikt door geautoriseerde personen.
• Archivering moet zorgen voor een soepel verloop van de algemene processen.
• De wettelijke bewaarplicht moet worden nageleefd.
• De gearchiveerde documenten moeten traceerbaar en controleerbaar zijn.
• Alle dossiers die moeten worden bewaard, moeten op een ordelijke manier beschikbaar zijn.

Deze principes gelden zowel voor analoge als digitale archivering.