Telefonnotiz & Gesprächsnotiz

Die Telefonnotiz als Teil des Gesprächs

Grundsätzlich ist die Telefonnotiz bzw. die Gesprächsnotiz kein homogenes Wesen, denn jedes Gespräch, jedes Telefonat läuft anders ab. Aber es gibt Eckdaten, die generell gelten. Entsprechend erfasst die Telefonnotiz die Gesprächsteilnehmer, das Datum und die Uhrzeit, sowie den Anlass der fernmündlichen Kommunikation. Das gilt natürlich auch für die Gesprächsnotiz, wenn man mit dem Partner persönlich zusammenkam. Aber darüber hinaus ist die Gesprächsnotiz erst einmal erheblich flexibler zu handhaben als etwa das Fahrtenbuch. Dennoch wird bei einer Durchsicht gesammelter Gesprächsnotizen schnell klar, dass auch hier ein gewisses Maß an systematischer Dokumentation den nachhaltigen Gebrauchswert der Kurznotizen erhöht. So wird leicht verständlich, warum das Angebot an unterschiedlichen Ausführungen der Schreibblöcke und Bücher für Gesprächsnotizen so vielfältig ist. Es empfiehlt sich gegebenenfalls im Team Erfahrungen zu sammeln, um eine optimale Nutzung der Telefonnotizen zu ermöglichen. Es wäre fatal, wenn rein aus Bequemlichkeit wichtige Informationen, die vielleicht eine bessere Auftragslage sichern, verloren gingen.
Mit Produkten aus dem Sortiment Telefonnotiz & Gesprächsnotiz lassen sich also die Vorgänge professionalisieren. Das mag der einen oder anderen Notiz der Ehre zu viel sein. Aber die Systematisierung von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen hat gleich mehrere Vorteile:

• Wie schon aufgeführt dienen Telefonnotiz und Gesprächsnotiz der Erfassung der Kommunikation.
• Und die Notizen können archiviert werden.
• Die Mitschriften können Informationen speichern, die sonst verloren gingen. Daraus können sich auch Ideen entwickeln.
• Die Systematisierung derartiger Abläufe mittels Telefonnotiz und Gesprächsnotiz erleichtern die Weitergabe im Team. Derartige Notizen sind ja selten für die „Empfangsdame“ oder den „Pförtner“ am Telefon. Die Verschriftung der Notizen vereinfacht die Zuordnung zum richtigen Adressaten.
• Mit der Systematisierung wird auch das Teamwork in der Telefonzentrale einfacher. Eine gemeinsame Struktur der Erfassung der Telefonate ist eine wichtige Voraussetzung für Informationsweitergabe, die nicht von der jeweiligen Qualifikation oder gar Stimmung des Mitarbeiters am Telefon abhängt.
• Der Einsatz von Telefonnotiz und Gesprächsnotiz erleichtert auch die Übergabe an andere bzw. neue Mitarbeiter. In der Produktion und in fast allen anderen Firmenbereichen gibt es zum Teil sehr genaue Arbeitsanweisungen. Sie sind weniger Diktat als Hilfestellung, um die gleichbleibende Qualität zu sichern. Das sollte auch im Büro von großer Wichtigkeit sein.

Handhabung

Dass Papier unterschiedlicher Qualität sein kann, wird jedem Hobbyfotografen sofort klar, der mit eigenem Fotodrucker experimentiert. Aber auch bei handschriftlichen Gesprächsnotizen ist die Verarbeitung eines Papierproduktes von entscheidender Bedeutung. Dabei geht es etwa um eine sinnvolle Aufteilung der abzufragenden Bestandteile eines Gesprächs. Die Struktur muss sozusagen mit einem Blick erfassbar sein und dafür sorgen, dass wichtige Aspekte der Telefonnotiz nicht vergessen werden. Dann sollte der Block oder das Buch bzw. Heft gut auf einem Schreibtisch liegen, denn üblicherweise halten viele Menschen beim Telefonieren mit einer Hand den Hörer fest. Das bedeutet, dass die zweite Hand ggf. das Notieren übernimmt und bei der Fixierung des Papiers sozusagen allein ist.

Grundregeln festlegen und optimieren

Was da mit Kugelschreiber oder anderen Schreibgeräten auf die Telefonnotiz oder Gesprächsnotiz notiert wird, sollte natürlich auch lesbar sein. Gemeint ist nicht nur die Schriftqualität, sondern auch die Aussagekraft dessen, was dort zu lesen ist. Dies ist beispielsweise ein nach wie vor nicht geringes Problem in größeren Firmen, die von handschriftlicher Telefonnotiz und Gesprächsnotiz auf Computererfassung umgestellt haben. Manchmal ist der Raum für Anmerkungen so klein, dass mit Abkürzungen hantiert wird, die aber nicht immer klar verständlich sind. Ein Stichwort wie Ersatz könnte sonst bedeuten „jemand benötigt Ersatz“ oder auch „jemand arbeitet als Ersatz.“