Bankordner

Einordnung der Auszüge

Kontoauszüge und Belege für Geschäftsvorgänge genießen einen besonderen Stellenwert in einem Unternehmen. Dabei ist die Größe des Unternehmens zweitrangig. Derartige Akten gehören in den Bankordner oder in den Belegordner, damit sie nicht nur sicher verwahrt sind, sondern auch bei Bedarf vorgelegt werden können. Die zuverlässige Archivierung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Immerhin repräsentieren die Schriftstücke im Bankordner die finanzielle Situation einer Firma. Damit beherbergen sie Unterlagen, die durchaus von großem Interesse sein können. Für den Jungunternehmer ist es oft eine Frage der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bzw. dem Finanzamt, sich ab Beginn der Tätigkeit für diese Akten den entsprechenden Bankordner zuzulegen, damit keine Kontoauszüge verloren gehen. Auch die chronologische Abheftung der Schriftstücke ist von nicht unwichtiger Bedeutung. Damit die Bankordner und Belegordner auch in Regalen oder Ordner-Drehsäulen ihren Platz finden, gibt es sie nicht nur im A5, sondern auch im A4 Format als Doppelordner.
Was sind nun Kontoauszüge? Sie dienen der Berichterstattung über die Kontobewegungen. Jene Kontobewegungen sind natürlich lediglich eine Darstellung der Finanzen, nicht das Vermögen selbst. Historisch gesehen sind Kontoauszüge den Banknoten sehr ähnlich, also sind Bankordner wie eine Geldbörse. Denn Banknoten ersetz(t)en beim Handel den direkten Tausch zwischen Waren. Das war und ist praktischer, als wenn man etwa mit einem Bullen auf den Markt geht und ihn in 2 Hühner, 30 Eier, 2 Laibe Brot usw. tauschen möchte. Banknoten waren zunächst eher eine Art Wechsel oder Zertifikat, für das man bei einer Bank eine festgelegte Summe Gold oder Silber bekam.

Praktisch ist einfach

Letztlich ist das nicht anders als bei anderen Produkten aus Rubriken wie Ordnen, Schreibwaren, Bürotechnik oder auch Verpackungen & Kartonagen. Man kann sich auch beim Bankordner die Frage stellen, ob es nicht auch ein gewöhnlicher Ordner oder der Zettelspieß tut. Für den Arbeitsalltag ist es jedoch wichtig, Arbeitsabläufe zu optimieren. Das spart nicht nur Zeit. Bankordner, Belegordner, Regalsysteme usw. sorgen auch dafür, dass die notwendigen administrativen Arbeiten korrekt und einfach von der Hand gehen. Damit werden Fehler vermieden, die sich manchmal nur schwer ausbügeln lassen. Spart man am Bankordner, ist die Gefahr groß, dass Kontoauszüge und andere Geschäftsvorgänge ggf. sogar unwiderruflich verloren gehen.

Jedes Girokonto produziert Kontoauszüge

Per Gesetz sind Kreditinstitute zu folgender Information verpflichtet:

• Sie müssen mindestens einmal jährlich den Saldo vorgelegen.
• Sie müssen jeden einzelnen Zahlungsvorgang dieses Kontos sofort dem Kunden mitteilen. Allerdings besteht hier auch die Möglichkeit, nach Absprache die Kontoauszüge einmal monatlich zu erstellen und dem Kunden zuzusenden.

Damit kommt kein Girokonto um Kontoauszüge bzw. Rechnungsabschlüsse herum. Diese sollten sinnvollerweise im Bankordner chronologisch aufbewahrt werden. Die Informationspflicht der Banken besteht auch längerfristig. Wer also seine Auszüge verliert, kann auch ältere Kontoinformationen nachfordern. Diese Option wurde allerdings von Verwaltungsgerichten eingeschränkt. Damit sollte verhindert werden, dass sich beispielsweise schlampige Unternehmer die Sammlung von Kontoauszügen im Bankordner sparen und sich fortlaufend die Auszüge erneut zuschicken lassen wollen. Der Bankordner ist hier die bessere Alternative.
Bei der Chronologie der Kontoauszüge im Bankordner ist es durchaus überlegenswert, ob nicht nur die Auszüge der Reihe nach abgelegt werden, sondern ebenfalls die einzelnen Blätter. Wer normalerweise die Postlieferung Kontoauszüge von der Bank öffnet und den Stapel im Bankordner abheftet, sorgt dafür, dass es nach jedem Kontoauszug zu einem zeitlichen Bruch kommt. Zwar folgen dann die Auszüge korrekt aufeinander, aber die Buchungstermine nicht. Denn jeder Monatsauszug beginnt mit dem ältesten Buchungsdatum. Der Bankordner ist aber leichter durchzusehen, wenn die Buchungsdaten korrekt aufeinander folgen. Deshalb sollte man die Auszüge einzeln vom Stapel nehmen und einheften. Also folgt auf den letzten Kontoauszug des Vormonats das erste Blatt des neuen Auszugs , dann das zweite usw.