Au cours des dernières décennies, les dimensions standards pour les enveloppes se sont cristallisées. Le format DL en fait partie. Cette abréviation désigne DIN long. Les enveloppes DL existent avec ou sans fenêtre. Si l’enveloppe a une fenêtre, alors la lettre sera pliée (DIN 676 / 5008, pliage double), de façon à ce que l’adresse du destinataire soit clairement lisible. Le cas échéant, on peut également ajouter sur la lettre l’adresse de l’expéditeur en petits caractères. La règle pour les enveloppes au format DL sans fenêtre est d’inscrire l’adresse du destinataire au stylo-bille de manière central et parallèle au long côté. Ainsi, il reste de la place pour les timbres et les tampons (en haut à droite au-dessus de l’adresse du destinataire) et pour l’adresse de l’expéditeur (en haut à gauche ; alternativement également au dos, comme pour de nombreuses lettres privées). Ce genre d’unifications permettent non seulement de faciliter le processus de travail chez « bpost », mais également de faciliter le travail dans le domaine interne d’une entreprise. Ces normes appartiennent aux règles de la correspondance. De surcroît, de jeunes entreprises peuvent s’orienter à ces dimensions standards. Pour des enveloppes au format DL, la fenêtre se trouve à gauche. De cette manière, il reste de la place pour les choses postales. Il est raisonnable de respecter les règles standards pour les enveloppes. De temps en temps, des contemporains rigolos changent les règles, mais dans le domaine des affaires, modifier ces règles ne fait pas grand sens. En effet, une lettre peut se perdre si elle ne paraît pas assez sérieuse. Dans une entreprise, on pourrait confondre une lettre avec une réclame publicitaire si l’enveloppe ne correspond pas aux normes classiques et peut ainsi atterrir par mégarde dans la corbeille à papier.
Pour des raisons écologiques, imprimer des enveloppes avec une imprimantes & appareils multifonctions ne vaut pas le coup. On pourrait naturellement renoncer aux enveloppes avec fenêtres en film plastique ou en papier fin. Mais ce n’est pas sans compter l’effort de l’imprimante, qui devra imprimer l’adresse en double. De plus, toutes les imprimantes de bureau n’accomplissent pas cette tâche facilement. Pour ce cas concret, l’enveloppe doit être placée dans l’imprimante de manière bien plus précise que le papier normal pour une lettre.
Même si les différences entre les différentes enveloppes restent minimes, celles-ci peuvent toutefois être considérables pour l’usage en entreprise. L’offre d’enveloppes est aussi importante que celui de la rubrique bloc-note & cahiers. Les détails tels que :
L’offre d’enveloppes est complétée par une offre de cartes postales devenues traditionnelles : carnet autocopiant de 100 feuilles au format A6. Avec le développement d’internet, leur utilisation est devenue de moins en moins courante. En effet, les messages non officiels sont envoyés bien plus facilement par courrier électronique.
Une entreprise se caractérise principalement par ce qui lui arrive. La plupart du temps, ce n’est pas la façon dont une entreprise se présente, comme par exemple, la publicité, que juge le client. Pour une entreprise, le sérieux et la fiabilité sont des caractéristiques très importantes et son service postal doit faire preuve de ces caractéristiques. Une entreprise qui économise sur les enveloppes fait des économies de bouts de chandelles et ne doit pas s’étonner si ses clients ne restent pas fidèles. Le service postal est en général un service à part entière d’une entreprise. Son activité peut être altérée si le service postal n’est pas sérieux.
