Vereenvoudigd gesteld werkt een scanner een beetje zoals een camera. Scanners zijn echter speciaal ontwikkeld voor het opnemen van data en het digitaliseren ervan. Zo kunnen scanners boeken inscannen waarvan de teksten (en andere gegevens) dan digitaal bewerkt kunnen worden. Een typische toepassing voor ondernemingen is het inscannen van oude bedrijfsdocumenten uit ordners om ze samen met nieuwe documenten eenvoudig te raadplegen. Ook kunnen scanners helpen om oude klantenadressen in een systeem op te nemen. Een andere toepassing is het digitaliseren van analoge foto’s en dia’s. Speciale scanners weken zoals een diaprojector door de dia’s en maken elektronische afbeeldingsbestanden die op een PC ,een harde schijf of een ander opslagmedium opgeslagen worden. Nog een voordeel van de digitalisering: wanneer collega’s nog foto’s willen van het kerstfeest van 1977, kunnen deze uit het digitale archief opgeroepen en afgedrukt worden.
De moeilijkheid voor scanners bestaat eruit een beeld volledig op te nemen en concrete delen ervan te digitaliseren. Dat is bij het scannen van teksten het geval. Hierbij is het lettertype al een probleem. Gespecialiseerde scanners hebben hier een voordeel en kunnen deze taak sneller en betrouwbaarder uitvoeren. Daartoe horen bijvoorbeeld documentenscanners en visitekaartenscanners. Goede visitekaartjesscanners lezen echt de inhoud van de visitekaartjes in, terwijl bij eenvoudige, goedkope scanners de reflectie van een visitekaartjeshoes het scanproces al kan doen mislukken. Normale DIN A4 scanners werden een beetje door de multifunctionals verdrongen. Wanneer echter niet doorlopend gekopieerd maar echt gescand moet worden, zijn scanners meestal performanter en sterker.