Einnahmebeleg & Ausgabebeleg

Wie Einnahmebeleg und Ausgabebeleg einander ergänzen

Der übliche Vorgang eines Unternehmens ist, dass Produkte, gleich welcher Art, erzeugt und diese, etwa auf dem Markt oder im Internet, verkauft werden. Dafür erhält die Firma als Gegenleistung in der Regel Geld, um weiter produzieren zu können. Mit dem Einnahmebeleg und dem Ausgabebeleg können geschäftliche Vorgänge dokumentiert und bescheinigt werden. Sowohl der Einnahmebeleg als auch der Ausgabebeleg verlangen dabei nach Sorgfalt, damit es keine Unklarheiten gibt. Diese Sorgfalt ist nicht allein eine Frage der Kompetenz der Agierenden (insbesondere des Schreibenden), sondern obliegt auch der Aufmachung der genannten Belegformen. Ein Ausgabebeleg ist, wie ein Einnahmebeleg, ein Formular, das notwendige Informationen zum Geschäftsvorgang abfragt. Würde man etwa nur ein Feld oben links oder rechts einsetzen, ohne den Hinweis auf die Adresse des Lieferanten beizufügen, so könnte es leicht sein, dass dieses Feld anders verstanden wird. Dann steht da vielleicht nur die Art der Transaktion. Wer Geschäfte mit derartigen Belegen dokumentiert, sollte sich daher die vielfältigen Produkte von Herstellern wie sigel oder König & Ebhardt genau anschauen und die für die geplanten Transaktionen optimale Vorlage auswählen.
Die Designfrage von Einnahmebeleg und Ausgabebeleg sollte sich dabei nicht an Schönheitswettbewerben orientieren. Wichtig ist die Alltagstauglichkeit. Das kann sich manchmal schon an der Größe eines bestimmten Feldes zeigen. Firmen, die bei der Frage nach dem Empfänger auf die ausführliche Adresse verzichten können, wählen vielleicht ein anders Layout, das den Rechnungsbeträgen mehr Platz lässt. Als Günde für den unterschiedlichen Platzbedarf können beispielsweise folgende Aspekte angeführt werden:

• Die Adresse des Kunden ist praktisch immer die Gleiche, weil die Waren generell nur an diesen Kunden ausgeliefert wird. Das wäre etwa bei Zulieferfirmen. Für die seltenen Fälle, dass es mal anders ist, kann der kleine Platz dann mit kleiner Schrift ausgenutzt werden.
• Für die Kunden gibt es Abkürzungen, die allen Beteiligten bekannt sind.
• Die Kunden sind mit Nummern versehen, die in einer Legende erklären, um welche Adressaten es sich handelt.

Die Vorzüge handschriftlicher Belege

Wenn auch in vielen Firmen bereits Computer & Notebooks unter Beihilfe zahlreicher Druckwerke die Buchführung übernommen haben, so gibt es doch nach wie vor Bereiche, in denen die praktische Handhabung eines Einnahmebeleg-Heftes kaum zu schlagen ist. Formularbücher dieser Art sind leicht, schnell bedient und erfüllen dennoch zielgerichtet ihren Zweck. Weitere Vorteile sind die Unabhängigkeit von Strom und die Robustheit. Diese Aspekte werden in Zeiten mobiler Stromversorgung oft unterschätzt. Aber es ist nicht nur eine Frage der Machbarkeit, ob man Geräte mit Stromversorgung oder Einnahmebeleg und Ausgabebeleg für Handschriftliches nutzt. Auch die Optimierung der Arbeitsabläufe muss beachtet werden. Und da gewinnt nicht immer die Technik.
Die Auswahl ist umfangreich und bietet den Einnahmebeleg und den Ausgabebeleg in DIN A6, DIN A5 und DIN A4 Größe.

Das Komplott

Einnahmebeleg und Ausgabebeleg, Lieferschein, Rechnung und Kassenbuch gehören zu den wichtigen Informationsträgern der Wirtschaft. Die Digitalisierung hat diesem Komplott an Warentauschbelegen letztlich noch nicht viel anhaben können. Ohne Handschriftliches geht es in vielen Fällen nicht. Dafür sollte man sich – etwa als Jungunternehmer – auch nicht schämen. Einnahmebeleg und Ausgabebeleg sichern den Umgang mit der Kasse ab und sind seit Jahren und Jahrzehnten bewährte Hilfsmittel, um Geschäfte zu tätigen. Gerade die Ausgereiftheit, die sicherlich von der Schlichtheit profitiert, machen ihren Charme aus.
Umständlich ist die Nutzung von Ausgabebeleg und Einnahmebeleg dort, wo eine Digitalisierung notwendig ist. Das ist etwa nicht selten der Fall, wenn es um steuerliche Angelegenheiten geht.