Hangmappenmanden

De hangmand als alternatief voor de rolcontainer

Voor de opslag van bestanden in hangmappen, hangmappen of hangmappen wordt vaak de mobiele container onder het bureau of de kantoorkast met de bijbehorende registerapparatuur gebruikt. Maar niet elke werkplek is uitgerust met een mobiele container. Het is ook mogelijk dat de ruimte in het kantoor de installatie van een archiefkast niet toelaat. Vooral het thuiskantoor biedt vaak niet de ruimte voor grote meubels. Toch moeten documenten en dossiers op een verstandige en efficiënte manier worden opgeslagen. Hangmappen, hangordner en Hanghechters vinden dan hun plaats in hangende manden. Deze vormen een waardevolle ondersteuning in een kleine ruimte en leveren een belangrijke bijdrage aan een overzichtelijk archiefsysteem. Ze zijn verkrijgbaar in verschillende vormen, kleuren en materialen, passen zich graag aan de kantoorinrichting aan en zijn flexibel. Ze zijn echter niet alleen een visueel aantrekkelijke manier om hangende kantoormedewerkers op te bergen - ze kunnen ook helpen bij het transporteren van dossiers, mappen en mappen van A naar B. Als meerdere mappen en mappen tegelijkertijd van ruimte moeten wisselen, bestaat het risico dat de documenten eruit glippen en onderweg verloren gaan, vooral in het geval van de mappen waarin het losbladige archiefsysteem zich bevindt. Het gebruik van een hangmand is hiervoor bijzonder geschikt. De ordners, mappen en mappen kunnen zonder problemen in de mand worden opgehangen, op dezelfde manier als het registersysteem. De mand kan eenvoudig worden getransporteerd door middel van geïntegreerde verzonken handgrepen of aangehechte draagbeugels. Hangmanden met geïntegreerde veiligheidssloten kunnen worden gebruikt als veilige opslagsystemen. Of het nu gaat om veilig transport of om het archiveren van gevoelige gegevens, de sloten beschermen tegen ongewenste toegang door derden.

Het verstandige gebruik van hangende opslag als een herindieningssysteem

Allereerst rijst de vraag welke documenten bij een herindiening horen. Dit omvat alle activiteiten en taken die nog niet zijn afgerond. Voltooide en gesloten taken worden in de map gesorteerd. Zo kunnen bijvoorbeeld de volgende activiteiten tot de open activiteiten behoren:

• een afspraakbevestiging, waarop gewacht moet worden
• een presentatie die in voorbereiding is
• Bewerkingen waaraan documenten van andere afdelingen moeten worden toegevoegd
• jaarlijks terugkerende data zoals verjaardagen en jubilea
• Aanvragen die worden afgewezen
• verzamelde ontvangsten voor creditcardboekhouding

Speciale herindieningsmappen, die zijn uitgerust met een geschikt register, worden zeer vaak gebruikt in kantoren. Ondanks de accordeonpruik is de opslag van documenten echter beperkt. Voor grote hoeveelheden papier kan het herindieningsdossier ook als hangend dossier worden bewaard. Afhankelijk van de vereisten worden 31 bestanden gelabeld met één tot 31 voor elke dag van de maand. Uiteraard kan dit ook voor de weken van één tot vier of de maanden van één tot twaalf worden uitgevoerd. Als het archiefsysteem zeer uitgebreid is, kunnen de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse herindieningen ook met elkaar worden gecombineerd. Verschillende gekleurde mappen bieden hiervoor extra ondersteuning. Zo kunnen bijvoorbeeld de dagmappen in het blauw worden bewaard, terwijl de weekmappen geel zijn en de maandmappen rood. Afhankelijk van de omvang van de herindiening kan een hangmand worden gebruikt voor opslag of kunnen meerdere manden worden gebruikt.