Een kaartenbak zorgt voor een veilige opslag en sortering van indexkaarten. Omdat de indexkaarten niet met elkaar verbonden zijn, hebben ze een plek nodig waar ze niet snel zullen verdwalen. Voor deze beveiliging wordt een kaartenbak gebruikt. Analoog aan de kaarten zelf zijn deze verkrijgbaar in verschillende formaten en zijn ze gemaakt van verschillende materialen, zoals plastic, karton of hout. Daarnaast zijn er boxen beschikbaar met en zonder deksel en met verschillende capaciteiten. Als de kaarten vaak worden vervoerd, is een kaartenbak met deksel aan te bevelen, zodat de kaarten niet verloren gaan of door elkaar worden gehaald. Voor het snel terugvinden van bepaalde kaarten wordt ook het gebruik van geschikte indexen aanbevolen. Als alternatief kunnen kaarten ook worden gebruikt als indexen. Omdat ze normaal gesproken kruislings in de doos worden gestoken, kunnen kaarten die op de rand worden geplaatst, worden gebruikt om een grens te creëren binnen het archiefsysteem.
Kaart indexkaarten worden in verschillende beroepen gebruikt.
De klantgegevens worden bijvoorbeeld op deze manier opgeslagen in medische praktijken. Net als op veel andere gebieden zijn er ook hier wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen voor medische documenten. Volgens § 10 lid 3 van de beroepsgedragscode van de Brandenburgse Medische Vereniging moeten medische dossiers nog tien jaar na het einde van de behandeling worden bewaard, tenzij er een langere bewaartermijn is voor speciale gebieden. Dit betekent dat als een patiënt in 2020 een medische behandeling ondergaat, de gegevens over deze ziekte tot 2030 in de medische praktijk moeten blijven. Alleen dan mogen ze worden vernietigd. Naast deze wettelijke verplichting is er echter ook een aanbeveling om alle gegevens van bijvoorbeeld chronisch zieken ten minste voor de gehele duur van de behandeling te bewaren. Dit geldt ook als de diagnose van de ziekte meer dan tien jaar geleden is gesteld.
In andere beroepen worden ook indexkaarten en de bijbehorende indexboxen gebruikt om klantgegevens vast te leggen. Op deze manier kunnen de persoonlijke gegevens van de klant of opdrachtgever in één oogopslag worden teruggeroepen voor een afspraak.
Naast het gebruik voor het opslaan van klantgegevens worden ook indexkaarten gebruikt als moderatie- of collegekaarten. Ze kunnen worden gebruikt als geheugensteunen of kunnen worden gelabeld met informatie uit een brainstormsessie en worden bevestigd aan een prikbord.
Elke leerling en student weet dat flashcards ook een hulpmiddel zijn bij het leren. Afhankelijk van de eisen en het bijbehorende kaartformaat helpen ze bij het snel en duidelijk overbrengen van informatie naar het geheugen.
Veel mensen zijn al bekend met het leren met flashcards. Toch zijn er enkele tips die het leren makkelijker en beter maken:
