Datumsstempel gehören zu den großen Helfern im Büro und in betrieblichen Abläufen. Mit ihnen kann man schnell und dokumentenecht eine Akte vor dem Weg in den Ordner mit dem aktuellen Datum versehen. Eine Hilfe ist der Datumsstempel dabei nicht nur während des Auszeichnens. Der Datumsstempel ist Schreibgerät, Tinte und Kalendarium in einem (sofern die Stempel jeden Tag aktualisiert werden). Hilfe leistet der Datumsstempel auch Jahre später, wenn man das Datum ggf. wieder lesen möchte oder muss. Handschriftliche Auszeichnungen sind zum einen meist schneller verblasst und zum anderen ist die Lesbarkeit aufgrund der Handschrift oft ein Problem. Dies zeigt sich überaus deutlich beim Datum, denn nicht wenige Menschen haben Probleme, die Zahlen anderer sicher zu identifizieren. Daher empfiehlt sich beim Datumsstempel auch in der Regel ein Schriftzug, der das Datum komplett ausschreibt (zweistellige Tagesangabe, zweistellige Monatsangabe und vierstellige Jahreszahl). Denn nach Jahren kann auch der Aufdruck vom Tagesstempel verblassen und dann hilft manchmal der Zahlenvergleich. Alternativ sieht ein Stempel, bei dem der Monat als Wort geschrieben ist, nicht nur freundlich aus, er vermeidet auch Unklarheiten, was den Monat angeht.
Die wesentlichen Aspekte eines Stempels sind hier gegeben. Er schafft eine möglichst klare Information, die zudem dauerhaft auf einem Dokument angebracht ist. Dadurch können sich Vorgänge auch nach Jahren noch sehr präzise zuordnen. Mit dem Standardstempel mit Datum bzw. Nummer können die Vorgänge nachvollzogen werden. Im Nachhinein ist ein Stempel, der zu dem Begriff "Ausgeliefert" auch das Datum nennt, mehr wert, als ohne Zeitangabe.
Auch in manchen Lagern sind Datumsstempel im Einsatz. Und gelegentlich ist es einfach praktischer, eine Verpackung per Stempel mit dem Datum auszuzeichnen als mühsam per Hand. Das belegt ein einfacher Test. Man stoppe die Zeit, wie lang es braucht, einen Text wie "ausgeliefert 31.10.2008" sauber per Hand zu schreiben oder mit dem Stempel zu arbeiten. Richtig deutlich wird der Unterschied, wenn man als Ausgangslage irgendein Objekt in der Hand hält, wie es etwa in einem Lager der Fall ist. Jetzt heißt es Hände frei kriegen, Stift ergreifen, schreiben, den Stift weglegen und das Objekt wieder aufnehmen. Das geht mit dem Stempel schon allein deshalb schnell, weil man den großen Griff mit der Faust ergreift. Das klappt sogar mit Handschuhen. Und am Ende schafft der Stempel diese Aufgabe auch noch lesbarer. In manchen Fällen ist der Stempel sogar so praktisch, dass man nur eine Hand befreien muss. Beim Schreiben sind viele Menschen gewohnt, mit der nicht schreibenden Hand das Schreibobjekt zu fixieren oder gar zu führen.
Bei anderen Verpackungen hilft dagegen der Stempel nicht weiter. Da gibt es etwa in der Kategorie Lebensmittel unterschiedliche Erfolge. Manchem gelingt es beispielsweise, die Kaffeetüten bequem mit dem Datumsstempel auszuzeichnen. Aber bei Geräten, die mit Garantie versehen sind, kann ein Stempel auf der Verpackung, sofern diese aufbewahrt wird, später viel Ärger ersparen. Ähnlich kann man sich Standardstempel mit Datum in Anleitungen vorstellen.
Standardstempel mit Datum leiden unter einem klaren Verfallsdatum. Die Jahreszahl lässt sich nur begrenzt nutzen. Meist sind rund 10 Jahre eingebaut. Wer also einen neuen 2014er Stempel kauft, wird diesen im Dezember 2024 austauschen müssen.
Die Verwendung des Stempels mit Datum auf Lebensmitteln wurde schon angesprochen. Wer im Betrieb Lebensmittel wie etwa Gebäck & Süßigkeiten mit eigenen Stempeln mit Datum versieht, kann so sicherstellen, dass er den Kunden immer frische Waren vorsetzt.
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