Analog zur Antiviren-Software und Office-Software stellt sich auch bei der Finanzsoftware die Frage, wann sich ein Upgrade lohnt. Reicht die aktuelle Version für das eigene Geschäft aus? Hier lohnt es sich, sorgfältig zu überlegen, welche Anforderungen an die Finanzsoftware gestellt werden. Welche individuellen Bedürfnisse muss sie erfüllen? Für die erfolgreiche Zukunft eines Unternehmens ist die Erkenntnis über die eigenen Bedürfnisse essentiell.
Idealerweise erfolgt die Erkenntnis über eine Aufstellung mit den persönlichen Prioritäten. Was muss die Finanzsoftware mitbringen, um beim Wachstum des Unternehmens mitzuhalten? Ist eine Erweiterung des Programms unkompliziert möglich? Können Zusatzlizenzen oder Download-Module gekauft werden? Bis zu welcher Unternehmensgröße unterstützt die Software zuverlässig? Folgende Check-Liste könnte bei der Entscheidungsfindung helfen:
Auf keinen Fall sollte damit gerechnet werden, dass eine Umstellung von einem Tag auf den anderen möglich ist. Sowohl die Mitarbeiter als auch das System selbst benötigen entsprechend Zeit. Prozesse und Abläufe, die sich über eine lange Zeit eingestellt haben, werden überarbeitet und neu erlernt. Selbst bei der nutzerfreundlichsten Software wird eine gewissen Einarbeitungszeit benötigt. Es ist vor dem Kauf durchaus sinnvoll, die Eigenschaften zu vergleichen, um nur dafür zu bezahlen, was auch tatsächlich benötigt wird.
Eine strukturierte Finanzplanung und effiziente Buchhaltung sparen Zeit und Geld. Auch mit dem Wachstum des Unternehmens bietet sich ab einer bestimmten Größe der Einsatz einer professionellen Software-Lösung an. Das Finanzamt fordert ab einem gewissen Umsatz und einer bestimmten Angestellten-Zahl Jahresabschlüsse und Bilanzen. Spätestens dann unterstützt eine DATEV-konforme Schnittstelle bei der Organisation von Rechnungen und Belegen.
Zwingend erforderlich bei einem Upgrade der Finanzsoftware ist eine sichere Datenübermittlung mit entsprechender Verschlüsselung. Wird die Buchhaltung lediglich über Excel abgebildet, besteht das große Risiko, dass Auswertungen und Kennzahlen in die falschen Hände gelangen. Es sollte von vornherein klar sein, ob es sich um eine Einzelplatz- oder Mehrplatzlizenz handeln muss. Ebenfalls wichtig für die Sicherheit sind aktuelle Updates über die komplette Laufzeit der Lizenz.
Auch Kompatibilität ist beim Kauf einer neuen Software hilfreich. So lassen sich die Daten aus der bisherigen Lösung leichter in das neue Programm integrieren. Außerdem werden Datenverlust und Zeitverschwendung vermieden. Auch die Hardware sollte den Anforderungen der Software gerecht werden. Zudem ist es sinnvoll, auf einen Support-Service zurückgreifen zu können, sollte es tatsächlich zu einem Problem kommen.
Bei der betrieblich genutzten Software handelt es sich aus steuerlicher Sicht um ein immaterielles Wirtschaftsgut. Je nach Höhe der Anschaffungskosten können die Aufwendungen demnach entweder direkt im Anschaffungsjahr (bis € 800,-) oder über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abgeschrieben werden.
Die Aufwendungen für Updates sind grundsätzlich sofort absetzbar. Allerdings darf es sich dabei nicht um eine Erweiterung des Programmumfangs handeln. Ein Update darf lediglich Aktualisierungen und Fehlerbehebungen mitbringen.
Handelt es sich jedoch um ein Upgrade, welches den Leistungsumfang des Programmes erweitert, können diese Aufwendungen nicht sofort abgeschrieben werden. Es sei denn, es geht bei diesem Paket um ein geringwertiges Wirtschaftsgut, welches nicht mehr als € 800,- Anschaffungskosten mit sich gebracht hat. Im Regelfall sind Upgrade-Kosten auf drei Jahre zu verteilen. Sollte ein Restbuchwert für die vorherige Version vorhanden sein, kann dieser gewinnmindernd ausgebucht werden. Sollten Schulungen für die Anwendung der neuen Software erforderlich sein, sind diese Kosten in voller Höhe sofort absetzbar.
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