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Unsere Mitarbeiterin Valerie zeigt, wie ihr euch mit der Konferenzmappe „Office-Set“ von Alassio perfekt für ein Meeting vorbereitet.
Für Meetings, Außentermine und Kundengespräche ist eine Konferenzmappe ein praktischer und kompakter Organizer und ein wichtiges Arbeitsutensil. Als kleines mobiles Büro bietet sie Geschäftsleuten und Berufstätigen die Möglichkeit, Dokumente und Schreibutensilien geordnet und sicher aufzubewahren und diese auch unterwegs immer direkt griffbereit zu haben.
Was kann ich in einer Schreibmappe alles unterbringen? Welche Vorteile bietet sie und eignet sie sich überhaupt für meinen Bedarf? Der folgende Ratgeber informiert rund um die Konferenzmappen und gibt Tipps und Ratschläge, worauf beim Kauf zu achten ist.
Eine Konferenzmappe, auch als Schreibmappe oder Ringbuchmappe bezeichnet, stellt als kompakte Aktentasche die Profi-Version einer einfachen Mappe dar. Darin untergebracht werden können nicht nur Dokumente in Papierform, sondern auch weitere Dinge des Bürobedarfs, wie Stifte, Visitenkarten, Kabel und Taschenrechner. Ihr Einband aus Leder oder Kunstleder macht sie darüber hinaus auch optisch zu einem hochwertigen Produkt.
Zur Standardausstattung einer Konferenzmappe gehört ein Schreibblock sowie nicht selten ein Taschenrechner. Steckfächer, Visitenkartenhalter, kleine Taschen, Schlaufen sowie eine Ringbuchmechanik sind für die organisierte Ablage ebenfalls üblich. Die Mappe als kompaktes Ordnungssystem lässt sich zusammenklappen und in der Regel mit einem Reißverschluss rundherum komplett verschließen, sodass die Unterlagen auch während des Transports sicher verstaut sind und nicht herausfallen können. Bei Bedarf öffnet man den Verschluss einfach wieder und hat alle Unterlagen direkt parat.
Um perfekt vorbereitet in eine Konferenz oder in ein Meeting zu gehen, sind Sie mit einer Ringbuchmappe bestens ausgestattet – vorausgesetzt natürlich, diese ist mit den relevanten Unterlagen bestückt. Ob das nur ein Schreibblock (der meist bereits im Lieferumfang enthalten ist) mit zwei bis drei Stiften ist oder das komplette Unternehmensportfolio inklusive des notwendigen technischen Equipments, hängt von der eigenen Verwendung sowie der Größe und der Ausstattung der Mappe ab.
Diese Unterlagen passen je nach Ausführung in die Schreibmappe:
Kennen Sie Situationen, wie diese? Man sitzt in einem Meeting und stellt fest, nichts zum Schreiben dabei zu haben. Und nach einem erfolgversprechenden Gespräch hat man keine Visitenkarten zur Hand. Oder: Unterwegs möchte man aus der Aktentasche das Handykabel herausnehmen, muss aber erst die ganze Tasche durchwühlen, bevor es auftaucht. Diese „Probleme“ lassen sich mit einer Schreibmappe vermeiden.
Für Konferenzmappen gibt es eine Vielzahl an möglichen Einsatzbereichen. Hier einige konkrete Beispiele:
Die Anschaffung einer Konferenzmappe erweist sich aus mehreren Gründen als sinnvoll und lohnenswert. Mit diesen Argumenten kann sie überzeugen:
Um den täglichen, mobilen Einsätzen im beruflichen Umfeld gerecht zu werden, ist es empfehlenswert, an das Material der Konferenzmappen gewisse Qualitätsansprüche zu stellen. Dabei soll es idealerweise nicht nur langlebig und strapazierfähig sein, sondern auch optisch etwas hermachen. Dementsprechend sind viele Aktenmappen aus einem hochwertigen Material hergestellt. Auf welches Material die Wahl fällt, hängt vor allem vom Bedarf, dem individuellen Geschmack sowie nicht zuletzt vom eigenen finanziellen Budget ab.
Konferenzmappen gibt es in folgenden Materialien:
Beim Kauf einer Konferenzmappe lohnt es sich, auf weitere Kriterien zu achten, da sich die Modelle neben dem Material auch im Hinblick auf ihre Ausstattung, ihre Größe, den Verschluss und die Farben voneinander unterscheiden:
Welche Ausstattung hat eine Konferenzmappe?Welche Unterlagen in welcher Anzahl in eine Konferenzmappe passen, hängt im Wesentlichen von der Ausstattung ab. Je nach Modell und Hersteller variiert diese für die unterschiedlichen Verwendungen und Nutzungen – während die eine Mappe nur ein bis zwei Fächer hat, gibt es in der anderen weitere Unterteilungen sowie Einschübe und Taschen, um eine größere Anzahl an Gegenständen darin verstauen zu können.
Das sind die wesentlichen (möglichen) Ausstattungsmerkmale:
Ein markantes Merkmal der Konferenzmappen ist die Schutzfunktion: Die Unterlagen sollen darin schließlich auch für Transporte sicher verstaut werden können. Dementsprechend wichtig ist der zuverlässige Verschluss, der die Unterlagen an Ort und Stelle hält, gleichzeitig einfach zu bedienen ist und auch optisch gut zur Mappe passt. Die meisten Schreibmappen lassen sich dabei mit einem umlaufendem Reißverschluss verschließen. Etwas seltener sind dagegen Magnet- und Klettverschlüsse.
In welchen Farben gibt es die Konferenzmappen?Konferenzmappen mögen es farblich schlicht und klassisch. Dementsprechend reduziert ist auch das Design. Vor allem die hochwertigen Modelle präsentieren sich meist in Schwarz, Grau oder in Braun – und halten sich daher gerne dezent im Hintergrund, um den Unterlagen nicht die Show zu stehlen. Mit der Zeit und häufiger Nutzung präsentieren sich die Mappen aus Leder dann gerne in einem Vintage-Look, der die Mappen zu einem attraktiven Unikat macht.
Wie groß sind die Konferenzmappen?Im Vergleich zu einer Aktentasche oder zu einem Aktenkoffer sind die Konferenzmappen eher klein; gegenüber einer Präsentationsmappe wirken sie jedoch fast schon mächtig. Die übliche Größe der Konferenzmappen entspricht dem Format DIN A4 mit Abmessungen von circa 32 x 24 oder 25 cm, sodass Dokumente im gängigen Papierformat locker hineinpassen.
Erhältlich sind zudem kleinere Modelle. Diese sind vor allem für die Unterbringung von Notebooks konzipiert und weniger für Papierdokumente. In den eher seltenen, größeren Konferenzmappen finden dagegen zusätzliche Utensilien, wie großformatige Dokumente, einen Platz.
Notebook, Tablet und Laptop gehören für viele Menschen zum beruflichen Alltag mittlerweile selbstverständlich dazu. Auf diese Entwicklung haben die Mappen-Hersteller reagiert und viele Modelle mit gepolsterten Fächern speziell für die elektronischen Geräte ausgestattet, sodass das technische Equipment inklusive Ladekabel, USB-Sticks und Kopfhörern problemlos immer dabei sein kann. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, dass das eigene Gerät in die Konferenzmappe passt, überprüft vor dem Kauf auf jeden Fall die jeweiligen Abmessungen. Alternativ gibt es natürlich immer noch die klassischen „analogen“ Modelle, die keine Aufbewahrungsmöglichkeit für Laptop und Co. bieten.
Wer Wert auf Nachhaltigkeit legt und einen kleinen Beitrag für die Umwelt leisten will, der erhält Konferenzmappen auch in der umweltfreundlichen Variante. So gibt es mittlerweile Modelle aus recyceltem Papier oder Kunststoff. Um die Belastung für die Umwelt zu minimieren, setzen einige Hersteller mit einer bewussten Abfall- und Emissionsreduzierung auf nachhaltige Produktionsverfahren. Ob ein Unternehmen umweltbewusst wirtschaftet, erkennt man unter anderem an speziellen Umwelt- und Recycling-Labeln. Auf den Webseiten der Hersteller können Sie sich zudem über ein mögliches nachhaltiges Engagement informieren.
Tipp: Umweltschutzgründe mögen aber auch für den Kauf von hochwertigen Mappen aus Leder oder Kunstleder sprechen. Aufgrund der Langlebigkeit dieser Produkte schonen Sie so unter dem Strich Ressourcen.
Wie lange Sie eine Konferenzmappe nutzen können, lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine Rolle spielt vor allem die Qualität des Materials. So ist eine Mappe aus feinem Nappaleder nach zwei, fünf oder sogar zehn Jahren wahrscheinlich noch ansehnlich, während die Kunststoffmappe vielleicht schon nach der zehnten Nutzung deutliche Gebrauchsspuren aufweist und lieber ausgetauscht werden sollte.
Neben dem Material sind zudem die Verarbeitung, die Ausstattung und die Konstruktion sowie die Art und Häufigkeit der Nutzung relevant, wenn es um die Haltbarkeit geht. Ist die Konferenzmappe zum Beispiel im ständigen Einsatz, wird sie täglich von A nach B mitgenommen und ist sie sogar auf Geschäftsreisen ein treuer Begleiter, zeigt sie mit großer Wahrscheinlichkeit schneller Abnutzungserscheinungen, als eine Mappe, die ihr Dasein auf dem Schreibtisch fristet.
Die Lebensdauer der Konferenzmappen lässt sich mit einem pfleglichen Umgang natürlich etwas verlängern. So können Verschmutzungen häufig bereits mit einem feuchten Tuch schnell und effektiv beseitigt werden. Es lohnt sich zudem bei der Lagerung darauf zu achten, dass die Mappen weder einer zu hohen Feuchtigkeit noch übermäßiger Hitze oder direkter Sonneneinstrahlung ausgesetzt sind.
Die Schutzfunktion gehört zu den wesentlichen Eigenschaften einer Konferenzmappe. Dass wichtige Dokumente und empfindliche technisches Equipment gut geschützt darin aufbewahrt werden, dazu tragen mehrere Faktoren bei. Das sind:
Sowohl eine Aktentasche als auch eine Konferenzmappe bieten die Möglichkeit, Dokumente, Stifte, Notizblöcke und weitere Gegenstände sicher zu verstauen und zu transportieren. Die wesentlichen Unterschiede der beiden Taschen liegen dabei in ihrer Größe und ihrem Verwendungszweck.
Aktentaschen werden vorzugsweise von Berufstätigen für den Transport ihrer Arbeitsmaterialien, zum Beispiel für den Arbeitsweg oder auf Geschäftsreisen, genutzt. Sie sind in der Regel größer als Konferenzmappen und bieten dementsprechend mit größeren Fächern und zusätzlichen Unterteilungen mehr Platz als die kompakten Konferenzmappen, die vor allem für die Organisation der Unterlagen und Notizen während Konferenzen und Außenterminen genutzt werden. Im Gegensatz zu Aktentaschen haben die Konferenzmappen in der Regel keinen separaten Griff oder Schultergurt für den komfortablen Transport.
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