Ein Locher funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Man legt ein Blatt Papier in die dafür vorgesehene Aussparung, betätigt einen Hebel und schon drücken sich zwei oder mehr scharfe Stahlstifte durch das Papier. Locher selbst sind in einer Vielzahl von unterschiedlichen Ausführungen erhältlich. Einfache Modelle aus Kunststoff, die bis etwa zehn Blatt Papier lochen, finden sich in so gut wie jedem Haushalt und in zahlreichen Büros.
Professionellere Bürolocher verfügen über eine höhere Stanzleistung und können, je nach Ausführung, bis zu 30 Blatt auf einmal lochen. Registraturlocher bewältigen Papierstapel von etwa 70 Blatt. Mit einem Superlocher lassen sich bis zu 250 Blatt Papier auf einmal bearbeiten. Locher für den professionellen Einsatz im Büro sind sehr stabil und halten viele Jahre. Mit dem passenden Locher-Zubehör lässt sich die Lebensdauer noch verlängern.
Die Stahlstifte, mit denen die Löcher aus dem Papier ausgestanzt werden, bezeichnet man als Lochpfeifen. Handelsübliche Locher sind so gestaltet, dass eine Druckkraft von rund 45 daN ausreicht, um die maximal mögliche Blattanzahl lochen zu können.
Da die Stahlstifte bei jedem Lochvorgang Reibung ausgesetzt sind, nutzen sie sich im Laufe der Zeit ab. Neue Lochpfeifen sind besonders scharf und können den ohnehin schon geringen Kraftbedarf beim Lochen noch weiter verringern. Bei hochwertigen Bürolochern lassen sich die Lochpfeifen ohne Probleme austauschen. Dem in Europa gängigen Standard ISO 838 entsprechend, haben gängige Lochpfeifen einen Durchmesser von 6 mm.
Bei der Auswahl sollte man dennoch darauf achten, dass die Stahlstifte mit dem eigenen Locher kompatibel sind. Andernfalls lassen sie sich eventuell nicht richtig einsetzen. Damit die Löcher bei jedem Lochvorgang gleichmäßig und sauber ins Papier kommen, sollte man die Lochpfeifen nach der Benutzung von Papierresten reinigen.
Um Papiere in gängigen Schnellheftern und Aktenordnern abzuheften, reichen zwei Löcher aus. Hin und wieder müssen Unterlagen aber mit vier Löchern versehen werden. Für das sogenannte Vierlochsystem sind spezielle Mehrfachlocher erhältlich.
Viele dieser Modelle kann man mit austauschbaren Lochsegmenten nachrüsten. Besonders komfortabel gelingt das bei Lochsegmenten mit Klipp-System.
Damit Dokumente ordentlich abgeheftet werden können, muss der Locher präzise angelegt werden. Viele einfache Locher weisen eine kleine Markierung auf, etwa einen Pfeil. Um den Locher zu platzieren, knickt man das Papier in der Mitte und legt den Knick an der Markierung an. Das hinterlässt natürlich unschöne Spuren im Papier.
Bei dicken Papierstapeln lässt sich diese Methode zudem nicht anwenden. Hochwertige Bürolocher sind daher mit einer Anschlagschiene ausgestattet. Die Schienen sind mit Markierungen für verschiedene Papierformate versehen, darunter etwa die gebräuchlichen DIN-Formate, US-Quart- und Folio-Formate. Das Papier wird an dieser Schiene angelegt und kann anschließend gelocht werden. Anschlagschienen bestehen zumeist aus Kunststoff. Gehen sie einmal kaputt, können sie einfach aus dem Locher entfernt und ausgetauscht werden.
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