Videokonferenzsysteme

Videokonferenzsysteme ermöglichen ortsunabhängige Zusammenarbeit

In der heutigen globalisierten Welt arbeiten Teams längst nicht mehr an einem Standort zusammen. Kommunikationstools wie Videokonferenzsysteme ermöglichen die ortsunabhängige Verständigung. Per Videoübertragung können Mitarbeiter aus dem Home Office heraus an Meetings teilnehmen. Ebenso sind Besprechungen mit Partner- oder Tochterunternehmen im Ausland möglich. Die standortunabhängige Abstimmung mit Teammitgliedern, Geschäftspartnern und Kunden spart Zeit und Reisekosten und erhöht die Effizienz im Unternehmen.

Was ist ein Videokonferenzsystem?

Damit der standortübergreifende Austausch überhaupt funktioniert, benötigt man ein Videokonferenzsystem. Dabei handelt es sich um eine technische Lösung für den Echtzeit-Austausch per Audio- und Videokommunikation. Anders als bei einer klassischen Telefonkonferenz können sich die Gesprächspartner bei einer Videokonferenz auch sehen. Das führt i.d.R. zu einem effizienteren Austausch und vermeidet Missverständnisse. Darüber hinaus entsteht durch die Videoübertragung auch ein Gefühl räumlicher Nähe, das bei der reinen Sprachübertragung fehlt. Noch dazu lassen sich per Videokonferenz Präsentationen übertragen.

Videokonferenz-Systeme setzen sich aus Bildschirmen, Webcams, Lautsprechern und Mikrofonen zusammen. Da die Datenübertragung in Echtzeit stattfindet, wird eine Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite benötigt.

Vorteile von Videokonferenzsystemen:

• Ermöglichen die zeit- und ortsunabhängige, globale Zusammenarbeit
• Sparen Reisekosten
• Verkürzen Kommunikations- und Entscheidungswege
• Erhöhen die Produktivität und Effizienz im Unternehmen und bei der Teamarbeit
• Bieten eine bessere Bildqualität und Sprachverständlichkeit als kostenlose Softwarelösungen

Welche Videokonferenzsysteme gibt es?

Grundsätzlich lassen sich vier Videokonferenz-Lösungen unterscheiden:

1. Raumsysteme: Bei Raumsystemen handelt es sich um professionelle All-in-One-Lösungen. Die für Videokonferenzen benötigte Hardware wird dabei fest im Konferenzraum installiert. Die Hardware umfasst unter anderem Bildschirme oder alternativ einen Beamer und eine Leinwand, ein Kamerasystem, ein Audiosystem mit Lautsprechern und Mikrofonen sowie eine Codec-Box und eine Fernsteuerung. Raumsysteme sind als komplette Sets erhältlich, die Hardware kann aber auch nach Belieben selbst zusammengestellt werden. Hier gilt es abzuwägen, welche Lösung preiswerter ist.

2. Settop-Systeme oder Rollabouts: Hierbei handelt es sich um kompakte Videokonferenzsysteme, die in der Regel nicht mehr als einen Bildschirm, einen Internetanschluss und eventuell ein Headset benötigen. Die restliche Hardware wird in einer kompakten Box zusammengefasst. Dadurch sind sie relativ einfach zu installieren und zudem mobil in verschiedenen Besprechungsräumen einsetzbar.

3. Desktopsysteme: Sogenannte Desktop Coferencing Systeme sind für den einzelnen Arbeitsplatz gedacht. Bei diesen Systemen sind Webcam und Freisprecheinrichtung oft miteinander verbunden oder werden als kompakte Einzelteile am Rechner installiert. Zumeist lassen sie sich über einen USB-Anschluss per Plug & Play mit dem jeweiligen Computer oder Laptop verbinden.

4. Softwarelösungen: Die meisten Laptops sind heute bereits mit einer eingebauten Kamera ausgestattet. Rein softwarebasierte Lösungen stellen daher eine flexible Alternative zu Hardware-Lösungen dar. Die Videokonferenz-Software wird entweder auf dem eigenen Rechner installiert oder über eine Cloud genutzt. Softwarelösungen bieten sich vor allem für Videokonferenzen vom Home Office aus an. Die Teilnehmeranzahl ist meist begrenzt. Für eine bessere Bild- und Sprachübertragung empfiehlt es sich, externe Webcams und Headsets zu nutzen.