Documentencassettes

Wat is een documentcassette?

Een documentcassette is een opslagplaats voor vertrouwelijke en belangrijke documenten. De cassette voorkomt toegang door onbevoegden en vaak vernietiging door brand of water. De documentcassettes zijn geschikt voor A4- of A5-documenten

Wat moet je in een documentcassette bewaren?

De bijzonder gevoelige cijfers en gegevens van een onderneming, zoals balansen, jaarrekeningen, rekeninggegevens en belangrijke contracten, moeten niet gewoon in een map worden opgeborgen en op de plank worden gezet. Ze moeten beslist worden opgeborgen op een plaats waar niet zomaar iedereen bij kan. Documentcassettes of documentkluizen zijn ideaal voor dit doel. Paspoorten, geboorteakten, schoolrapporten of belangrijke verzekeringsdocumenten worden in de particuliere sector ook veilig bewaard in een brandvrije documentencassette. De meeste brandbestendig verklaarde cassettes zijn bestand tegen een hitte tot 840 °C gedurende 60 minuten, zijn waterdicht en zo stabiel en robuust dat dieven nauwelijks een kans hebben. In vergelijking met brandkasten hebben zij het voordeel dat zij gemakkelijk te vervoeren zijn, aangezien zij gewoonlijk niet meer dan 20 kg wegen. Bovendien zijn de meeste cassettes voorzien van een draaggreep, zodat zij gemakkelijk kunnen worden opgepakt. Beveiliging tegen ongewenste toegang wordt geboden door een combinatie- of cilinderslot. De meeste cassettes worden vervaardigd in DIN A4 of DIN A5, zodat zij geschikt zijn voor gewone documenten tot volledige mappen of registers.

Documentenkluizen zijn ook brandveilig en waterdicht. Zij bieden ook een ideale bescherming van documenten en dossiers tegen brand en water en zijn zelfs gedeeltelijk bestand tegen ontploffingen. Als digitale opslagmedia veilig moeten worden bewaard, zijn speciale gegevenskluizen ideaal om ze te bewaren. Ook al vestigen rookmelders en brandblusapparaten snel de aandacht op een brand en helpen zij bij de eerste hulp, toch is het veiliger dat de inwendige temperatuur van dergelijke kluizen niet hoger is dan 50 ° C. In vergelijking met een cassette biedt een brandkast een hoger niveau van bescherming tegen diefstal, omdat ze niet zo gemakkelijk te vervoeren zijn. Indien een nog hoger veiligheidsniveau vereist is, is het raadzaam te investeren in een speciale kostbaarhedenkluis. Bovendien moeten vooral bedrijven tegen inbrekers worden beschermd met extra maatregelen zoals camera's of alarmsystemen.

Voordelen en nadelen van een document kluis?

De voordelen van een documentcassette liggen voor de hand:

• Ze zijn vaak hittebestendig tot vuurvast en ook waterdicht.
• Ze zijn afsluitbaar.
• Zij bieden een veilig onderkomen voor documenten in A4-formaat, die daarbij niet gevouwen of opgerold hoeven te worden, omdat de documentcassettes groter zijn dan geldkistjes.
• Veel ontwerpen zijn stapelbaar, waardoor ze ruimtebesparend kunnen worden opgeborgen.

De nadelen van een dergelijke cassette wegen niet op tegen de voordelen in grenzen. Hier hangt het ervan af waarmee de documentcassettes worden vergeleken:

• In tegenstelling tot een geldcassette heeft een documentcassette meestal geen muntenvak.
• Vergeleken met een documentkluis is een cassette gemakkelijker mee te nemen, waardoor een dief een documentcassette gemakkelijker kan stelen.