Enveloppen

Enveloppengids - voor de veilige verzending van brieven

Een brief zonder envelop is als bagage zonder koffer, een smartphone zonder hoes of een visfilet zonder broodkruimels. Met andere woorden, enveloppen zijn een essentieel onderdeel van de postverzending als beschermhoes om ervoor te zorgen dat belangrijke berichten en documenten de ontvanger veilig bereiken. Zelfs in het digitale tijdperk heeft de klassieke brief nog steeds een hoge waarde in de dagelijkse zakelijke en privé-correspondentie.

In welke formaten en uitvoeringen zijn enveloppen verkrijgbaar? Voor welke documenten heb ik ze nodig? Waar moet ik op letten als ik ze verstuur en hoe label ik een envelop correct? In onze gids hebben we de meest gestelde vragen over enveloppen verzameld om uw aankoopbeslissing wat gemakkelijker te maken bij het kiezen van het juiste product. Naast belangrijke informatie vindt u ook praktische tips over enveloppen en mailing.

Wat is een envelop?

Een envelop, ook wel envelop genoemd, is de gebruikelijke verzendverpakking voor een brief. Het is meestal gemaakt van papier en is meestal wit. Bruine en gekleurde enveloppen zijn wat zeldzamer. Ze zijn verkrijgbaar in verschillende formaten en gestandaardiseerde formaten die overeenstemmen met de DIN-formaten van het briefpapier.

In tegenstelling tot enveloppen is de opening van de envelop aan de lange kant. Voor het sluiten van de enveloppen zijn verschillende kleefmogelijkheden beschikbaar. Ze zijn verkrijgbaar met en zonder raam. Het briefhoofd is zichtbaar op enveloppen met een venster. Hierop wordt dan het adres van de afzender en de ontvanger afgedrukt.

Wanneer zijn enveloppen ontstaan?

Schriftelijke correspondentie in enveloppen stoppen en versturen was niet altijd het geval. Lange tijd werden de documenten gewoon opgerold of gevouwen en vervolgens met een zegel beschermd tegen toegang door onbevoegden. Pas aan het begin van de 19e eeuw vond de Engelse kantoorboekhandelaar en boekhandelaar S. K. Brewer in 1820 een papieren enveloppe uit waarin het papier kon worden gestopt. Dit bespaarde veel tijd, omdat het tijdrovende vouw- en sluitproces niet meer nodig was. Tegelijkertijd was het nu ook mogelijk om op de achterkant van het briefpapier te schrijven.

In eerste instantie werden de enveloppen puur met de hand gemaakt. Naarmate de vraag toenam, werd echter steeds meer productie noodzakelijk. De uitvinding van de tredevouwmachine door Edwin Hill en Warren De La Rue in 1844 maakte de weg vrij voor de machinale productie van enveloppen. De eerste echte massaproductie begon in Duitsland in de jaren 1870. Enveloppen in de huidige vorm werden vanaf 1925 geproduceerd met de eerste roterende enveloppenmachine van de firma Winkler + Dünnebier. Enveloppen met een venster volgden dan in de jaren 1930.

Waarvoor kunnen enveloppen worden gebruikt?

Enveloppen zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven - zowel privé als zakelijk gebruiken we ze bijvoorbeeld om allerlei documenten en papieren per post te versturen:

• Algemene bedrijfscorrespondentie
• Facturen en herinneringen
• Contracten en bevestigingen
• Toepassingen
• Certificaten en diploma's
• Verkiezingsdocumenten
• Enquêtes
• Verjaardags- en wenskaarten
• Uitnodigingen
• Wenskaarten
• Protocollen
• Folders, brochures en flyers
• Brochures en dunne boekjes
• en meer

Hoewel de trend al jaren licht daalt, verstuurt Deutsche Post nog steeds 60 miljoen brieven per dag (14,2 miljard per jaar). Bij het verzenden van brieven worden enveloppen in de eerste plaats gebruikt voor adressering en frankering, ze beschermen ook de inhoud en helpen het briefgeheim en de gegevensbescherming te handhaven.

In sommige gevallen bevat een enveloppe ook een andere enveloppe. Deze zogenaamde retourenvelop is bedoeld om de ontvanger de service te bieden dat hij niet zelf een envelop hoeft te kopen voor zijn antwoord, wat zijn werk vergemakkelijkt.

Enveloppen zijn er weliswaar in verschillende vormen en maten, maar ze hebben niet dezelfde inhoud.

Maar enveloppen worden niet alleen gebruikt voor verzending per post. Er zijn immers situaties en gelegenheden waarin ze persoonlijk worden overhandigd (inclusief inhoud natuurlijk). Dit kan een verjaardag of een ander feest zijn. Een enveloppe wordt gebruikt om kinderen bijvoorbeeld boodschappen mee te geven aan hun leraren. Het is ook nuttig wanneer bankbiljetten van eigenaar wisselen. Wij ontvangen ook graag recepten en verwijzingen van de dokter in een envelop. En in onze eigen vier muren gebruiken we ze graag om kleine dingen netjes op te bergen. Dit kunnen bijvoorbeeld postzegels, paperclips of knopen zijn.

Welke afmetingen en formaten zijn er?

Enveloppen zijn er in verschillende formaten, zodat documenten en brieven van verschillende grootte er goed in passen. Voor de uniformiteit zijn de enveloppen gestandaardiseerd volgens DIN 678. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de formatiereeksen C en B. De meest voorkomende enveloppenformaten en hun respectieve afmetingen zijn:

De enveloppen van de B-serie zijn elk iets groter dan die van de C-serie. Een B-envelop past dus altijd in een C-envelop met hetzelfde nummer. Overigens geeft het hogere getal in elk geval aan dat het formaat precies de helft kleiner is.

Welke envelop is geschikt voor welke documenten?

Verstuurt u contractdocumenten? Of een factuur of reclamemailing? Het soort correspondentie en de vorm van het document spelen een belangrijke rol bij de keuze van de juiste enveloppe voor het verzenden van brieven: terwijl facturen en algemene zakelijke brieven meestal zonder problemen kunnen worden gevouwen en in DIN-long enveloppen kunnen worden gestopt, moeten bijvoorbeeld belangrijke documenten, contracten en sollicitaties onbeschadigd en zonder kreuken bij de ontvanger aankomen. In dit geval is een C4-envelop beter geschikt.

Een overzicht van de gebruiksmogelijkheden:

Hoe post ik de brieven bij Deutsche Post?

Afhankelijk van het formaat van de envelop en het gewicht van de brief berekent Deutsche Post verschillende posttarieven. De volgende brief- en portoklassen bestaan:

Hoe worden enveloppen verzegeld?

Om ervoor te zorgen dat brieven ongeschonden bij de ontvanger aankomen, is het belangrijk dat enveloppen goed en veilig worden gesloten. Ook gegevensbescherming en het briefgeheim spelen hier een belangrijke rol. Hiervoor zijn verschillende lijmmethoden of sluitingstechnieken beschikbaar:

• zelfklevende enveloppe

Dit type sluiting maakt het de afzender bijzonder gemakkelijk: zowel de klep als de envelop hebben een strook latex of natuurlijke lijm. Door de flap dicht te vouwen en lichte druk uit te oefenen, wordt de envelop dichtgemaakt. Deze verzegelingstechniek werkt op zichzelf zonder bevochtiging of afpellen van een beschermstrook. De kleefkracht is echter relatief kort en duurt ongeveer zes maanden.

• kleefdeksel

Enveloppen met peel-off strips hebben een bijzonder sterke kleefkracht. Daaronder zit een kleefstrip van koude of warme lijm. Na verwijdering van de beschermstrook kan de enveloppe direct worden verzegeld. Het kleefeffect is beperkt en verdwijnt na ongeveer een jaar.

• natte lijm envelop

Vele jaren lang waren natte enveloppen standaard. Deze hebben aan de binnenkant van de sluiting een rubberen kleefstrip waarvan de kleefkracht alleen wordt geactiveerd wanneer deze wordt bevochtigd. Dit werkt met behulp van een spons, een vochtige doek of speeksel. Voor handmatig verzenden is de variant met natte lijm de meest tijdrovende en minst handige, maar voor machinaal verzenden is het de enig mogelijke optie. De kleefkracht is ook bijzonder lang en gaat tot vijf jaar mee.

• Revelope

Dit is een speciale vorm die de drukgevoelige en zelfklevende sluitingsmethoden combineert. Er is een extra flap met een plakstrip onder de envelopopening. Om de enveloppe te verzegelen wordt deze flap eerst omgevouwen en vervolgens wordt de andere flap erop gedrukt. Het kleefeffect houdt tot twee jaar aan.

Welke grammages zijn beschikbaar voor enveloppen?

De papierdikte van de enveloppe speelt ook een rol bij de verzending. Dit wordt grammage genoemd, dat wordt uitgedrukt in g/m². Daarbij geldt: hoe dikker en steviger het papier, hoe hoger de kwaliteit van de enveloppe en hoe beter de inhoud wordt beschermd. Anderzijds zijn dunne enveloppen goedkoper in aanschaf. Een laag papiergewicht helpt ook om te besparen op portokosten.

De optimale papierdikte is dus een kwestie van beoordeling en hangt vooral af van het soort gebruik. Als u massamailings verzendt, is een envelop met een laag papiergewicht een goede keuze. Voor uitnodigingen voor een speciale gelegenheid of voor contracten wordt een hoger gramgewicht aanbevolen. Voor zakelijke correspondentie worden meestal enveloppen met een standaard gramsgewicht van 80 g/m² gebruikt.

Deze grammages zijn beschikbaar voor enveloppen:

Wat voor soort flappen hebben enveloppen?

Voor een veilige sluiting hebben enveloppen altijd een klep. Hun vorm is echter niet altijd hetzelfde: standaard enveloppen hebben een puntige klep. In dit geval heeft de sluiting de vorm van een driehoek. Er zijn echter ook ronde kleppen, rechte kleppen en kleppen in trapeziumvorm verkrijgbaar. Er zijn ook driehoekige flappen voor het inbrengen.

Hoe worden enveloppen gelabeld?

Om ervoor te zorgen dat een brief de juiste ontvanger bereikt, zijn er enkele richtlijnen te volgen bij het labelen. De duidelijke voorschriften zijn vooral belangrijk zodat de brief in de brievencentra machinaal kan worden gelezen.

• Algemene specificaties:

De enveloppe moet alleen aan de voorzijde worden geëtiketteerd. Laat, met uitzondering van de frankering, zowel rechts als links een marge van 1,5 cm over. Schrijf ook niet in de zogenaamde codeerzone. Deze bevindt zich rechtsonder en is door het postkantoor voorzien van een streepjescode. Dit bevat het adres van bestemming en vereenvoudigt de bezorging.

• De ontvanger:

In de leeszone, die zich in het midden van de rechterkant van de enveloppe bevindt, worden de naam en het adres van de ontvanger ingevuld. Als u formeel correct wilt adresseren, zorg er dan voor dat het adres links uitgelijnd wordt geschreven, in dezelfde lettergrootte, met dezelfde regelafstand, maar zonder een witregel tussen de straatnaam en de postcode.

• De verzender:

De naam en het adres van de afzender hebben ook een plaats op de envelop. Ze moeten correct linksboven in de enveloppe worden geplaatst. Als er een kijkvenster is, kunnen de gegevens van de afzender (als die nog niet op het briefpapier staan) er direct boven worden geplaatst.

• De frankering:

De postzegel of machinefrankering bevindt zich rechtsboven in het gebied van 4 cm (hoogte) en 7,4 cm (breedte) op de enveloppe. Deze frankeerzone moet worden aangehouden en mag niet op een andere manier worden gebruikt, omdat anders de levering niet kan worden gegarandeerd.

Kan je zelf enveloppen drukken?

Wie brieven verstuurt, hoeft niet elke envelop met de hand te labelen. Het ziet er veel professioneler uit als de ontvanger en afzender erop gedrukt staan. Een optie is natuurlijk het gebruik van enveloppen met een kijkvenster, maar zelfs met gesloten enveloppen hoef je niet meteen een pen tevoorschijn te halen. Bovendien is het niet nodig eerst handmatig de respectieve afmetingen voor een afdruksjabloon op te meten. Microsoft Word biedt een functie waarmee het afdrukken op enveloppen kinderspel wordt. En het werkt als volgt:

• Open een leeg document
• Klik in het hoofdmenu op "Transmissies" en vervolgens op de knop "Enveloppen“
• Voer het adres van de afzender en de ontvanger in de daarvoor bestemde velden in
• Klik op "Opties" en geef het juiste envelopformaat op
• Voer onder "Afdrukopties" in hoe de envelop in de printer wordt geplaatst
• Klik op "Toevoegen aan document
• Steek de envelop in de printer en start de printopdracht

Door het document met de adresgegevens op te slaan, kunt u er direct naar verwijzen voor uw volgende correspondentie en uzelf werk en tijd besparen.

Hoe worden enveloppen met een venster geëtiketteerd?

Als een envelop een kijkvenster heeft, dan hoeft u de envelop in principe helemaal niet te labelen. Het adres van de ontvanger en de afzender staan direct op het briefpapier en zijn te lezen door de transparante folie van het venster aan de linkerkant van de envelop.

Om ervoor te zorgen dat de belangrijke informatie duidelijk zichtbaar is, moet de envelop worden voorzien van een venster.

Om de belangrijke informatie duidelijk en volledig zichtbaar te maken, moet deze echter op de juiste wijze op het briefpapier worden geplaatst. Hier moet u de algemene richtsnoeren van de DIN 5008-norm volgen. Het is de moeite waard om hiervoor een eigen briefsjabloon te maken, waarnaar u altijd kunt verwijzen. Voor het adresveld in DIN A4 papierformaat gelden de volgende richtlijnen:

• Het adresveld heeft een oppervlakte van 4 x 8,5 cm en bestaat uit negen regels met een lettergrootte van 10 tot 12 pt.
• Plaats de doos op een afstand van 2,5 cm van de linkerrand van de pagina en 4,5 cm van de bovenrand.
• De gegevens van de afzender verschijnen in een regel bovenaan het vak. Zij kunnen ook met de hand worden geschreven op de enveloppe direct boven het venster.
• De eerste vouw is vastgesteld op 10,5 cm.

Zijn gekleurde enveloppen toegestaan voor het verzenden van documenten?

In principe is er niets op tegen om documenten met gekleurde enveloppen te versturen. Omdat deze iets duurder zijn in aanschaf dan witte, is er meestal een goede reden om voor rode, gele of blauwe enveloppen te kiezen - bijvoorbeeld een speciale gelegenheid of een reclamemailing die in het oog moet springen. Voor sollicitaties, belangrijke documenten en zakelijke brieven is een effen, witte envelop daarentegen een betere keuze.

Wie kiest voor een envelop in een vette kleur, moet ervoor zorgen dat het adres van de ontvanger goed leesbaar is. Idealiter wordt een lichtgekleurd adresetiket of een andere lichtgekleurde achtergrond gebruikt. Houd er rekening mee dat de portokosten voor gekleurde enveloppen iets hoger zijn. Actuele prijzen vindt u bij Deutsche Post. Er geldt een uitzondering voor pastelkleuren; voor deze enveloppen geldt standaard porto.

Waarop moet worden gelet bij het versturen van brieven?

Om een veilige bezorging te garanderen, zijn er nog andere aspecten waarmee rekening moet worden gehouden bij het verzenden van brieven. Hier zijn enkele nuttige tips en informatie:

• Geld mag niet in een gewone enveloppe worden verstuurd - want als de brief onderweg verloren gaat, is het geld voorgoed verdwenen. Contant geld moet daarom altijd per "aangetekende postwaarde" worden verzonden. In dit geval wordt een verzekering geboden voor contant geld tot 100 euro en kostbaarheden tot 500 euro.
• Het is ook niet raadzaam om kleine voorwerpen zoals juwelen, USB-sticks of sleutels te versturen, omdat het risico bestaat dat de postsorteermachines deze uit de enveloppe drukken. Het is daarom raadzaam om luchtgevulde of gewatteerde enveloppen te gebruiken als geschikte verpakking.
• Standaardletters mogen maximaal 0,5 cm hoog zijn. Als u meerdere pagina's verstuurt en de enveloppe dik wilt versieren of dichtplakken, kunt u kiezen voor een maxi of grote brief.
• Deutsche Post aanvaardt geen speciale enveloppen. Als u een envelop met een hart of een ster heeft, moet u deze dus ook in een standaard envelop verpakken.
• Speciale materialen, zoals hout of stof, zijn ook niet toegestaan in de verzendingsenveloppen.
• Plakbriefjes en stickers die niet stevig op de enveloppe kleven, kunnen evenmin worden verzonden. Stickers die op een postzegel lijken zijn ook een no-go.

Welke verzendaccessoires heb ik nodig voor mijn enveloppen?

In principe hebt u geen toebehoren nodig als u een brief wilt verzenden - briefpapier, een envelop en een postzegel of een andere vorm van frankering volstaan. In sommige omstandigheden kunnen verzendingsaccessoires echter nuttig en praktisch zijn. Deze omvatten:

• Plakfolie: Voor een dubbele beveiliging kunt u de envelop ook dichtplakken. Kleeffolie is vooral nuttig als de envelop al wat ouder is en de kleefkracht al is verzwakt.
• Stempelbevochtigingr: Deze aankoop is alleen de moeite waard als er regelmatig brieven worden verstuurd en deze handmatig worden aangebracht met natte plakzegels.
• Briefopener: Hierdoor kunnen enveloppen schoon en snel worden geopend.
• Letterschaal: Heeft u vaak letters van verschillende grootte? Dan kan een brievenweger een verstandige investering zijn.

Hoe verwijder ik enveloppen?

Een envelop is gemaakt van papier en gaat bij het oud papier. Als de envelop een venster heeft, wordt de folie vooraf verwijderd en in de gele bak gegooid. Dit is echter niet absoluut noodzakelijk - enveloppen met een venster mogen volledig bij het papierafval.

Als u iets voor het milieu wilt doen, kunt u enveloppen met natlijm gebruiken, want die zijn gemakkelijk te recyclen. De lijm van zelfklevende enveloppen en etiketten is bij recycling moeilijk van het papier te scheiden. In het beste geval scheur je vooraf zelf het plakgedeelte af en gooi je het bij het restafval. Overigens wordt een bubbel envelop ook op dezelfde manier weggegooid.