Schnellhefter

Ratgeber Schnellhefter – Dokumente schnell und sicher aufbewahren

Rot für Deutsch, Blau für Mathe und Grün für Sachkunde – die praktischen Schnellhefter haben uns auch dank ihrer einfachen farblichen Zuordnung zu den einzelnen Fächern durch unsere Schulzeit begleitet. Kaum ein Kind, das in den letzten Jahrzehnten nicht die schulischen Arbeitsblätter darin abgeheftet hat. Doch nicht nur in der Schule sind die Schnellhefter nach wie vor gefragt. Auch im Büro dürfen die Hefter mit der schnellen und unkomplizierten Möglichkeit zum Abheften nicht fehlen.

Wann lohnen sich die Schnellhefter und welche Variante ist die richtige für mich? Für welches Material sollte ich mich entscheiden? Und was ist eigentlich der Unterschied zwischen der kaufmännischen Heftung und der Amtsheftung? In unserem Ratgeber beantworten wir alle wichtigen Fragen rund um das Thema Schnellhefter und geben zudem praktische Infos und Tipps bei der Wahl der passenden Modelle für das Büro und die Schule.

Was sind Schnellhefter?

Bei einem Schnellhefter, kurz auch Hefter, handelt es sich um eine schmale Mappe aus Kunststoff oder Pappe meist im Format DIN A4, die über eine 2-Loch-Heftmechanik im Inneren verfügt. Um hier die Metall- oder Plastikklammer zu verdecken und ihr Krümmen zu verhindern, gehört zu jedem Schnellhefter standardmäßig eine kleine Abdeckschiene. Vor jedem neuen Abheften wird sie erst entnommen, sodass sie immer oben auf dem Papier liegt.

Genutzt werden Schnellhefter als Ordnungssystem, um darin lose und bereits gelochte Blätter sicher und fest abzuheften. Die praktische Ablage hat zudem eine Schutzfunktion: Die Dokumente sind in den Heftern weitestgehend vor Knicken, Falten und vor Schmutz geschützt.

Schnellhefter zeichnen sich durch ihre große Farbvielfalt aus und bieten damit eine gute optische Möglichkeit zur übersichtlichen Sortierung. Sie erhalten die Hefter wahlweise mit kaufmännischer Heftung oder Amtsheftung, außerdem gibt es weitere Varianten dieses einfachen und kostengünstigen Ablagesystems.

Geschichte: Wann wurden die Schnellhefter erfunden?

Schnellhefter gibt es bereits sehr lange: Ihre Geschichte geht auf das Ende des 19. Jahrhunderts und den hessischen Kommunalbeamten Carl Gladitz aus Soden bei Salmünster zurück. Im Jahr 1895 meldete er eine „Eine Sammelmappe mit umbiegbaren Blechrändern“ beim Kaiserlichen Patentamt an – der Schnellhefter war erfunden. Auch wenn es nicht belegt ist, so liegt es doch nahe, dass diese Erfindung eine ganz persönliche Motivation hat. Schließlich gestaltete sich die Ablage für die Beamten zur damaligen Zeit äußerst mühevoll. Bis dato legte man Blatt für Blatt übereinander, um den Papierstapel dann mit einer festen Pappe oben und unten zu fixieren und schließlich zusammenzuschnüren. Um einzelne Blätter zusammenzuheften, waren zudem Nadel und Faden und eine Menge Handarbeit gefragt.

Gut zu wissen: Der Ordner wurde bereits einige Jahre zuvor anno 1885 von Friedrich Soennecken erfunden.

Wofür können Schnellhefter verwendet werden?

Schnellhefter gehören zum Standard-Bürobedarf, der in keinem Unternehmen fehlen darf. Zum schnellen Abheften von Unterlagen aller Art – von Lieferscheinen und Rechnungen über Angebote und Geschäftsbriefe bis hin zu Tabellen und Statistiken – sind sie bestens geeignet und schnell griffbereit. Die schlanken Hefter nehmen nur wenig Platz weg und passen daher gut in die Schublade oder Ablage direkt am Schreibtisch. Auch in der Arbeits- und Aktentasche sind die Schnellhefter schnell verstaut, sodass sich die Dokumente sicher transportieren lassen. Für ein übersichtliches Ordnungssystem sorgen vor allem die verschiedenen Farben der Hefter. Eine Sortierung ist zum Beispiel nach Projekten, Personen oder Abteilungen möglich.

Eine praktische Angelegenheit sind die Schnellhefter auch für Seminare, Fortbildungen und andere Veranstaltungen, um den Teilnehmenden ein Handout mitzugeben. Anstatt mehrere Seiten einfach nur mit einem Heftgerät zusammenzuheften, machen sich die einzelnen, ordentlich in einem Schnellhefter zusammengefassten Blätter mit Sicherheit deutlich besser und knicken hier nicht um. Und da die Hefter besonders kostengünstig sind, ist es auch problemlos möglich, die Unterlagen einer größeren Personenzahl zu übergeben.

Auch im privaten Bereich lohnt es sich, immer einige der praktischen Schnellhefter parat zu haben. Sie können hier für die persönliche Ablage mit Rechnungen, Quittungen, Bestätigungen oder Rezepten genutzt werden. Besonders sinnvoll sind sie vor allem dann, wenn Kinder zum Haushalt gehören. Denn am häufigsten kommen die Schnellhefter wohl in der Schule zum Einsatz. Hier eignen sich diese Schreibwaren als Ergänzung zu Schulheften zum Abheften von losen Arbeitsblättern, Hausaufgaben und anderen Lern-Unterlagen. Eine farbliche Zuordnung der Hefter zu den einzelnen Fächern ist dabei nicht nur praktisch, sondern wird nicht selten sogar von der Lehrern für die Einheitlichkeit verlangt. Und damit die Kids die Blätter direkt in der Schule abheften können, lohnt es sich, einen kleinen Taschenlocher in der Schultasche mitzunehmen.

Tipp: Wer die Blätter nicht lochen möchte, der verwendet einfach Klarsichthüllen und heftet die Dokumente darin ab. Die transparenten Folien schützen die Papiere und erzeugen darüber hinaus einen wertigen Eindruck.

Was sind die Vorteile von Schnellheftern?

Die Verwendung von Schnellheftern für die Ablage lohnt sich aus mehreren Gründen. Das sind die wesentlichen Pluspunkte:

Schnellhefter

• sorgen für eine schnelle und unkomplizierte Ablage.
• sind günstig in der Anschaffung.
• sind sehr schmal und nehmen daher nur wenig Platz weg.
• sind für ein übersichtliches Ordnungssystem in verschiedenen Farben erhältlich.
• bieten die Möglichkeit einer einfachen Beschriftung.
• garantieren eine langfristige Ablage von Dokumenten.
• bieten eine sichere Abheftung: Die Blätter fallen beim Transport nicht heraus.
• haben ein großes Fassungsvermögen und bieten in der Regel mehr als 100 Blättern Platz.
• sind aus Kunststoff oder Karton erhältlich.
• gibt es in weiteren Varianten (zum Beispiel Einhakhefter und Hängehefter).
• ermöglichen meist sowohl die kaufmännische Heftung als auch die Amtsheftung.
• sind eine gute Ergänzung zur Ablage in Ordnern und Mappen.

Aus welchem Material bestehen Schnellhefter?

Beim Kauf von Schnellheftern haben Sie die Wahl zwischen zwei Materialien:

Diese Schnellhefter bestehen fast komplett aus fester Pappe, teilweise auch aus Recyclingkarton mit einer Papierstärke von etwa 250 bis 300 g/m² und weisen lediglich im Inneren eine Abheftevorrichtung aus Metall oder Kunststoff auf. Im geschlossenen Zustand ist von außen nicht ersichtlich, welche Unterlagen darin abgeheftet sind.

Schnellhefter aus Karton gibt es in vielen verschiedenen Farben. Sie können zudem mit einem Gummiband zum festen Verschließen der Mappe ausgestattet sein. Für die individuelle Beschriftung sind Beschriftungsfelder mit mehreren Linien auf der Vorderseite vorgesehen.

Die klassischen Schnellhefter bestehen aus dünnem, aber sehr robustem Kunststoff. Typischerweise ist die Vorderseite ein transparentes Sichtfenster, während die Rückseite blickdicht und farbig daherkommt. Am linken Rand befindet sich über die gesamte Länge ein Beschriftungsstreifen aus Papier, der zur Befestigung manuell unter eine durchsichtige Plastikvorrichtung geschoben wird.

Ob es das Modell aus Kunststoff oder doch lieber jenes aus Pappe sein soll, ist grundsätzlich eine Frage des Bedarfs und des persönlichen Geschmacks. Während man bei den Kunststoffheftern bereits von außen sieht, welche Zettel darin abgelegt sind, ist der Inhalt bei den Karton-Varianten nicht sichtbar. Vor allem bei sensiblen Dokumenten könnten Papphefter daher die bessere Wahl sein. Sie sind darüber hinaus die umweltfreundlichere Variante und bieten außerdem einen etwas besseren Schutz vor Knicken und Falten.

Dahingegen sind die Plastikhefter etwas robuster und unempfindlicher, wenn es um Feuchtigkeit und Schmutz geht. Verschmutzungen lassen sich beispielsweise leicht von der Oberfläche abwischen. Während Hefter aus Papier jetzt schnell aufweichen, kann Wasser dem Kunststoff nichts anhaben. Ein weiterer Vorteil: Soll der Schnellhefter mit einem anderen Inhalt neu befüllt werden, dann lässt sich das Beschriftungsschild einfach austauschen.

Welche Arten von Schnellheftern gibt es?

Neben den klassischen Schnellheftern aus Kunststoff und Pappe, wie wir sie noch aus der Schule kennen, sind auch folgende Varianten erhältlich:

• Einhakhefter: Diese Hefter besitzen eine Lasche am äußeren linken Rand, mit dem sie sich komplett inklusive der abgehefteten Unterlagen in einer größeren Mappe oder in einem Ordner mit Ringmechanik ablegen lassen – und das sogar, ohne diese vorher zu öffnen.
• Hängehefter: Ausgestattet mit einer Schiene und zwei kleinen Haken am oberen und unteren linken Rand eignen sich diese Schnellhefter zur Ablage in der Hängeregistratur.
• Schlaufenhefter: Der große Vorteil der Schlaufenhefter besteht darin, dass sich die einzelnen Seiten komplett, ähnlich wie in einem Ringbuch, umblättern lassen und die Dokumente daher vollständig lesbar sind. Die einzelnen Blätter werden hier über eine spezielle Schlaufenmechanik abgeheftet.
• Klemmmappe: Bei dieser Variante aus Kunststoff entfällt das Lochen der Blätter. Sie werden vielmehr über einen Klemmverschluss in der Mappe festgehalten. Ideal ist die Klemmmappe für alle Dokumente, die unbeschädigt bleiben sollen. Wer ein Blatt hinzufügt, muss zunächst jedoch alle Blätter herausziehen, um sie dann gemeinsam wieder festzuklemmen.
• Präsentationshefter: Diese hochwertige Version eines Schnellhefters verfügt unter anderem über ein transparentes Sichtcover, in das man ein Deckblatt stecken kann. Darüber hinaus haben Präsentationshefter häufig kleinere Innentaschen, zum Beispiel für Visitenkarten.
• Spiralhefter: Das Fassungsvermögen ist bei den Spiralheftern deutlich höher als bei Schnellheftern. Anstelle der einfachen Heftmechanik gibt es hier eine Hakendeckleiste mit zwei flexiblen Spiralfedern, die ähnlich wie beim Schlaufenhefter ebenfalls ein einfaches Umblättern garantiert.

Wie kann man Schnellhefter beschriften?

Schnellhefter bieten immer eine Möglichkeit, diese individuell zu beschriften. Besonders einfach gestaltet sich die Beschriftung bei den Heftern aus Pappe. Grundsätzlich können Sie hier natürlich an jeder beliebigen Stelle einen Hinweis zum Inhalt notieren, auf der Vorderseite befindet sich in der Regel aber ein Feld, das extra für die Beschriftung vorgesehen ist. Alternativ besteht die Möglichkeit, hier ein Etikett aufzukleben oder mit einem Beschriftungsgerät zu arbeiten.

Bei den Kunststoffschnellheftern ist die Beschriftung ein klein wenig aufwendiger. Schließlich müssen Sie den Papierstreifen zunächst aus der Vorrichtung ziehen. Um beim Zurückschieben Knickfalten zu vermeiden, ziehen Sie den Streifen maximal bis zur Hälfte raus und legen den Hefter hierbei auf einer flachen Unterlage ab. Sollte es weiterhin klemmen, dann empfiehlt es sich, den Papierstreifen einfach ein wenig schmaler zuzuschneiden. Alternativ ist es möglich, mit einem Permanent-Marker direkt auf die Folie zu schreiben oder ein beschriftetes Etikett auf dem Sichtfenster anzubringen.

Was ist der Unterschied zwischen einer kaufmännischen Heftung und einer Amtsheftung?

Um gelochte Dokumente in einem Schnellhefter sortiert abzulegen, gibt es zwei gängige Varianten: Die kaufmännische Heftung und die Amtsheftung unterscheiden sich dabei in der Reihenfolge ihrer Abheftung.

Die kaufmännische Heftung, auch Rechtsheftung genannt, ist die gängigste Form der Abheftung, die vor allem in Büros und im privaten Bereich am häufigsten Anwendung findet. Die Unterlagen heftet man hierbei schnell und unkompliziert nacheinander von unten nach oben ab. Dementsprechend liegt das aktuellste Blatt immer oben. Die älteren Rechnungen, Briefe und Co. findet man weiter unten, da sie im Tagesgeschäft meist nicht mehr wichtig sind.

Diese auch als Linksheftung oder Behördenheftung bezeichnete Abheftevariante ist ihrem Namen entsprechend vor allem im öffentlichen Bereich in Ämtern und Behörden geläufig. Die Abheftung erfolgt dabei genau andersherum von oben nach unten ab. Das obere Blatt ist daher immer das älteste. Je weiter man blättert, desto aktueller werden die Dokumente. Dementsprechend lassen sich Dokumente in der Amtsheftung wie ein Buch lesen. Sinnvoll ist das beispielsweise, wenn man sich einen Überblick über Verfahren oder Prozesse verschaffen will.

Damit man nicht den gesamten Inhalt aus der Mappe wieder herausnehmen muss, um neue Papiere abzuheften, befindet sich die Abheftevorrichtung bei der Amtsheftung linksseitig. Blätter werden dort mit der Frontseite nach unten eingelegt. Für die Ansicht klappt man die Heftfalz in der Mitte dann auf die rechte Seite um.

In welchen Ausführungen gibt es die Schnellhefter?

Das Angebot an Schnellheftern ist groß: Bei der Wahl der passenden Hefters ist es empfehlenswert, auf folgende Kriterien zu achten:

Die allermeisten Modelle der Schnellhefter sind auf das Standard-Papierformat DIN A4 ausgelegt. Damit die einzelnen Blätter nicht an den Seiten überstehen, sind die Abmessungen in der Regel mehrere Millimeter beziehungsweise wenige Zentimeter größer als das A4-Maß von 21 x 29,7 cm. Deutlich seltener sind kleinere Schnellhefter im Format DIN A5 sowie im doppelt so großen Format DIN A3.

Auch wenn man es auf den ersten Blick bei den schmalen Schnellheftern gar nicht denken mag, ist ihr Fassungsvermögen doch beachtlich. Bei einer Standardgrammatur von 80 g/m² bei den einzelnen Papieren passen je nach Modell zwischen 100 und 200 Blatt Papier in einen Hefter, teilweise sind sogar 250 Blatt möglich.

Blau, Grün, Rot und Gelb sind die Standardfarben, in denen Sie die Schnellhefter sowohl aus Kunststoff als auch aus Pappe erhalten. Das Angebot an farblichen Varianten ist aber natürlich noch größer. So gibt es auch weiße, schwarze und graue Hefter sowie jene in Orange, Pink, Türkis oder Lila. Die Größe des Sets: Wie viele Hefter befinden sich in einer Verpackung?

Wenn es nur ein Schnellhefter sein soll, dann ist dieser einzeln erhältlich. Die Hefter werden aber auch in größerer Stückzahl mit zehn oder sogar 20 Heftern in einer Verpackung entweder unifarben oder mit verschiedenen Farben angeboten. Dabei sind es vor allem die einfachen Modelle aus Plastik, die es vorzugsweise im Set gibt.

Mappen und Ordner – was sind die Unterschiede?

Im Büro oder daheim haben wir meist eine bunte und breite Auswahl an Heftern, Ordnern und Mappen. Häufig verwenden wir die Begriffe der verschiedenen Ordnungssysteme sogar synonym, obwohl es wesentliche Unterschiede gibt:

• Mappen: Bei einer Mappe werden einzelne Blätter im Gegensatz zu einem Hefter lose ohne Lochung und ohne Heftung abgelegt. Die Hülle besteht in der einfachen Variante aus einem Bogen Karton oder Kunststoff, der einmal mittig gefaltet ist, sodass darin einzelne Papiere verstaut werden können. Varianten der Mappen sind zum Beispiel Eckspannermappen, Aktenmappen und Hängeregistermappen.
• Ordner: Ähnlich wie bei einem Hefter müssen auch in einem Ordner die einzelnen Blätter vorher gelocht werden, damit eine Ablage möglich ist. Im Unterschied zum Hefter sind Ordner jedoch deutlich stabiler. Sie verfügen über einen breiteren Rücken, sodass deutlich mehr Dokumente darin Platz finden. Ihre Ringmechanik erleichtert die Ablage zudem deutlich. Einzelne Blätter können so einfach entnommen werden, ohne dass man vorher alle darüberliegenden Dokumente ebenfalls mit herausnehmen muss.