Dokumentenkassetten

Was ist eine Dokumentenkassette?

Bei einer Dokumentenkassette handelt es sich um eine Aufbewahrungsmöglichkeit für vertrauliche und wichtige Unterlagen. Die Kassette verhindert den Zugriff von Unbefugten und häufig auch eine Zerstörung durch Feuer oder Wasser. Dokumentenkassetten sind in ihrer Größe auf DIN A4 oder DIN A5 Dokumente ausgelegt.

Was sollte man in einer Dokumentenkassette aufbewahren?

Besonders sensible Zahlen und Daten eines Unternehmens, wie Bilanzen, Jahresabschlüsse, Kontodaten und wichtige Verträge sollten nicht einfach in einem Ordner abgelegt und ins Regal gestellt werden. Sie sollten unbedingt an einem Platz aufbewahrt werden, auf den nicht jede Person einfach zugreifen kann. Hier bieten sich Dokumentenkassetten oder auch Dokumententresore an. Auch im privaten Bereich sind Reisepässe, Geburtsurkunden, Zeugnisse oder wichtige Versicherungsunterlagen in einer feuerfesten Dokumentenkassette sicher aufgehoben. Die meisten Kassetten, die als feuerfest deklariert sind, stehen einer Hitzeeinwirkung von bis zu 840 ° C bis zu 60 Minuten stand, sind wasserfest und so stabil und robust, dass Diebe kaum eine Chance haben. Gegenüber Tresoren haben sie den Vorteil, dass sie leicht zu transportieren sind, da sie in der Regel nicht mehr als 20 kg wiegen. Zudem sind die meisten Kassetten mit einem Tragegriff ausgestattet, so dass sie leicht aufgenommen werden können. Sicherheit gegen ungewünschten Zugriff bietet ein Zahlen- oder Zylinderschloss. Die meisten Kassetten sind in DIN A4 oder DIN A5 gefertigt, so dass sie die gängigen Unterlagen bis hin zu ganzen Ordnern oder Registern fassen können.
Auch Dokumententresore sind feuerfest und wasserdicht. Auch sie schützen Dokumente und Unterlagen ideal gegen Feuer und Wasser und sind sogar teilweise in der Lage, Sprengungen zu überstehen. Sollen digitale Speichermedien sicher aufbewahrt werden, bieten sich spezielle Datentresore für ihre Verwahrung an. Selbst wenn Rauchmelder und Feuerlöscher schnell auf ein Feuer aufmerksam machen und bei der ersten Hilfe unterstützen, ist es doch sicherer, dass die Innentemperaturen eines solchen Tresors keine 50 ° C übersteigen. Im Vergleich zu einer Kassette bietet ein Tresor einen höheren Schutz gegenüber Diebstählen, da diese nicht so leicht zu transportieren sind. Ist eine noch größere Sicherheitsstufe gefordert, empfiehlt sich die Investition in einen speziellen Wertschutztresor. Darüber hinaus sollten insbesondere Unternehmen mit zusätzlichen Maßnahmen wie Kameras oder Alarmsystemen vor Einbrechern geschützt werden.

Vor- und Nachteile einer Dokumentenkassette?

Die Vorteile einer Dokumentenkassette liegen auf der Hand:

• Sie sind oftmals hitzebeständig bis feuerfest und zudem wasserdicht.
• Sie sind abschließbar.
• Sie bieten Unterlagen in DIN A4-Formaten eine sichere Heimat, die dabei nicht geknickt oder gerollt werden müssen, da die Dokumentenkassetten größer sind als Geldkassetten.
• Viele Ausführungen sind stapelbar und damit eine platzsparende Aufbewahrungsmöglichkeit.

Die Nachteile einer solchen Kassette halten sich im Vergleich zu den Vorteilen in Grenzen. Hier kommt es darauf an, womit die Dokumentenkassetten verglichen werden:

• Im Gegensatz zur Geldkassette bietet eine Dokumentenkassette in der Regel kein Münzfach.
• Im Vergleich zu einem Dokumententresor lässt sich eine Kassette leichter wegtragen, womit es ein Dieb leichter hat, eine Dokumentenkassette zu stehlen.