Rapport & Tagesbericht

Zum Rapport ein ordentliches Formularbuch

Im Gegensatz etwa zum Kassenbuch sind die Vorgaben für eine Rapport-Vorlage weitaus offener definiert. Das ist zum einen insofern leicht nachzuvollziehen, weil jede Branche, jedes Aufgabenfeld und jeder Auftrag seine individuellen Formen hat. Dazu kommen noch die Eigenarten der Berichterstatter sowie innerbetriebliche Besonderheiten. Da empfiehlt es sich auf jeden Fall, das Angebot an Rapport-Büchern und –Blöcken gründlich zu sichten und zu vergleichen. Die vergleichsweise offene Darstellung geht aber noch auf einen weiteren Aspekt ein. Inzwischen werden Berichte, die handschriftlich im Rahmen des Auftrages verfasst werden, häufig später in elektronische Daten übertragen. So kann man, wenn etwa der vorhandene Platz im Rapport-Buch nicht ausreicht, auf intern bekannte Abkürzungen oder Hinweise zurückgreifen. Flexibilität ist also gefragt. Um nicht ein unübersehbares Angebot an Variationen anzubieten, gehen die Hersteller der Berichtshefte auf die jahrelangen Erfahrungen der Anwender ein. Je nach Bedarf kann dann etwa der Rapport als Tagesbericht oder als Wochenplan dargestellt werden. Wiederkehrende Tätigkeiten können kurz zusammengefasst, besondere Momente extra aufgeführt werden.

Ein Bericht ist ein Dokument

Auch wenn ein Rapport vielleicht nicht den richtlinientreuen Anspruch wie beispielsweise ein Fahrtenbuch erfüllen muss, ist eine ordentliche Buchführung über die ausgeübten Tätigkeiten sehr wichtig. Und selbst, wenn der Tagesbericht anschließend noch mit dem Computer verschriftet (transkribiert) wird, sollte schon das Rapport-Buch die Berichterstattung erleichtern. Viele Details einer Rapport-Vorlage sind hier von Bedeutung. Das reicht etwa von der Papierstärke und dem stabilen Umschlag über die übersichtliche, tabellarische Darstellung bis hin zum leicht zu beschreibenden und wischfesten Papier. Auch die ausgewählten Schreibgeräte, etwa für den Außeneinsatz, können die Schreibarbeit bei Rapport und Tagesbericht erleichtern oder erschweren.

Die Verarbeitung von Informationen

Die Rubrik Rapport und Tagesbericht listet diverse Produkte auf, die es ermöglichen, Informationen zu sammeln und zu verarbeiten. Die Digitalisierung von Informationen zu Dateneinheiten hat teilweise den Blick für den tieferliegenden Wert der Infos verschlossen. Das ist umso erstaunlicher, wo doch etwa Software-Produkte, die für Rapport, Wochen- und Tagesbericht usw. genutzt werden, vielfältige Möglichkeiten bieten, aus gesammelten Daten Erkenntnisse zu gewinnen.
Selbständige Vertreter nutzen hierfür beispielsweise Computeranwendungen, die aus der per Rapport und Tagesbericht gewonnenen Datenflut Kundenprofile erstellen. Diese wiederum können helfen, um die Arbeitszeit besser zu nutzen. Wer einen guten Zeitplan als Basis für die Arbeit nutzt, bekommt mehr Raum für wichtige Aufgaben und für notwendige Pausen.
Doch für die Nutzung der Informationen von Rapport und Tagesbericht benötigt man keinen Computer. Ganz im Gegenteil kann sogar der Einsatz der elektronischen Helfer dazu führen, dass wichtige Aspekte übersehen werden. Computer können letztlich nur das, was man ihnen beigebracht hat – wer auch immer das war. Die Formularbücher wie Rapport, Tagesbericht & Co. geben nicht nur Aufschluss über die geleisteten Stunden und erledigten Arbeiten. Geübte Berichtsschreiber hinterlassen noch deutlich mehr Informationen, die durchaus helfen können, die Produktivität eines Unternehmens zu verbessern.
Notwendig dafür ist aber unter anderem eine Geisteshaltung, die jeden Mitarbeiter als wertvoll erachtet. Viele Betriebe bezahlen Verbesserungsvorschläge ihrer Mitarbeiter, manchmal sogar geradezu fürstlich. Andere Unternehmen verzichten auf die Ideen, die aus der Perspektive des Arbeiters kommen und verpassen damit wichtige Entwicklungschancen. Rapport und Tagesbericht können auch als Möglichkeit genutzt werden, die betrieblichen Abläufe zu verbessern.
Dazu gehört natürlich auch ein Klima, das Mut macht. Wer Angst hat, sich mit seinen Ideen lächerlich zu machen oder gar befürchten muss, als Spinner entlassen zu werden, wird sich gar nicht erst an der Informationsweitergabe beteiligen.