Dringend! Kopiëren! Betaald! Het zijn korte woorden als deze die een tekststempel met een sterke afdruk snel en netjes op papier zet en zo verschillende documenten identificeert. De kleine postzegels blijken belangrijke handige hulpmiddelen voor de dagelijkse kantoororganisatie.
Wat is een tekststempel en welke tekst staat erop? Op welke gebieden wordt het gebruikt en welke voordelen biedt het eigenlijk? Wilt u ook weten welke verschillende versies tekststempels er zijn en waar u op moet letten bij het maken van uw keuze, dan vindt u in deze gids de juiste antwoorden. Ook geven we tips waar je op moet letten bij het stempelen om een schoon resultaat te garanderen en welke alternatieven er zijn voor tekststempels.
Een tekststempel valt onder de categorie kantoorstempels en wordt daarom vooral gebruikt in een professionele context. De stempelplaat van de tekststempel is voorzien van een vaste, gestandaardiseerde tekst. Meestal is het een enkel woord. Deze onderscheidt zich simpelweg door de omvang van de rest van de tekst en springt meteen in het oog. Documenten kunnen worden gemarkeerd met belangrijke informatie voor terugkerende bedrijfsprocessen. In de categorie tekststempels vindt u ook naamstempels, die u kunt voorzien van individuele teksten naar uw eigen ontwerp.
Tekststempels zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen - van klassieke houten stempels tot zelfinktende stempels van metaal of plastic, elk in verschillende maten en met verschillende stempelkleuren.
Tegenwoordig worden tekststempels vooral gebruikt in het dagelijkse professionele leven. De kleine handmatige printers hebben een vaste plaats, vooral op de bureaus in de kantoren van administraties, overheden en bedrijven in alle sectoren. Naast het afdrukken van individuele adressen worden ze ook gebruikt voor kantoororganisatie en -administratie en vooral voor de boekhouding om repetitieve informatie snel op papier te zetten. Dit zijn klassieke toepassingsvoorbeelden:
Tekststempels worden gebruikt voor analoog afdrukken.
In alle gebieden waar het werken met papier en gedrukte documenten vereist is, kunnen tekststempels een handig hulpmiddel en kantoorbenodigdheden zijn. Dit zijn de pluspunten:
De categorie “tekststempels” omvat alle postzegels die een specifieke, meestal korte tekst bevatten met uitsluitend letters. Motieven (bijvoorbeeld logo's), cijfers (bijvoorbeeld de datum) en andere details vormen daarentegen in ieder geval niet het hoofdbestanddeel van de tekststempels.
Wat betreft de inhoud wordt er onderscheid gemaakt tussen postzegels met
Een klassieke tekststempel bevat één of meer van de volgende afdrukken – vaak in hoofdletters, maar in ieder geval vetgedrukt:
Er zijn andere varianten beschikbaar. Indien u niet over de juiste tekst beschikt, kunt u een bedrijfsstempel met individuele opdruk bestellen. Vaak wordt hier gekozen voor namen en/of bedrijfsnamen met en zonder adres. De printgegevens en desgewenst afwerkingen kunt u eenvoudig online naar de fabrikant sturen en bestellen.
Moet het stempelen zo ongecompliceerd en zo snel mogelijk gebeuren? Gebruik ik meerdere bedrijfsstempels? Hoeveel waarde hecht ik aan factoren als kwaliteit en duurzaamheid? Dit soort vragen moet u uzelf stellen voordat u een tekststempel koopt, zodat u uiteindelijk het model kunt vinden dat bij u past. Om een beter beeld te krijgen van het aanbod, is het de moeite waard om de respectievelijke features te bekijken. Dit zijn:
Een belangrijke overweging bij het kopen van een postzegel is of u daar de voorkeur aan geeft
zou moeten zijn. In de eerste variant is het stempelkussen al in het compacte apparaat geïntegreerd, voor snel en eenvoudig gebruik. Om de inkt op te pakken, wordt de tekstplaat in de stempel over het stempelkussen bewogen met behulp van een roterende beweging die wordt uitgeoefend door handmatige druk. Sommige van de geïntegreerde inktkussentjes kunnen worden vervangen, maar dit is niet bij alle modellen mogelijk. Bekende vertegenwoordigers van deze variant zijn de postzegels van de fabrikant Trodat uit de serie “Office Printy”; De tekststempels “Colop Printer” zijn afkomstig van “Colop”.
De klassieke variant is daarentegen de zogenaamde handstempel. Om de Stamp Color te kunnen vasthouden, heb je een apart Stamp Pad nodig. De stempelinspanning is dienovereenkomstig iets groter. De grotere flexibiliteit met betrekking tot de keuze van stempelinkt blijkt echter een voordeel te zijn. Zelfs als er meerdere stempels in gebruik zijn, kan deze variant praktisch blijken te zijn, omdat er slechts één extra stempelkussen nodig is.
Een bijzondere vorm van tekststempels zijn de zogenaamde zakstempels, ze zijn klein, handig en opvouwbaar zodat je ze in elke broekzak kunt stoppen. Dankzij het geïntegreerde inktkussen zijn ze onderweg klaar voor gebruik.
In welke kleuren kan ik mijn teksten stempelen?Terwijl je bij niet-zelfinktende handstempels een vrije kleurkeuze hebt - de stempelinkt wordt uiteindelijk apart aangeschaft met een vervangend stempelkussen - moet je bij zelfinktende stempels een keuze maken bij de aanschaf. Deze modellen worden bij voorkeur aangeboden met zwarte inktkussentjes. Er zijn ook andere kleuren beschikbaar, waaronder rood, groen, blauw, grijs en geel.
Van welk materiaal zijn de postzegels gemaakt?We kennen klassieke handstempels gemaakt van hout met een rubberen stempeloppervlak. Enerzijds kenmerken deze houten stempels zich door hun stabiliteit en waarde en anderzijds zijn ze gemakkelijk vast te houden. De zelfinktende stempels zijn daarentegen meestal gemaakt van stabiel en ongevoelig plastic. Als alternatief zijn de stempels ook van metaal verkrijgbaar: deze modellen blijken bijzonder robuust en duurzaam.
Hoe groot is het postzegelgebied?De grootte van het stempelgebied is afhankelijk van de lengte of omvang van de tekst en van de lettergrootte. De afmetingen van het stempelvlak voor tekststempels met een enkel woord liggen tussen de 1 en 1,5 cm breed en 3,5 tot 4,5 cm lang. Afwijkingen zijn mogelijk. Individuele tekststempels hebben ook meerregelige afdrukken en dienovereenkomstig grotere stempelvlakken.
Vooral in een professionele context kan het zinvol zijn om aandacht te besteden aan de eigenschap ‘documentproof’. Het is niet de stempel zelf die authentiek is, maar eerder de inkt die erin zit of gebruikt wordt.
Documentveilige stempelinkten voldoen aan verschillende criteria. Het is in overeenstemming met de ISO 14145-2-norm
Documentveilige stempelinkt is altijd zinvol als het gaat om officiële documenten, zoals certificaten, certificaten of waardepapieren die jarenlang bewaard worden. Voor boekhoudkundige doeleinden is het in het kader van de wettelijke bewaartermijnen voor facturen, balansen en boekhoudkundige overzichten ook zinvol om documentbestendige stempelinkt te gebruiken.
Uitlijnen, aantrekken, drukken – klaar. In wezen is stempelen net zo eenvoudig als het klinkt. Om een schoon en egaal resultaat op precies het gewenste gebied te bereiken, is het de moeite waard een korte voorbereiding te nemen en rekening te houden met een aantal aspecten. De volgende tips zijn vooral nuttig bij handstempels:
Ook al is een stempel doorgaans vereist, een tekststempel is niet altijd de juiste keuze. Misschien past een van de volgende alternatieven beter bij uw wensen?