Chemises de présentation

Conseils sur les chemises de présentation – pour une bonne première impression

Lors de séminaires et d'ateliers, de salons et de visites chez des clients, ainsi que pour le marketing direct par la poste, les dossiers de présentation offrent une bonne occasion de se présenter de manière élégante et compacte. Les informations importantes, les dépliants et les brochures trouvent une place ordonnée dans un dossier de présentation qui suscite l'intérêt et donne une bonne première impression.

Quand vaut-il la peine d'utiliser des dossiers de présentation et quels en sont les avantages ? Que puis-je stocker dans les dossiers et quelle variante me convient le mieux ? Ce guide fournit des informations de base sur les dossiers de présentation et leurs diverses utilisations. Vous recevrez également des conseils pratiques sur ce à quoi il convient de prêter attention lors de l'achat et sur la meilleure façon de remplir les dossiers de vie afin que le contenu soit garanti pour être mémorisé.

Que sont les dossiers de présentation ?

Les dossiers de présentation sont un support approprié pour résumer des documents de manière compacte, les stocker en toute sécurité et les présenter de manière attrayante. Il s'agit d'une forme spéciale de dossier qui est principalement utilisée à des fins de représentation et qui a donc toujours une certaine valeur.

L'aspect exact d'un dossier de présentation n'est pas clairement défini. Les différences avec d'autres types de dossiers, tels que les dossiers d'applications et d'offres, sont donc également marginales. En conséquence, les chemises de présentation sont disponibles dans différents formats, couleurs, designs et avec diverses fonctionnalités et divisions variables. La personnalisation est généralement possible sur demande.

Pourquoi et quand utilise-t-on les dossiers de présentation ?

Qu'est-ce qu'un emballage avec du papier d'emballage et un nœud est pour un cadeau, les pochettes de présentation sont pour des documents promotionnels. Ils remplissent donc toujours des objectifs représentatifs en plus des objectifs informatifs et aident à faire une déclaration professionnelle.

Les domaines d'application possibles peuvent inclure :

• Une entreprise souhaite présenter ses propres produits et/ou services à des clients potentiels et faire de la publicité directement en son nom. Les dépliants peuvent, par exemple, être affichés lors de salons, d'expositions et d'événements, remis lors d'un rendez-vous personnel ou envoyés aux personnes intéressées par la poste.
• Après une présentation ou une présentation de projet, les collègues et les supérieurs reçoivent le dossier de présentation avec toutes les informations pertinentes résumées de manière courte et attrayante.
• Après un atelier, un cours et un séminaire, les participants attendent avec impatience un dossier de présentation avec tous les documents pertinents qui permettent de s'assurer que le contenu est mémorisé.
• Les indépendants et les pigistes remplissent les dossiers avec des échantillons de travail, par exemple, et attirent ainsi l'attention sur eux afin de recevoir de nouvelles commandes.
• Bien sûr, il n'est pas absolument nécessaire d'utiliser les dossiers de haute qualité uniquement à des fins de présentation. Vous pouvez également facilement y stocker des documents, créer des offres et les utiliser pour l'application.

À quoi appartient un dossier de présentation ?

Photos, graphiques, cartes de visite ou dépliants - des documents de toutes sortes tiennent dans un dossier de présentation. Les documents qui y sont placés dépendent du domaine d'application respectif et de l'utilisation prévue ainsi que des besoins individuels et des goûts personnels. La taille, le format et les caractéristiques des dossiers et les conditions générales associées pour le placement représentatif des documents jouent également un rôle.

Fondamentalement, un dossier de présentation est conçu pour stocker des documents sous forme papier : il peut s'agir de dépliants généraux, de photos et de brochures, ainsi que de fiches d'informations sur les produits, de catalogues, de rapports annuels et de cartes de visite. Il y a aussi du papier écrit individuellement, par exemple une lettre d'accompagnement personnelle sur du papier à lettres, ainsi que des graphiques, des croquis, des tableaux et d'autres informations.

En outre, un dossier de présentation peut être équipé d'autres éléments, à condition qu'ils soient suffisamment plats et suffisamment petits pour tenir dans les poches. Par exemple, des supports de stockage tels qu'une clé USB ou un CD peuvent être logés, mais des articles promotionnels tels que des bonbons, des autocollants et des stylos ont également fière allure dans les dossiers.

Quels sont les avantages des dossiers de présentation ?

Quiconque souhaite compiler des documents sous forme papier trouvera un support analogique adapté dans les dossiers de présentation et bénéficiera des avantages suivants :

• Haute qualité : Nobles, attrayants et stables - les chemises de présentation se distinguent par leur design de haute qualité et laissent une bonne première impression sur les prospects, clients, invités et partenaires commerciaux.
• Clarté : les documents les plus importants peuvent être stockés de manière compacte et claire dans un dossier d'images. Le dossier plat prend également peu de place et se glisse dans n'importe quelle mallette.
• Économies potentielles Si vous souhaitez placer votre propre publicité de manière ciblée, investissez dans les dépliants de présentation, une mesure publicitaire relativement peu coûteuse qui ne coûte que quelques euros. Si vous avez besoin de plusieurs classeurs à la fois, vous pouvez bénéficier d'une remise sur volume intéressante chez Otto Office.
• Flexibilité Les dossiers de présentation n'offrent qu'un cadre attrayant, la façon dont vous remplissez ensuite les dossiers dépend de vous. Avec divers compartiments, feuilles et options de stockage, ils offrent un haut niveau de variabilité pour une utilisation flexible.
• Protection : les brochures, dépliants et autres trouvent un endroit sûr dans les chemises avec la couverture stable, de sorte que les plis ne se produisent absolument pas. Si les documents disparaissent également derrière ou dans du papier d'aluminium, ils sont également protégés de la saleté et de l'humidité.
• Personnalisation : Selon le fabricant, les pochettes d'images peuvent être imprimées et conçues individuellement avec votre propre logo, le nom de l'entreprise, une image ou un slogan.
• Sélection : La sélection en termes de design, de couleur, de format, de taille et d'équipement fait des chemises de présentation un produit varié pour différentes idées, besoins et préférences.

Quels types de dossiers de présentation existe-t-il ?

Avec les chemises de présentation, vous avez le choix entre des modèles en carton solide avec une épaisseur de papier comprise entre 200 et 350 g/m² et ceux en plastique solide. Le produit le plus durable est fait de papier et a un aspect élégant. Les chemises en carton avec un gaufrage sont d'une qualité particulièrement élevée. Les versions en plastique, en revanche, sont nettement moins sensibles : elles ne se plient pas aussi facilement et l'humidité ne peut pas les endommager. Avec un soin approprié, vous pouvez même utiliser les chemises en plastique une deuxième ou une troisième fois. Les modèles en simili cuir ou en cuir sont atypiques et particulièrement élégants.

Comme d'habitude avec les chemises et classeurs, vous pouvez également obtenir les chemises de présentation dans différentes tailles. Par défaut, les dossiers sont suffisamment grands pour que les documents au format papier standard DIN A4 s'adaptent parfaitement. Mais vous pouvez également obtenir des modèles plus grands au format DIN A3 et parfois même DIN A2 ou DIN A1. Ces derniers sont utilisés, par exemple, pour des œuvres d'art ou des dessins et graphiques d'architectes, d'ingénieurs et de designers. Les chemises de présentation plus petites au format DIN A5 conviennent, entre autres, pour les photos et les dépliants, et si la chemise doit également tenir dans un sac à main.

En ce qui concerne la taille, la largeur du portefeuille joue également un rôle. Ceci est pertinent en ce qui concerne le niveau de remplissage. Un maximum de cinq feuilles tient dans des chemises particulièrement plates avec une hauteur de remplissage de 1 mm. Si des documents supplémentaires ou, par exemple, une brochure plus épaisse doivent y être stockés, une hauteur de remplissage de 5 à 10 mm est idéale. Les chemises de présentation particulièrement épaisses ont une largeur de dos de 20 mm. Vous pouvez alors stocker jusqu'à 160 feuilles de papier et donc même un livre fin ou une thèse de doctorat dans ces dossiers.

Quand il s'agit de couleur, le choix vous appartient. Et même si un ton de couleur spécifique n'est pas disponible, il est possible de le faire imprimer individuellement en tant que produit sur mesure. La couleur que vous choisissez pour les chemises de présentation est avant tout une question de goût et de style personnels. Il est également optimal que les couleurs de l'entreprise soient reflétées dans les dossiers. Et si vous souhaitez une parfaite harmonie des couleurs, vous pouvez même assortir votre tenue à votre matériel de travail.

De plus, les différentes couleurs ont également un caractère symbolique. Si vous n'êtes pas sûr, reportez-vous aux "propriétés" suivantes :

• Blanc : les chemises blanches semblent propres et donnent une impression nette, triée et claire. Comme le blanc est également neutre, la couleur s'accorde avec tous les thèmes et produits, mais elle peut aussi littéralement laisser une impression "incolore".
• Noir :
Les chemises de présentation noires sont puissantes et élégantes et offrent un contraste chic avec les documents insérés, qui sont ici mis en valeur. Risque faible : le noir peut parfois sembler sombre et donner à la sous-couche une touche légèrement négative.
• Gris : les chemises de présentation grises, qui sont choisies par de nombreuses entreprises, par exemple dans les secteurs de l'assurance et de la finance, ont un aspect professionnel, élégant et neutre.
• Rouge : cette couleur de signal signifie l'attention. Vous voulez signaler quelque chose clairement et attirer l'attention. Les sujets "sensibles" n'ont pas leur place ici.
• Jaune : les chemises jaunes respirent la joie et l'optimisme, et elles attirent l'attention par leur éclat. Un petit inconvénient : la couleur accrocheuse pourrait sembler un peu trop vive pour les entreprises conservatrices et les produits "sérieux".
• Vert : la couleur de l'espoir donne un aspect frais et naturel. Si vous appréciez la durabilité, vous pouvez déjà le transmettre avec la couleur. Étant donné que le vert est également synonyme de croissance, la teinte est idéale pour souligner les opportunités d'expansion et de profits élevés.
• Bleu : compétence, sérieux et loyauté sont signalés lorsque vous placez vos documents importants dans un dossier bleu et que vous le remettez à des clients potentiels.
• Marron : les chemises marron sont un peu démodées. Mais cela peut être une bonne raison de choisir cette couleur - les chemises en marron sont rares et attirent donc à nouveau le regard.
• Transparent : si vous optez pour un dossier transparent, vous n'avez rien à cacher. Après tout, vous pouvez dire de l'extérieur ce qu'il y a à l'intérieur. Cependant, il y a un risque qu'une impression encombrée et désorganisée se produise.

En plus de la couleur, du format et du matériau, les chemises diffèrent également en termes d'équipement : si une bande de clip est idéale, un compartiment pour cartes de visite est nécessaire ou les papiers doivent être poussés dans une feuille dépend essentiellement des besoins et des goûts . L'équipement d'un dossier de présentation varie d'un modèle à l'autre. Voici les fonctionnalités les plus importantes :

• Porte-documents : Pour s'assurer que les documents ne reposent pas librement dans le dossier et risquent de glisser, il existe différentes manières de les maintenir en place. Une solution populaire et simple sont les rabats. Alternativement, des rails de serrage sont possibles, tandis qu'un mécanisme de fixation fixe ou des volets de classement sont moins courants.
• Fermeture : de nombreux dossiers de présentation sont simplement fermés. Mais il existe aussi des modèles qui peuvent se fermer avec un élastique, un élastique ou un aimant.
• Fentes pour cartes de visite : les cartes de visite peuvent généralement être fixées à un endroit bien en vue via des fentes et rapidement retirées si nécessaire. Les parties intéressées et les clients ont les coordonnées directement à portée de main.
• Pochette d'insertion : certaines chemises ont une poche spéciale pour les articles étroits tels que les CD ou les clés. Il s'agit souvent de film transparent, mais il existe aussi des sacs en carton. Des poches apparentes peuvent parfois également être trouvées sur le devant.
• Taille : En plus des chemises en 2 parties habituelles, vous obtenez également des modèles en 3 parties qui peuvent être pliés deux fois sur leurs trois côtés et offrent plus d'espace pour une présentation claire.
• Personnalisation : si vous avez des idées précises sur la conception et les fonctionnalités d'un dossier de présentation, vous pouvez le personnaliser afin qu'il soit imprimé avec un logo d'entreprise, par exemple. Si vous avez besoin d'inspiration, vous avez souvent la possibilité d'utiliser des modèles comme guide, puis de les modifier.

Comment équiper correctement un dossier de présentation ?

Remplir un dossier de présentation avec vie est toujours une affaire très individuelle, selon ce que vous voulez présenter, qui vous voulez atteindre et quelle est votre intention. Néanmoins, il existe quelques conseils généraux sur ce qu'il faut rechercher lors du remplissage des dossiers, afin qu'ils soient bien reçus et mémorisés.

• Afin d'attirer l'attention du lecteur, la page de titre doit attirer l'attention et l'inciter à tourner la page.
• Les informations sont bien dosées et ne submergent pas le spectateur. Au lieu de longs blocs de texte, les informations sont répertoriées sous forme de puces et visualisées avec des graphiques, des croquis, des tableaux et des photos.
• Tous les documents ont un design uniforme, par exemple avec le logo de l'entreprise, la même police, la même taille et la même couleur pour créer une impression globale cohérente.
• Si le dossier de présentation contient plusieurs pages, un court résumé sur la première page vaut la peine.
• Dans chaque bon dossier de présentation, les personnes intéressées peuvent trouver rapidement et en un coup d'œil les coordonnées importantes avec la personne de contact, l'e-mail et le numéro de téléphone. Placer une carte d'appel est maintenant une bonne option.
• Un dossier de présentation n'est remis que s'il est en parfait état. Les plis, les taches de graisse et un dossier incomplet sont donc absolument interdits.

Dossier de commande & dossier d'offre : quelles sont les différences ?

En plus des dossiers de présentation, il existe une variété d'autres types de dossiers - ceux-ci diffèrent moins par leur apparence que par le type d'utilisation. En conséquence, vous pouvez facilement acheter un dossier de présentation, par exemple, et l'utiliser ensuite comme dossier d'offre ou de candidature. Voici les dossiers les plus courants :

• @Dossiers d'offres : :{assortment#01~16~75~~~}@ : Tandis que les dossiers de présentation sont axés sur la première impression, les dossiers d'offres vont encore plus loin. Les parties intéressées recevront une offre concrète pour certains produits et services, y compris les prix.
• Dossiers de salon : les dossiers de salon contiennent des données et des informations générales sur une entreprise qui se présente à un salon ou à une exposition et distribue les dossiers ici aux parties intéressées.
• Kits de presse : ces kits contiennent des informations pertinentes sur une entreprise et/ou des annonces et des idées en cours. Ceux-ci sont généralement distribués lors d'une conférence de presse exclusivement aux journalistes pour leurs reportages.
• @Dossiers d'application : :{assortment#01~18~06~~~}@ : Contrairement aux dossiers de présentation et d'offre, les dossiers d'application ne sont généralement pas commandés en grande quantité. Ils sont utilisés par les personnes qui postulent à un emploi dans une entreprise - chaque dossier doit donc être unique.
• @Dossiers de collection : :{assortment#01~18~04~~~}@ : Ces dossiers sont à usage interne et moins représentatifs et ont une hauteur de remplissage relativement importante, de sorte que plusieurs documents peuvent être soigneusement rangés dedans et les déposer collectivement.

Quels sont les autres dossiers ?

En plus des dossiers, qui diffèrent des dossiers de présentation principalement en termes d'utilisation, il y a aussi ceux qui montrent des différences claires à première vue. Ceux-ci incluent :

• Dossiers d'angle : Cette forme simple de dossier est reconnaissable à l'élastique avec lequel il peut être fermé.
• Dossiers : Visuellement, ces dossiers ressemblent un peu à une mallette : lorsque vous les ouvrez, plusieurs compartiments s'ouvrent comme un éventail.
• @Dossiers de signature : :{assortment#01~18~02~~~}@ : Ces dossiers de signature et de circulation au dos plus large se caractérisent par plusieurs pages qui peuvent être tournées individuellement .< /li>
• Certificate folders : Ce sont des chemises de documents avec une couverture particulièrement épaisse et stable.
• Dossiers : les dossiers dans lesquels les pages individuelles ont un registre conviennent au classement et au stockage triés. Grâce aux onglets accrocheurs, qui peuvent être étiquetés individuellement, vous pouvez trouver rapidement les documents que vous avez stockés.