Wer freut sich nicht über fröhliche Postkarten im Briefkasten? Geburtstagsglückwünsche für eine Kollegin oder einen Kollegen zu verfassen ist jedoch leichter gesagt als getan. Insbesondere, wenn es sich um persönliche Zeilen handeln und auf die üblichen Floskeln verzichtet werden soll. Eine besondere Herausforderung kann es sein, die Glückwünsche für eine unbekannte Person zu formulieren. Hohe Erwartungen sind bei der Empfängerin oder dem Empfänger sicher nicht vorhanden, hauptsächlich soll das Schreiben diese Kerngedanken vermitteln:
Die Themen für das Schriftstück sind also sehr begrenzt. Und trotzdem soll die Empfängerin oder der Empfänger erkennen, dass sich jemand Gedanken gemacht hat und nicht einfach auf eine vorformulierte Karte oder die üblichen Floskeln zurückgegriffen wurde. Deshalb gilt: Mut zur Emotionalität! Denn in Unternehmen findet die Kommunikation ständig auf der Sachebene statt. Geburtstage sind eine gute Möglichkeit, auf eine persönliche und eher emotionale Ebene zu gehen. Jedoch sollte – auch, wenn eine sachliche Ausdrucksweise wie bei einem Geschäftsschreiben vermieden werden sollte – die Ausdrucksweise nicht zu übertrieben sentimental oder gar belehrend wirken.
Wenn die Empfängerin oder der Empfänger der Geburtstagsgrüße unbekannt ist, gilt besondere Achtsamkeit bei der Auswahl der Worte. So gilt es das Thema Familie zu vermeiden. Denn wenn ein schönes Fest im Kreise der Familie gewünscht wird, sich das Geburtstagskind aber gerade in einer Trennung oder gar Scheidung befindet, wird mit den vermeintlich guten Wünschen ins Fettnäpfchen getreten. Auch das Thema Alkohol sollte vermieden werden. Die knallenden Sektkorken am Geburtstag finden bei einem strenggläubigen Muslim, einem trockenen Alkoholiker oder einer Person, die aus anderen Gründen auf Alkohol verzichtet, keinen Anklang. Ebenso sollten religiöse Grußformeln wie der „Gottes Segen“ ausbleiben, sofern es sich nicht um ein christlich ausgerichtetes Unternehmen handelt oder ganz sicher ist, dass auch die Empfängerin oder der Empfänger dem christlichen Glauben folgt. Das Thema Sport sollte nur dann aufgenommen werden, wenn ganz klar ist, dass das Geburtstagskind den Sport auch tatsächlich betreibt. Im ungünstigsten Fall musste der Sport wegen eines körperlichen Leidens aufgegeben werden und nun wird die Person im Rahmen des Geburtstages wieder schmerzhaft daran erinnert.
Um ein stilvolles Geburtsschreiben zu entwickeln, gehören nicht nur die richtigen und persönlichen Worte dazu. Es sollte herausgestellt werden, dass es sich nicht um ein Geschäftsschreiben handelt. Hierfür können drei äußere Merkmale unterstützend wirken:
Besonders in mittleren und erst recht in großen Unternehmen kann das Schreiben von Geburtstagskarten zu einer Hauptbeschäftigung werden, wenn alle Mitarbeitenden bedacht werden sollen. Insofern sollten klare Regeln festgelegt werden, wer einen Geburtstagskarte oder einen Geburtstagsbrief erhalten soll. Hier sollten eindeutige Vorgaben eingefordert werden, um den eigenen Arbeitsaufwand einplanen zu können. So könnte eine Möglichkeit sein, dass Vorstandsmitglieder und Abteilungsleiter jedes Jahr ein persönliches Geburtstagsschreiben erhalten, die Mitarbeitenden dann jeweils zum runden Geburtstag. Auch die Frage, ob und für wen es zum schriftlichen Glückwunsch ein Geschenk gibt, sollte eindeutig geklärt werden. Das gleiche Prinzip sollte auch für die Versendung von Weihnachtskarten in Betracht gezogen werden.
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