Datumstempels zijn een van de grote helpers op kantoor en in de operationele processen. Hiermee kunt u een bestand snel en documentair beveiligen voordat u naar de ordners gaat met de huidige datum. De datumstempel is niet alleen een hulp bij het markeren. De datumstempel is een schrijfinstrument, inkt en kalender in één (als de stempels elke dag worden bijgewerkt). De datumstempel is ook nuttig jaren later wanneer u de datum opnieuw wilt of moet lezen. Handgeschreven markeringen zijn aan de ene kant meestal sneller vervaagd en aan de andere kant is de leesbaarheid vaak een probleem vanwege het handschrift. Dit is heel duidelijk met de datum, want nogal wat mensen hebben problemen om de nummers van anderen met zekerheid te identificeren. Daarom is het raadzaam om een datumstempel te gebruiken waarvan de datum volledig is uitgeschreven (tweecijferige dag, tweecijferige maand en viercijferig jaar). Na jaren kan zelfs de afdruk van de dagstempel vervagen en dan helpt soms de cijfervergelijking. Een andere mogelijkheid is dat een stempel met de maand als woord niet alleen vriendelijk overkomt, maar ook dubbelzinnigheid over de maand vermijdt.
De essentiële aspecten van een postzegel worden hier gegeven. Het creëert de duidelijkst mogelijke informatie, die ook permanent op een document wordt aangebracht. Hierdoor kunnen transacties zelfs jaren later nog zeer nauwkeurig worden toegewezen. Met de standaard stempel met datum of nummer zijn de processen te traceren. Achteraf gezien is een postzegel die naast de term ""Geleverd"" ook de datum aangeeft, meer waard dan een postzegel die niet de tijd aangeeft.
Datumstempels worden ook gebruikt in sommige magazijnen. En af en toe is het gewoon handiger om een pakketje met de datum te markeren met een stempel dan vervelend met de hand. Een eenvoudige test bewijst dit. Tijd hoe lang het duurt om een tekst als ""geleverd 31.10.2008"" netjes met de hand te schrijven of met de postzegel te werken. Het verschil wordt pas echt duidelijk als je een voorwerp in je hand houdt als uitgangspunt, zoals bijvoorbeeld in een magazijn. Nu moet je je handen vrijmaken, de pen pakken, schrijven, de pen neerleggen en het voorwerp weer oppakken. Dit kan snel gedaan worden met de stempel, simpelweg omdat je het grote handvat met je vuist vastpakt. Het werkt zelfs als je handschoenen draagt. En uiteindelijk vervult de postzegel deze taak nog leesbaarder. In sommige gevallen is de stempel zelfs zo handig dat je maar één hand hoeft vrij te maken. Bij het schrijven zijn veel mensen gewend om de niet-schrijfhand te gebruiken om het schrijfobject te repareren of zelfs te begeleiden.
Met andere verpakkingen daarentegen helpt de stempel niet. Er zijn bijvoorbeeld in de categorie levensmiddelen verschillende successen. Sommige mensen slagen er bijvoorbeeld in om de koffietassen handig te markeren met de datumstempel. Maar voor apparaten die met garanties komen, kan een stempel op de verpakking, indien bewaard, later veel moeite besparen. Zo kunt u ook denken aan standaard stempels met data in handleidingen.
Standaardstempels met datums hebben een duidelijke vervaldatum. Het jaar kan slechts voor een beperkte tijd worden gebruikt. Meestal zijn er ongeveer 10 jaar ingebouwd. Dus als u een nieuwe postzegel voor 2014 koopt, zult u deze in december 2024 moeten vervangen.
Het gebruik van de stempel met datum op voedsel is al aan de orde geweest. Degenen die hun eigen datumstempels op voedingsmiddelen zoals koek & snoep zetten op het bedrijf kunnen ervoor zorgen dat ze altijd verse goederen voor de klant zetten.
