Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung sorgt für Übersicht

Im Gegensatz zum Fahrtenbuch sind bei der Reisekostenabrechnung zum einen die Vorgaben nicht so eng definiert und zum anderen übernehmen hier nur in seltensten Fällen elektronische Bordgeräte die Aufgaben. Da verwundert es kaum, dass gleich mehrere Anbieter mit unterschiedlichen Varianten für die Dokumentation der Reisekostenabrechnung aufwarten. Während das klassische Fahrtenbuch nur wenig Spielraum lässt, da es um klar beschriebene steuerrelevante Aspekte geht, ist die Form der Abrechnung von Reisekosten von Firma zu Firma sehr unterschiedlich. Allerdings kann auch hier die Buchführung fürs Finanzamt von großer Bedeutung sein. Daher präsentieren sich die meisten Formularbücher und –blöcke zum Thema Reisekostenabrechnung klar strukturiert und tabellarisch übersichtlich. Wesentliche Daten zur Identifizierung von Fahrzeug, Fahrer, Zeitraum und Ladung bzw. Grund der Fahrt werden hier akribisch abgefragt. So ist das Formular auch eine praktische Hilfe, keine wichtigen Angaben zu vergessen.

DIN A5 oder DIN A4, quer oder hoch?

Letztlich gestaltet sich die Art der Reisekostenabrechnung recht flexibel. Allerdings spezialisieren sich einige Produkte auf bestimmte Arten von Reisekosten. So gibt es unter anderem bei Avery Zweckform auch das Formularbuch Bewirtungskostenbeleg. Hier zeigt sich, dass es sowohl um die Darstellung der direkten Fahrtkosten als auch um den Beleg zusätzlicher Kosten geht. Das hängt logischerweise davon ab, wie weit und wie lange die Dienstreisen ausfallen. Das ist wiederum von Betrieb zu Betrieb sehr unterschiedlich. Fallen häufige Dienstreisen an, so sind die Vorlagen für die Reisekostenabrechnung eine einfache und praktische Möglichkeit, die notwendigen Angaben zu sammeln. Wird wenig gefahren ist das Formular Reisekostenabrechnung ebenso eine Hilfe und sichert die korrekte Abwicklung.

Braucht man denn jedes Mal ein Formular?

Die Schreibwut, die sich auf Rechnungen, Belegen, Fahrtenbüchern, Reisekostenabrechnungen, Stundenzetteln und so weiter und so fort, niederschlägt, sollte per se schon mit einem Anteil von 0,1 Prozent für die Schreibgeräte belegt werden. Für den Angestellten ist auf Anhieb gar nicht immer ersichtlich, warum die Reisekostenabrechnung seitens der Verwaltung so penibel geführt wird. Dahinter steckt das deutsche Steuerrecht, das beispielsweise definiert, wie teuer ein Frühstück ist. Denn bei einer Gesamtabrechnung eines Hotelzimmers („Übernachtung mit Frühstück“), bei der die Kosten für die erste Mahlzeit des Tages nicht extra aufgeführt sind, müssen von dem Gesamtbetrag 4,80 Euro (Stand 2013) abgezogen werden. Dieser Anteil wird dem Frühstück gutgeschrieben, wobei es sich nicht um Übernachtungskosten handelt.
Verpflegung, so sagt der Gesetzgeber, braucht man auch so. Allerdings kann die Reisekostenabrechnung auch Verpflegungsmehraufwand auflisten. Denn meistens kann man außerhalb der eigenen Küche nicht so günstig kochen. Die Verpflegungsmehraufwendungen sind abhängig von der Dauer der Dienstreise. Bei Kurzreisen ist das selbstgeschmierte Butterbrot angesagt. Hier gilt für 2013:

• Angesetzt werden für eine Dienstreise mit einer Abwesenheit von 8 bis 14 Stunden immerhin 6 Euro. Die Abwesenheit wird dabei örtlich sowohl vom heimischen Herd als auch von der regelmäßigen Arbeitsstätte definiert. Dagegen können Tagesausflüge in die entfernte Firmenzentrale schon bei der Reisekostenabrechnung auftauchen.
• Beträgt die Abwesenheitszeit zwischen 14 und 24 Stunden, so verdoppelt sich der Betrag pro Kalendertag. Mehrere Dienstreisen an einem Tag können zusammengerechnet werden.
• Überschreitet die Dienstreise die 24 Stunden, so werden 24 Euro pro Tag angerechnet.

Man unterscheidet ab 2014 mehrtägige und eintägige Dienstreisen. Die Regelung für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern, blieb erhalten. Es können aber ab 2014 12 Euro für den An- und Abreisetag angerechnet werden, wenn dieser Tag mit einer Übernachtung außerhalb der eigenen Wohnung zusammenhängt. Eine Mindestanzahl an Stunden bzgl. der Abwesenheit wird hier nicht vorgegeben.
Für Dienstreisen ohne Übernachtung liegt der Satz ab 2014 bei 12 Euro, sofern die Abwesenheit (von Wohnung und Hauptarbeitsplatz) 8 Stunden übersteigt.