Gehaltsabrechnung & Stundenzettel

Vielseitige Stundenzettel

Das Formularbuch mit Vorlagen wie beispielsweise das Kassenbuch, Bonbuch, Stundenzettel und Gehaltsabrechnung zeigt im betrieblichen Alltag durchaus Vorteile, denen sich sogar modernste IT-Technik geschlagen geben muss. Vor allem gilt dies dann, wenn organisatorische und finanzielle Aspekte eine wesentliche Rolle spielen. Wobei sich diese Bereiche meist eher ergänzen als absondern, denn optimierte Betriebsabläufe wirken sich in der Regel auch auf die Kostenstruktur aus. Anhand des Stundenzettels ist das recht gut nachvollziehbar. Die Vordrucke bekommen die Mitarbeiter zum Beispiel blockweise ausgehändigt. Mittels der Stundenerfassung werden die genauen Arbeitszeiten dokumentiert, womit sich nicht nur die Gehaltsabrechnung erleichtert, sondern auch die Erstellung der Rechnung für den Kunden. Das Thema Gehaltsabrechnung ist dabei kaum minder vielfältig.
Wenn jeder Mitarbeiter akribisch seine Stundenzettel zwecks solider Gehaltsabrechnung führt, so gibt es in den meisten Fällen Überschneidungen in der Art, dass die gleichen Informationen doppelt und dreifach verifizierbar sind. Die Rechnungen für die Kunden lassen sich so anhand aller beteiligten Mitarbeiter erstellen und überprüfen. Diese mehrfache Sicherung der Daten in handschriftlicher Form mittels Stundenzettel genießt hierbei im wahrsten Sinne des Wortes wertvolle Vorteile. Man könnte stattdessen immer am Ende des Arbeitstages den Personalchef oder Vorarbeiter durch die Arbeitsräume schicken, um bei den Mitarbeitern die jeweiligen Stunden (bezogen auf das jeweilige Projekt) mittels elektronischem Gerät zu erfassen. Da würde schon ein Tablet-PC mit einfacher Software reichen. Die Datenübernahme durch die IT-Umgebung der Administration wäre logischerweise eine Sekundensache. Aber in diesem Falle, gäbe es praktische keine Datensicherheit. Die Informationen wurden nur einmal und nur durch eine Person erfasst. Da könnten sich kleine Fehler eingeschlichen haben, die sich oft erst auf dem Gehaltszettel und der Rechnung bemerkbar machen. Dann ist der Schaden schon entstanden:

• Der Mitarbeiter fordert vermutlich zu Recht seinen Lohn nach.
• Der Kunde freut sich über die niedrige Rechnung und wird sich kaum darüber beschweren. Eine Nachberechnung ist aber schwer möglich.
• Der Kunde empfiehlt das Unternehmen bzw. die Firma wegen der günstigen Preise.
• Das Unternehmen muss den Schaden, ggf. längerfristig, ausbügeln.

Wurde der Stundenzettel zu Ungunsten der Rechnung für den Kunden erfasst, so kann vom Mitarbeiter zu viel gezahlter Lohn zurückgefordert werden. Der Kunde wird sich über die horrende Rechnung beschweren und einen entsprechenden Betrag erstattet haben wollen. Dennoch wird er vermutlich das Unternehmen nicht weiterempfehlen. Mit handschriftlichen Stundenzetteln werden Fehler schneller aufgedeckt und lassen sich zuverlässiger überprüfen und korrigieren.

Spezialisierte Zettel für jede Situation

Bei Avery Zweckform, sigel und anderen Herstellern gibt es für praktisch jede betriebliche Anforderung das entsprechende Formular, das zudem auch der Kontrolle durch das Finanzamt standhält. Dafür sind Lohn- & Gehaltsabrechnung, Stundenzettel, Urlaubsantrag und Abwesenheitsmeldung, Lohnarbeits-Nachweis und etwa die „Lohnabrechnung für geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte“ immer auf dem neuesten Stand.
Die praktischen Vorteile liegen im wahrsten Sinne auf der Hand. Dazu gehören die Unabhängigkeit von IT-Geräten, die schnelle und universelle Handhabung und die steuerliche Relevanz der Durchschriften bei 2-, 3- und Mehrfach-Ausführungen. Die Zweitschriften auf farbigem Papier erleichtern die Organisation und sparen mühseliges Kopieren. Die Zettel und Durchschriften sind zuverlässige Kopien, ähnlich wie die Nutzen beim Nadeldrucker. Ein zweiter Ausdruck mit dem Computer müsste – rein rechtlich gesehen – jedes Mal Wort für Wort abgeglichen werden. Bei der Durchschrift entsteht die Kopie aber gleichzeitig mit dem Original.

Statistische Auswertungen

Über einen längeren Zeitraum lassen sich auch aus Stundenzetteln interessante Erkenntnisse gewinnen. Dabei sollte weniger davon ausgegangen werden, dass man Schwächen der Mitarbeiter findet. Hilfreicher sind die Optionen, Betriebsklima und Produktivität sowie Qualität zu verbessern.