Digitale dictafoons

Spreken, opnemen en schrijven

Dictatie maakt het eigenlijk eenvoudigere proces van iemand die zijn gedachten direct omzet in een tekstbestand met een laptop of PC in een complex proces. Het dictaat moet worden opgenomen, beluisterd en geschreven. Meestal wordt het resultaat opnieuw gepresenteerd en gecorrigeerd. De inspanning is echter vaak de moeite waard. Het gaat niet om de vaak getoverde troost van dicterende meerderen. Als u uw digitale dicteerapparaat regelmatig correct gebruikt, voorkomt u bijvoorbeeld dat u goede ideeën verliest en vergeet. Het bovengenoemde digitale dicteerapparaat heeft de werkstappen in wezen niet veranderd, hoewel moderne apparaten zeker met nieuwe functies kunnen komen. Zo is er bijvoorbeeld de spraakbesturing, die de bediening van het digitale dicteerapparaat zowel bij het opnemen als bij het transcriberen (transcriptie, transcriptie; in de diplomatie wordt dit ook wel mundiatie genoemd) vereenvoudigt.

Voetbediening

Voor de transcriptie werd decennialang een complete set bestaande uit afspeelapparaat, koptelefoon en voetbediening gebruikt. Dergelijke afspeelsystemen bestaan nog steeds, zoals het voorbeeld ""Digta Transcription"" van Grundig laat zien. Vooral bij langere teksten, zoals de transcriptie van teamvergaderingen of laboratoriumrapporten, is het de moeite waard. De USB-voetbediening versnelt de werking van het digitale dicteerapparaat of de transcriptiemachine. Handen kunnen op het toetsenbord blijven terwijl de opname wordt gevorderd of teruggetrokken.

Verschillen in digitale dicteerapparatuur ontstaan niet alleen op het gebied van apparatuur. Ook de kwaliteit is belangrijk. Dit betreft bijvoorbeeld de gevoeligheid van de microfoon. Een ander aspect bij de aankoop van een digitaal dicteerapparaat is de opnametijd.  Dit komt enerzijds voort uit de looptijd van de batterijen of oplaadbare batterijen en anderzijds uit de capaciteit van het datageheugen.

De gevoeligheid van de hierboven genoemde microfoon is uiteindelijk maar de helft van de waarheid. Je kunt een microfoon zo gevoelig maken dat hij op een afstand van 1 km nog steeds elk woord duidelijk opneemt. In de kantoorpraktijk is dit bijvoorbeeld onpraktisch. Een digitale stemrecorder moet zo zijn ontworpen dat hij gemakkelijk kan worden gebruikt wanneer u door een kamer in uw hand loopt. Dit betekent bijvoorbeeld dat de bedieningsgeluiden van het digitale dicteerapparaat niet te hard moeten zijn. Anders zou het een echte marteling zijn voor de persoon die de transcriptie doet. De microfoon moet daarom ook goed gepositioneerd zijn.

De capaciteit van het datageheugen en de batterij is altijd het resultaat van twee momenten:

• de werkelijke capaciteit
• het verbruik

Wie met grote bestanden werkt (zoals WMA) heeft een veelvoud aan gegevensopslag nodig. De betere opnamekwaliteit kan echter nuttig zijn als de situatie tijdens de opname misschien ongunstig is. Als er meerdere mensen aan het woord zijn, is het zeker beter als elke persoon individueel wordt opgenomen. De beste oplossing is hier een mengtafel voor het opnameapparaat en een microfoon voor elke deelnemer. De meeste digitale dicteerapparaten kunnen dit echter niet doen.

Denk aan de lange termijn

U moet weten waarvoor u het digitale dicteerapparaat wilt gebruiken als u het koopt. Een van de onderwerpen is of het raadzaam is om een externe microfoon te gebruiken als dat nodig is. Als dat zo is, moet u niet denken dat het basisapparaat al zo'n verbinding moet hebben. Of een luidspreker überhaupt aan boord moet zijn, hangt ook af van het gebruikelijke gebruik. Meestal is een luidspreker inbegrepen; de kwaliteit is meestal vrij bescheiden. De luidspreker wordt gebruikt voor directe controle van de opname en voor het verwijderen van ongewenste plekken. Het digitale dicteerapparaat is hier nog nuttiger dan het analoge. Hier kunnen, net als bij het antwoordapparaat, storende tekstdelen achteraf eenvoudig worden verwijderd zonder dat het gat wordt opgemerkt.