We kennen ze in naturel bruin en in wit. Kenmerkend zijn ook de rechthoekige vorm, de opening aan de smalle kant en het platte uiterlijk. Ze zijn bijna altijd van papier of karton, maar soms zit er ook wat plastic in. Als we ze oppakken, blijken het echte lichtgewichten te zijn. We hebben het over verzendzakken. Om documenten e.d. per post te verzenden, kunt u niet zonder de grote enveloppen op kantoor en in het dagelijks leven.
Wat zijn mailers en hoe verschillen ze van enveloppen? In welke formaten ontvang ik de enveloppen en wat moet ik weten over de sluitingsvarianten? In deze handleiding vindt u alle belangrijke en gedetailleerde informatie over deze verzendverpakking. De overzichtelijke opsomming van de verschillende uitvoeringen en varianten helpt bij het vinden van het juiste product voor uw eigen behoeften. Ook krijg je praktische en handige tips over verzending.
Om zowel (grotere) documenten knik- en vouwvrij als platte voorwerpen te kunnen versturen, is een envelop een populaire verzendverpakking. Het is een rechthoekige envelop, meestal gemaakt van papier of karton, die aan de korte zijde kan worden geopend en hier goed kan worden gesloten. De verzonden goederen zijn in de verzendzak beschermd tegen beschadiging en onbevoegde toegang (vooral tijdens transport en verzending). Mailers zijn over het algemeen iets groter en sterker dan enveloppen, maar aanzienlijk platter en kleiner dan pakketten, en vertegenwoordigen dus de "gouden middenweg" tussen de andere twee verzendmaterialen.
Verzendzakken verschillen qua formaat, materiaal, sluiting en kleur. Er zijn ook speciale uitvoeringen (als vouwzak, luchtkussenzak of kartonnen achterzak).
Een mailer onderscheiden van een envelop is niet moeilijk. Een blik op de opening is voldoende:
Intuïtief maken we ook onderscheid tussen de twee verzendenveloppen op basis van hun formaat: terwijl de enveloppen meestal kleiner van formaat zijn (papier in DIN A4-formaat moet minstens één keer worden gevouwen, meestal zelfs twee keer), kunnen ook grotere documenten worden ondergebracht in de verzendzakken zonder dat u ze vooraf hoeft op te vouwen. Ook is de capaciteit van de verzendzakken vaak groter.
Het contract is onderhandeld, is al uitgeprint en ligt vers getekend en klaar. Nu hoeft de contractpartner er alleen nog zijn handtekening onder te zetten. Om hem het belangrijke document onbeschadigd en kreukvrij te sturen, stop je het in de envelop en wordt het per post naar de ontvanger gestuurd... Dit is slechts een van de vele voorbeelden van hoe enveloppen worden gebruikt.
Zoals de naam al doet vermoeden, zijn postzakken ontworpen voor het adresseren en frankeren van de goederen die per post moeten worden vervoerd. Tegelijkertijd dienen ze om de documenten te beschermen en ervoor te zorgen dat gegevensbescherming en vertrouwelijkheid worden gehandhaafd. De enveloppen worden ook gebruikt om documenten persoonlijk te overhandigen. En natuurlijk kun je de vakken ook gewoon gebruiken om diverse documenten in op te bergen.
Op kantoor en in de dagelijkse praktijk zijn verzendtassen net zo belangrijk als standaard kantoorbenodigdheden, net als enveloppen. Ze zijn ook populair in particuliere huishoudens. De enveloppen zijn vooral in trek bij papieren documenten die je niet wilt vouwen zodat ze in de envelop passen. Zo worden belangrijke documenten zoals contracten, certificaten, certificaten, aanvragen en belangrijke correspondentie in enveloppen verstuurd. Ze zijn ook ideaal voor brochures, tijdschriften, ordners en boeken. Mailers kunnen ook de juiste keuze zijn voor verschillende artikelen, zoals promotieartikelen, elektronica of cosmetische producten.
Verzendzakken zijn er in verschillende maten en formaten, waarvan de meeste overeenkomen met de gangbare DIN-formaten B en C en zijn daarom bij voorkeur ontworpen voor papierformaat DIN A. Dit zijn de gebruikelijke formaten van postzakken:
Formaat
Grootte (breedte x lengte)
geschikt voor
geschikte papierformaten
DIN C5
16,2 x 22,9 cm
grote kaarten, facturen, aanbiedingen
A5, A4 (één keer dubbelgevouwen)
DIN B5
17,6 x 25cm
grote kaarten, facturen, aanbiedingen
A5, A4 (één keer dubbelgevouwen)
DIN C4
9" x 12,75"
Bestanden, certificaten, akten, contracten
A4 (vouwen niet nodig)
DIN B4
9,3" x 14"
Applicatiemappen, mappen, bestanden
A4 (vouwen niet nodig)
DIN E4
28x40cm
Extra grote documenten, brochures, fotoalbums
A4, bijna zo groot als A3
Naast het klassieke postzakmodel als grotere envelop, kunt u ook de XL-enveloppen voor speciale behoeften krijgen in de volgende varianten:
Iedereen die belangrijke documenten, akten, dossiers en certificaten verstuurt en ervoor wil zorgen dat de papieren in de envelop niet verbuigen en geen "ezelsoren" krijgen tijdens het transport, doet er goed aan een kartonnen achterzak te gebruiken. De mailer heeft een verstevigde achterkant van dik karton of massief karton voor stevigheid en stabiliteit.
Als meerdere pagina's papier of zelfs een hele stapel in één envelop moeten worden ondergebracht, zijn vouwzakken een ideale oplossing. Dankzij hun bodem- en/of zijvouwen hebben ze uitgeklapt een groter volume en kunnen ze ook verder worden geopend. Gevouwen enveloppen zijn ideaal voor het versturen van brochures, boeken, folders en folders.
Verzendzakken met een klein kijkvenster (linksboven) zijn vooral handig als er een begeleidende brief is en contracten met een adres. Bij correcte plaatsing op het briefpapier kan de ontvanger ook van buitenaf door het kijkvenster worden geïdentificeerd, zodat er geen extra etiket op de envelop nodig is. Aangezien het venster alleen wordt gebruikt voor adressering, moet u ervoor zorgen dat er geen andere gegevens doorheen kunnen kijken.
Als u artikelen wilt versturen die (schok)gevoelig zijn, dan zijn de air cushion postzakken ideaal: dankzij de zachte luchtkussenfolie op de van binnen kunnen cd's, sieraden en andere zaken goed beschermd in de Transport worden opgeborgen.
Het "hoofdbestanddeel" van mailers is bijna altijd papier. Er zijn kwaliteitsverschillen met betrekking tot de papierdikte (grammage). Standaard enveloppen hebben een gramgewicht van 90 g/m² of 100 g/m². Ze zijn meestal voldoende voor het verzenden van normale correspondentie, losse pagina's en documenten. Ter vergelijking: standaard printerpapier heeft een papierdikte van 80 g/m². Als u meer stabiliteit wenst, kunt u kiezen voor middelzwaar papier tot 130 g/m². Een alternatief kan kraftpapier zijn: hoewel dit praktische verpakkingsmateriaal relatief licht en dun is, scoort het met een bijzonder hoge scheur- en slagvastheid.
Als een hoge mate van rand- en knikbescherming vereist is, gebruik dan kartonnen enveloppen (vanaf 150 g/m²) of zelfs massief karton (vanaf 600 g/m²). Soms is alleen de achterkant van de verzendzak gemaakt van het stabiele papierproduct.
Plastic speelt vooral een rol in de luchtkussenenveloppen, tenzij ze zijn gemaakt van meerdere lagen gerecycled papier. De folie met zijn kleine luchtkamers is meestal gemaakt van PE (polyethyleen). Zelfs de enveloppen met kijkvenster kunnen niet zonder plastic.
Let op: Hoe sterker en stabieler het materiaal, hoe zwaarder de verzendverpakking. Een hoger gewicht speelt dan een rol bij de frankering en kan leiden tot hogere frankeerkosten.
Moet het bijzonder snel zijn? Moet het kleefeffect zo lang mogelijk aanhouden of vind ik het belangrijk dat de envelop echt goed dicht zit? Bij het zoeken naar de juiste verzendtas speelt ook de sluittechniek een belangrijke rol. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
De naam geeft al duidelijk aan dat zelfklevende enveloppen vanzelf plakken en dus de meest ongecompliceerde variant zijn.Zowel de klep als de envelop hebben een kleeflaag. Door simpelweg de twee stroken tegen elkaar te drukken, ontvouwt zich het volledige kleefeffect. Zelfklevende enveloppen zijn zelfs vergevingsgezind bij meerdere openingen en sluitingen, waardoor ze herbruikbaar zijn. Klein nadeel: de houdbaarheid is duidelijk beperkt tot ongeveer een jaar.
De dunne beschermfolie op de flap is kenmerkend voor zelfklevende enveloppen. Deze kan er gemakkelijk afgehaald worden. De onderliggende plakstrip van sterke koude of warme lijm sluit vervolgens de envelop door deze eenvoudig te sluiten. Er zijn goede redenen waarom zelfklevende enveloppen bijzonder populair zijn: ze zijn heel gemakkelijk in gebruik. Tegelijkertijd blijkt het kleefeffect zeer sterk te zijn. En aangezien de lijm onder de folie wordt beschermd, profiteert u bovendien van een lange houdbaarheid van maximaal vijf jaar.
Nat klevende postzakken zijn tegenwoordig veel zeldzamer. Om de lijmverbinding te activeren, is het eerst nodig om de rubberen coating op de flap handmatig te bevochtigen. Dit kan met een sponsje, met speeksel of met een inbrengmachine. Met een relatief hoge inspanning is de lijmverbinding echter zeer sterk. Nat klevende enveloppen scoren ook punten met hun lange levensduur tot wel vijf jaar.
Enveloppenveloppen zijn een combinatie van zelfklevende en zelfklevende enveloppen die een extra klep onder de opening hebben met nog een plakstrook. Om de mailer te sluiten, klapt u eerst de onderste flap naar beneden en vervolgens de bovenste flap. Enveloppen hebben een lange kleefkracht en zijn gemakkelijk in gebruik.
De klassieke producten zijn natuurlijk bruin. Deze variant is nog steeds wijdverbreid. De witte uitstraling, zoals we die kennen van de enveloppen, wordt ook steeds populairder bij postzakken. Vooral in zakelijke correspondentie brengt wit belangrijke eigenschappen over, zoals ernst, professionaliteit en niet in de laatste plaats neutraliteit.
Gekleurde enveloppen komen minder vaak voor. Rode, groene, roze en zelfs enveloppen met een motief kunnen ook een goede keuze zijn om de envelop extra onder de aandacht te brengen (bijvoorbeeld als promotionele maatregel) of voor speciale gelegenheden.
Om ervoor te zorgen dat een verzendzak en de inhoud ervan de ontvanger bereiken, moet deze correct zijn geëtiketteerd. Maar waar staan de adressen van de afzender en ontvanger precies op de envelop? We hebben de belangrijkste tips op een rij gezet:
Als de mailer is uitgerust met een kijkvenster, is handmatig labelen of afdrukken op de envelop niet nodig. De belangrijke informatie over de ontvanger en de afzender staat al op het briefpapier en is door de transparante folie goed af te lezen.
Om te zorgen dat dit werkt en dat de informatie op de juiste plek op het briefpapier komt te staan, geeft de DIN 5008 norm voor de vormgeving van briefpapier een goede leidraad. De volgende specificaties gelden voor het papierformaat DIN A4 voor het adresveld op briefpapier.
In principe kun en mag je een envelop vullen zoals hij past. Voor verzending is het echter noodzakelijk om beter te kijken. Het zijn immers de afmetingen en het gewicht van de enveloppen die het betreffende tarief en de bijbehorende verzendkosten bepalen. Deutsche Post biedt de volgende verzendopties voor de enveloppen:
Deutsche Post-formaat
Afmetingen (lengte x breedte x hoogte)
Gewicht
Kosten (vanaf 2023)
als zending boeken en goederen (status: 2023)
Hoofdletter
tot 35,3 x 25 x 2 cm
tot 0,5 kg
1,60 euro
1,95 euro (hoogte 5 cm)
Maxi-letter
tot 35,3 x 25 x 5 cm
tot 1 kg
2,75 euro
2,20 euro
Pakket S
tot 35 x 25 x 10 cm
tot 2 kg
3,99 euro
niet mogelijk
Pakket M
tot 120 x 60 x 60 cm
tot 5 kg
6,99 euro
niet mogelijk
Als de postzak buiten de Duitse grens moet worden verzonden, gelden andere tarieven: het internationale tarief voor een grote brief kost 3,70 euro. Voor de maxi letter betaal je 7 euro.
Wat gebeurt er als de envelop verkeerd of onvoldoende is gefrankeerd?Als de frankering onvoldoende is of helemaal ontbreekt, wordt de brief met een briefje teruggestuurd naar de ontvanger. De reeds betaalde porto hoeft echter niet opnieuw te worden betaald, maar wordt gecrediteerd. Als er echter geen afzender op de envelop staat of als er andere redenen zijn die een "retour afzender" onmogelijk maken, zal Swiss Post de brief bij de ontvanger afleveren. Deze laatste moet naast de openstaande portokosten ook verwerkingskosten (“collection fee”) betalen. Dit is 2 euro per stuk voor grote en maxiletters.
Net als bij enveloppen kan een mailer natuurlijk ook in een openbare brievenbus van Deutsche Post worden gegooid. Belangrijke voorwaarden hiervoor zijn dat de enveloppen
De doorslaggevende factor voor dit laatste uitgangspunt is de hoogte van de sleuf, die varieert tussen 3 en ongeveer 5 cm, afhankelijk van de brievenbus. Hierdoor past het formaat Maxibrief niet in elke brievenbus.
Als het om privé-brievenbussen gaat, biedt de norm DIN EN 13724 oriëntatie met betrekking tot afmetingen. Volgens de norm is de gleuf tussen de 23 en 32,5 cm breed en 3 tot 3,5 cm hoog, zodat er zowel in de lengte als in de breedte nog een C4 envelop doorheen past. Maar ook hier wordt het krap met de maxi letter.
Wie documenten, brieven en dossiers per post in enveloppen verstuurt, wil dat deze onbeschadigd bij de ontvanger aankomen. Aan de andere kant mag de informatie onderweg niet worden gelezen of doorgegeven aan derden. Dit geldt zowel voor strikt vertrouwelijke documenten als voor eenvoudige persoonsgegevens. Daarom speelt de kwestie van gegevensbescherming een belangrijke rol bij het verzenden van tassen. Hierbij zijn de volgende factoren relevant:
Briefgeheim: bij het verzenden van post is gegevensbescherming nauw verbonden met het briefgeheim als een fundamenteel recht voor alle burgers, vastgelegd in de basiswet. Dit beschermt alle schriftelijke communicatie waarvan de inhoud een geheim is tussen afzender en ontvanger. Een overtreding kan zwaar bestraft worden met een hoge boete en zelfs gevangenisstraf.
De opslag van de enveloppen speelt een rol, vooral met betrekking tot het kleefeffect. Een koele, droge en zo donker mogelijke plek is ideaal voor een zo lang mogelijke hechting. Een kamertemperatuur van 18 tot 20 graden en een luchtvochtigheid van 40 tot 70 procent zijn ideale bewaarcondities om te voorkomen dat de lijm voortijdig uitdroogt. De enveloppen hoeven dus niet per se in de kelder of in een afgesloten opslagruimte te worden bewaard; ook in een gesloten kast op kantoor of in de bureaula zijn ze in goede handen - en dus altijd binnen handbereik.
Verzendzakken van papier, karton en karton kunnen als milieuvriendelijk en recyclebaar verpakkingsmateriaal bij het oud papier (blauwe bak) worden afgevoerd. Dit mag zelfs voor mailers met een kijkvenster. Bij luchtkussenposters is de situatie anders. Hier is het mogelijk om plastic netjes van karton te scheiden en gesorteerd in de gele en blauwe bakken te gooien. Als dat niet kan, dan zijn de bellenblaaszakken een zaak voor het restafval.
Om documenten in enveloppen te verzenden, heeft u naast de noodzakelijke frankering over het algemeen geen extra apparatuur nodig. Om praktische redenen kunnen de volgende verzendaccessoires echter de moeite waard zijn:
