Une lettre sans enveloppe est comparable à un bagage sans valise, à un smartphone sans étui ou à un bâtonnet de poisson sans panure. En d'autres termes, les enveloppes font partie intégrante d'une lettre en tant qu'enveloppe de protection pour l'envoi postal, afin que les messages et documents importants arrivent en toute sécurité chez le destinataire. Même à l'ère du numérique, la lettre classique continue d'occuper une place importante dans la correspondance professionnelle et privée quotidienne.
Quels sont les formats et les modèles d'enveloppes disponibles ? Pour quels documents en ai-je besoin ? A quoi dois-je faire attention lors de l'envoi et comment étiqueter correctement une enveloppe ? Dans notre guide, nous avons rassemblé les questions les plus fréquentes sur les enveloppes afin de vous aider à choisir le produit qui vous convient le mieux. Outre des informations importantes, vous y trouverez également des conseils pratiques sur les enveloppes et l'envoi de lettres.
Contrairement aux pochettes d'expédition, l'ouverture des enveloppes se trouve sur le côté long. Différentes variantes de collage sont disponibles pour fermer les enveloppes. Elles sont disponibles avec ou sans fenêtre. Sur les enveloppes avec fenêtre, l'en-tête est visible. L'adresse de l'expéditeur et du destinataire y figure alors.
Le fait de mettre la correspondance écrite dans des enveloppes pour l'envoyer n'a pas toujours été le cas. Pendant longtemps, on se contentait d'enrouler les documents ou de les plier, puis on les protégeait d'un accès non autorisé en les cachetant. Ce n'est qu'au début du 19e siècle que le papetier et libraire anglais S. K. Brewer a inventé en 1820 une enveloppe en papier dans laquelle on pouvait glisser le papier. Cela permettait un gain de temps considérable, car le fastidieux processus de pliage et de scellage était ainsi supprimé. Parallèlement, il était désormais possible d'écrire au verso du papier à lettres.
Au début, les enveloppes étaient fabriquées entièrement à la main. Mais avec l'augmentation de la demande, une production toujours plus importante s'est avérée nécessaire. L'invention de la plieuse à pédale par Edwin Hill et Warren De La Rue en 1844 a ouvert la voie à la production mécanique des enveloppes. La première véritable production de masse a commencé en Allemagne dans les années 1870. Les enveloppes telles que nous les connaissons aujourd'hui ont été fabriquées à partir de 1925 par la société Winkler + Dünnebier avec la première machine à enveloppes rotative. Les enveloppes avec fenêtre ont ensuite suivi dans les années 1930.
Les enveloppes font partie intégrante de notre vie quotidienne - que ce soit dans le domaine privé ou professionnel, nous les utilisons pour envoyer des documents et des dossiers de toutes sortes par la poste, par exemple :
Même si la tendance est légèrement à la baisse depuis des années, ce sont toujours 60 millions de lettres (14,2 milliards en un an) qui sont acheminées chaque jour par la Deutsche Post. Lors de l'envoi, les enveloppes servent avant tout à l'adressage et à l'affranchissement, elles protègent en même temps le contenu et contribuent à préserver le secret de la correspondance et la protection des données.
Parfois, une enveloppe contient également une autre enveloppe. Cette enveloppe dite de retour doit offrir au destinataire le service de ne pas devoir acheter lui-même une enveloppe pour sa réponse et lui faciliter ainsi le travail.
Les enveloppes ne sont toutefois pas utilisées uniquement pour l'envoi par la poste. Il y a enfin des situations et des occasions pour lesquelles elles sont remises en main propre (avec leur contenu, bien entendu). Il peut s'agir d'un anniversaire ou d'une autre fête. Dans une enveloppe, on donne par exemple des messages aux enfants pour les enseignants. Elle est également utile lorsque des billets de banque changent de mains. Chez le médecin aussi, nous recevons volontiers des ordonnances et des transferts dans une enveloppe. Et chez soi, on l'utilise volontiers pour y ranger de petites choses. Il peut s'agir par exemple de timbres, de trombones ou de boutons.
Les enveloppes existent en différents formats, afin que les documents et les lettres de différentes tailles y trouvent facilement leur place. Pour assurer l'uniformité, les enveloppes sont normalisées selon la norme DIN 678. On distingue ici les séries de formats C et B. Les formats d'enveloppes les plus courants et leurs dimensions respectives sont les suivants:
| Format C | Dimensions (largeur x longueur) | Format du papier | |
|---|---|---|---|
| DIN C6 | 114 x 162 mm | DIN A4 plié en deux comme un quart au milieu | |
| DIN lang (C5/6) | 110 x 220 mm | DIN A4 plié deux fois en trois | |
| DIN long plus (C6/5) | 114 x 229 mm | DIN A4 plié deux fois en trois | |
| DIN C5 | 162 x 229 mm | DIN A4 plié une fois en deux | |
| DIN C4 | 229 x 324 mm | DIN A4 non plié |
| Format B | Dimensions (largeur x longueur) | Formulaire papiert |
|---|---|---|
| DIN B6 | 125 x 176 mm | DIN A4 plié en deux en quatre |
| DIN B5 | 176 x 250 mm | DIN A4 plié une fois en deux |
| DIN B4 | 250 x 353 mm | DIN A4 non plié |
Les enveloppes de la série B sont chacune légèrement plus grandes que celles de la série C. Une enveloppe B peut donc toujours contenir une enveloppe C portant le même chiffre. Le chiffre le plus élevé indique d'ailleurs que le format est exactement deux fois plus petit. .
Le saviez-vous? L'ouverture de la boîte aux lettres est également normalisée (selon la norme DIN 13724). Cela garantit que toutes les enveloppes jusqu'au format C4 (parfois aussi B4) peuvent entrer dans la boîte aux lettres sans qu'il soit nécessaire de plier le papier.
Un aperçu des options d'utilisation :
| Format | Application |
|---|---|
| DIN C6 | courrier privé, pliage manuel uniquement, convient comme enveloppe de retour pour enveloppe B6 |
| DIN lang (C5/6) | Courrier privé, lettres d'affaires, remplissage manuel |
| DIN lang plus (C6/5) | Courriers publicitaires, documents contractuels et relevés de compte, adaptés à la mise sous pli automatique, format le plus courant |
| DIN C5 | grandes cartes, prospectus, cahiers de plusieurs pages |
| DIN C4 | Dossiers, porte-documents et contrats qui ne doivent pas être pliés |
| DIN B6 | Courrier privé, cartes simples et doubles |
| DIN B5 | grandes cartes |
| DIN B4 | Candidatures, dossiers et brochures |
Selon le format de l'enveloppe et le poids de la lettre, les frais d'affranchissement pour l'envoi par la Deutsche Post varient. Les classes de lettres et d'affranchissement sont les suivantes :
| Port de la lettre | convient au format | dimensions maximales | Poids maximal |
|---|---|---|---|
| Lettre standard | DIN long, DIN long plus, C6, B6 | >DIN long, DIN long plus, C6, B6 | jusqu'à 20 g |
| Lettre compacte | DIN long, DIN long plus, C6, B6 | Longueur 10-23,5 cm, largeur : 7-12,5 cm, hauteur : jusqu'à 1 cm | jusqu'à 50 g |
| Grande lettre | C5, B5, C4, B4 | longueur : 10-35,3 cm, largeur : 7-25 cm, hauteur : jusqu'à 2 cm | jusqu'à 500 g |
| Maxi-lettre | C5, B5, C4, B4 | longueur : 10-35,3 cm, largeur : 7-25 cm, hauteur : jusqu'à 5 cm | jusqu'à 1000 g |
| Grammage | Papier | Application |
|---|---|---|
| 70 jusqu'à 75 g/m² | papier particulièrement fin, presque translucide, souvent brun | pour les envois à haut volume dont les coûts doivent rester faibles |
| 80 g/m² | Papier standard | correspondance commerciale, factures, etc. |
| 90 jusqu'à 120 g/m² | papier plus solide et plus stable, donne une impression de qualité supérieure | à des fins représentatives, par exemple pour des invitations, des félicitations, de la publicité élégante |
| plus de 120 g/m | des enveloppes cartonnées, particulièrement solides | les envois importants qui ne doivent pas se plier, par exemple les contrats, les candidatures |
