Ratgeber Aktenvernichter
Um Ihnen die Auswahl des richtigen Aktenvernichters zu erleichtern, bieten wir Ihnen auf
dieser Seite nützliche Informationen zu den von uns angebotenen Geräten:
1. Was ist Datenträgervernichtung?
Jeder, der vertrauliche, personenbezogene oder sensible Informationen verarbeitet, muss eine datenschutzgerechte und sichere Vernichtung der Daten und die Entsorgung der Datenträger sicherstellen. Sicher bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Medien so zu vernichten sind, dass die Reproduktion der Daten je nach Inhalt unmöglich oder weitestgehend erschwert wird. Die Speichermedien, die unsere vertraulichen Daten und Informationen beinhalten, haben sich radikal verändert. Neben dem klassischen Datenträger Papier spielen andere Datenträger wie z.B. CDs, USB-Sticks, Speicherkarten, Festplatten etc. mittlerweile ebenfalls eine wichtige Rolle. In der Vergangenheit wurde mit einem klassischen Aktenvernichter, Shredder oder Reißwolf die Zerkleinerung von Papier in Verbindung gebracht. Mittlerweile vernichten diese Maschinen auch andere Medien. Die Zerkleinerung der Datenträger erfolgt je nach Schneidwerk in Streifen oder Partikel.
Die Zerkleinerung in Streifen dient dazu, die Datenträger unzugänglich zu machen. Papier wird beispielsweise auf ganzer Länge in gleiche Streifen geschnitten. Die Rekonstruktion der Daten bei der Zerkleinerung im Streifenschnitt ist mit etwas Aufwand und entsprechenden technischen Mitteln möglich. Die Zerkleinerung in Partikel dient dazu, die Datenträger in wesentlich mehr Teile zu zerschneiden. Je größer die Anzahl, desto kleiner die Partikel. Damit reduziert sich auch das zu entsorgende Volumen und umso schwieriger wird die Rekonstruktion der Daten.
Streifenschnitt:
Partikelschnitt:
Streifenschnitt / Partikelschnitt
2. Warum benötige ich Datenträgervernichtung?
Gefahren und Risiken:
Wir kommen täglich in Situationen, in denen der richtige Umgang mit Daten und Dokumenten gefragt ist: Briefe, Rechnungen, ausgedruckte Mails, abgelaufene Geld- oder Kreditkarten, Steuerunterlagen – unzählige Papiere gehen durch unsere Hände. Die Folgen von Datendiebstahl sind meist schwerwiegend. Die Bandbreite reicht von unmittelbarem finanziellem Schaden über Reputationsverlust bis hin zum Verlust von Kunden. Allein in Europa wurden bislang über sieben Millionen Personen Opfer von Datendiebstahl. Sicherheitslücken finden sich zu Hause und im Büro, denn nicht nur bei Bank- oder Versicherungsschreiben besteht die Gefahr des Datendiebstahls sondern auch scheinbar harmlose Adressaufkleber oder Notizzettel können Betrügern wichtige Informationen in die Hände spielen. Bereits achtlos entsorgte Kontoauszüge oder eine weggeworfene Ausweiskopie können dazu führen, dass Betrüger genügend Informationen erlangen, um Ihre Identität stehlen zu können. Unter den leichtsinnig entsorgten Papieren wurden in einer Studie unter anderem Kreditkartennummern oder Formulare, ein unbenutztes Scheckbuch und sogar ein unterschriebener Blankoscheck gefunden. Noch größerer finanzieller Schaden droht bei Datenraub im geschäftlichen Umfeld – wenn etwa Betriebsunterlagen entgegen den gesetzlichen Bestimmungen einfach im Papierkorb landen.
Datenschutz im privaten Bereich
Als Privatperson ist es ihr eigenes Anliegen, sich vor Datenmissbrauch zu schützen. Jährlich entstehen Schäden in Millionenhöhe durch Datenspionage. Durch organisierte Kriminalität werden beispielsweise Mülltonnen durchsucht und Ihre Daten verkauft oder direkt verwertet. Denken Sie daran: die Bankverbindung auf Ihrem Einkaufsbeleg genügt!
Datenschutz im Unternehmen
Nicht mehr benötigte Datenträger mit vertraulichen Daten sollten zum Schutz des Unternehmens so vernichtet werden, dass die Daten nicht rekonstruierbar sind. Daten, die mit personenbezogenen Informationen zu tun haben, müssen nach dem Bundesdatenschutzgesetz vernichtet werden. Grundsätzlich sind die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB §257 beachtet werden, z.B. Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftspapiere und Handelsbriefe 6 Jahre.
Das Bundesdatenschutzgesetz
Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, die in Unternehmen verarbeitet werden. Daten sind personenbezogen, wenn sie persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person beschreiben (z.B. Name, Telefonnummer, Adresse,...). Das BDSG gilt für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten. Zur Verarbeitung zählt neben dem Speichern, Verändern, Übermitteln und Sperren von Daten auch das Löschen, welches durch das Unkenntlichmachen der personenbezogenen Daten gewährleistet wird.
3. Welche Sicherheitsstufe benötige ich nach DIN 66399?
Die DIN-Norm 66399 unterteilt jede Datenträgerkategorie in 7 Sicherheitsstufen. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner die Partikel.
| Sicherheitsstufe 1: | Reproduktion der Daten ohne besondere Hilfsmittel und Fachkenntnisse, jedoch unter Zeitaufwand möglich. Empfohlen z B. für Datenträger mit allgemeinen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen, wie Kataloge. |
| Sicherheitsstufe 2: | Reproduktion der Daten mit Hilfsmitteln nur mit besonderem Aufwand möglich. Empfohlen z B. für Datenträger mit internen Daten, die unlesbar gemacht werden sollen, wie Fehlkopien. |
| Sicherheitsstufe 3: | Reproduktion der Daten nur unter erheblichen Aufwand (Personen, Hilfsmittel, Zeit) möglich. Empfohlen z B. für Datenträger mit sensiblen und vertraulichen Daten, wie Rechnungen. |
| Sicherheitsstufe 4: | Reproduktion der Daten nur unter außergewöhnlich hohem Aufwand (Personen, Hilfsmittel, Zeit) möglich. Empfohlen z. B. für Datenträger mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten, wie medizinische Unterlagen. |
| Sicherheitsstufe 5: | Reproduktion der Daten nur unter Verwendung gewerbeunüblicher Einrichtungen bzw. Sonderkonstruktionen, sowie forensische Methoden, möglich. Empfohlen z. B. für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten, wie Forschungsunterlagen. |
| Sicherheitsstufe 6: | Reproduktion der Daten nach dem Stand der Technik unmöglich. Empfohlen z. B. für Datenträger mit geheim zu haltenden Daten, wenn außergewöhnlich hohe Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, wie Dokumente aus der Grundlagenforschung. |
| Sicherheitsstufe 7: | Reproduktion der Daten nach dem Stand von Wissenschaft und Technik unmöglich ist. Empfohlen für Datenträger mit streng geheim zu haltenden Daten, wenn höchste Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten sind, wie militärische oder geheimdienstliche Unterlagen. |
4. Vernichtung weiterer Datenträger
Neben dem klassischen Datenträger Papier spielen digitale Datenträger eine wichtige Rolle.
Beispiel:
Herr Müller hat einen Einzelarbeitsplatz, an dem täglich Papier und CDs mit personenbezogenen Daten wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen anfallen. Herr Müller benötigt daher einen Aktenvernichter, der mindestens die Sicherheitsstufe P3 und O3 erfüllt.